Warum Dokumentenautomatisierung Ihr Unternehmen retten kann

Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbraucht jedes Jahr etwa 10,000 Blatt Papier. Das ist so viel wert wie ein ganzer Baum! Wenn Sie das mit der Anzahl der Personen in Ihrer gesamten Organisation multiplizieren? Nun, das sind viele Bäume, die Sie retten könnten.

Aber nicht nur die Umwelt wird durch Papier negativ beeinflusst. Auch zwei der wertvollsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens – Zeit und Mitarbeiter – spüren den Verlust.

Die Verwaltung von Papierkram führt zu Zeitverlust, verminderter Produktivität, frustrierten Kunden und potenziellen Compliance-Problemen. Daher überrascht es nicht, dass 31% derjenigen in technischen Positionen sagen, dass „die Ausstattung und Unterstützung der Mitarbeiter sowohl im Büro als auch bei der Remote-Arbeit“ eine große Herausforderung darstellt.

Hier kommt die Dokumentenautomatisierung und ihre vielen Vorteile ins Spiel.

Dokumentenautomatisierung ist genau das, was es klingt: Dokumente automatisch mit einer intelligenten, technologiegesteuerten Lösung –wie Nitro– erstellen, die es Unternehmen ermöglicht, die Erstellung, Generierung, Verteilung und Verwaltung von Dokumenten zu optimieren.

Durch den Einsatz spezieller Software können Unternehmen manuelle, sich wiederholende Aufgaben bei der Erstellung, Formatierung und Verteilung von Dokumenten automatisieren.

Funktionell kann die Dokumentenautomatisierung viele Dinge umfassen, wie zum Beispiel:

• Einfache Dateierstellung, Konvertierung und Kombination
• Scannen Sie jedes Dokument mit OCRin ein bearbeitbares PDF
• Versenden von PDFs für elektronische Signaturen mit Echtzeitverfolgung
• Erstellen ausfüllbarer Formulare zur schnellen Informationserfassung
• Erschwingliche Geschäftspreise, um mehr Benutzer zu geringeren Kosten auszustatten

Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Dokumentenautomatisierung sind Vorteile, die mit manuellem Papierkram nicht möglich sind. Als Teil der digitalen Transformation Ihres Unternehmens bietet die Dokumentenautomatisierung zahlreiche Vorteile, die Ihre Arbeitsabläufe optimieren.

Durch die deutliche Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle Dokumentenaufgaben kann die intelligente Automatisierung Unternehmen dabei helfen, Ressourcen für umsatzgenerierende Aktivitäten neu zuzuweisen. Darüber hinaus führt eine schnellere Dokumentenverarbeitung zu schnelleren Bearbeitungszeiten, was sich positiv auf den Cashflow auswirken kann. Erfahren Sie, wie das globale Bauunternehmen Mace Group seine Kosten um 63% pro Benutzer reduzierte, indem es PDF-Funktionen in seine Arbeitsabläufe integrierte.

Personalisiertes Marketing steigert nachweislich den Umsatz. Die Automatisierung kommt Ihrem Unternehmen zugute, da sie flexible Vorlagen bietet, um jede Interaktion basierend auf dem Empfänger anzupassen. Es sorgt außerdem für Konsistenz bei der Formatierung und dem Inhalt des Dokuments, was sich in einem professionelleren Erscheinungsbild und einem verbesserten Kundenerlebnis niederschlägt. Kunden erhalten genaue und standardisierte Dokumente, die ihr Vertrauen in Ihre Marke stärken.

Intelligente Vorlagen beziehen Daten und Informationen aus vordefinierten Quellen, anstatt diese Daten manuell in einer Datenbank suchen und finden zu müssen, wodurch die Notwendigkeit einer wiederholten Dateneingabe und -formatierung entfällt.

Die Verwendung dynamischer Inhalte innerhalb der Automatisierung ist ein weiterer Vorteil: Dadurch werden Dokumente aktualisiert, sobald Änderungen implementiert werden. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Speicherung, dass alles zentral gespeichert werden kann, um Duplikate zu minimieren. Möchten Sie sehen, wie die Dokumentenautomatisierung für Ihr Unternehmen aussehen könnte? Lesen Sie die Geschichte von T-Mobile und erfahren Sie, wie das Unternehmen durch die Partnerschaft mit Nitro die Unternehmensproduktivität verbessert hat.

Automatisierte Vorlagen und standardisierte Inhalte gewährleisten die Konsistenz aller Dokumente und reduzieren das Fehlerrisiko. Darüber hinaus können durch die Automatisierung Compliance-Regeln eingebettet werden, um sicherzustellen, dass gesetzliche und behördliche Anforderungen eingehalten werden.

Markendokumente schaffen eine starke Markenidentität. Ein großer Vorteil von Dokumentenautomatisierungssoftware besteht darin, dass sie häufig die einfache Integration von Logos, Farben und anderen Markenelementen ermöglicht und so die Markenbekanntheit bei jeder Kommunikation stärkt.

Denken Sie daran, dass das Ziel der Dokumentenautomatisierung darin besteht, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu rationalisieren.

Bei der Suche nach einem Partner für dieses Unterfangen gibt es einige Dinge, die Sie beachten müssen, um eine erfolgreiche Transformation zu gewährleisten.

Die Software sollte intuitive Tools zum Entwerfen und Anpassen von Dokumentvorlagen bieten. Drag-and-Drop-Schnittstellen und benutzerfreundliche Editoren vereinfachen den Prozess und reduzieren den Bedarf an speziellen technischen Kenntnissen.

Die Integration mit Datenquellen wie CRMs oder Datenbanken ermöglicht die automatische Extraktion von Informationen zum Auffüllen von Dokumenten, wodurch Fehler minimiert und Zeit gespart werden.

Dokumente müssen die Identität Ihrer Organisation widerspiegeln. Durch die Möglichkeit, Branding-Elemente in Vorlagen zu integrieren, wird sichergestellt, dass jedes Dokument die visuelle Identität Ihres Unternehmens widerspiegelt und so ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild entsteht.

Tools zur Dokumentenautomatisierung sollten Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu erleichtern, indem sie es mehreren Benutzern ermöglichen, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten und so eine reibungslose Teamarbeit zu gewährleisten.

Wenn Sie dann eine endgültige Unterschrift benötigen (z. B. für einen Mitarbeitervertrag oder eine Geheimhaltungsvereinbarung), suchen Sie nach E-Signatur- Tools, die in den Dokumentenautomatisierungsprozess integriert werden können.

Eine wirksame Versionskontrolle verhindert Verwirrung, indem Dokumentänderungen protokolliert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung die Generierung mehrerer Dokumente in großen Mengen, was bei der Bearbeitung großer Mengen Zeit spart.

Die Dokumentenautomatisierung bietet eine transformative Möglichkeit, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und ein erstklassiges Kundenerlebnis zu bieten. Nitro PDF Pro und Nitro Sign genießen das Vertrauen von 67% der Fortune 500 und wir können Ihre Transformation schneller und einfacher machen.

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