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3 Gründe, Dokumente nicht mehr per E-Mail zu teilen

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Getty Images

Cloud-basierte Dateifreigabedienste sind in der Geschäftswelt auf dem Vormarsch. Unternehmen wie Dropbox, Digital Pigeon und Box (und sogar Nitro!) optimieren und verkaufen ihre Lösungen für die Nutzung durch Teams.

Eine Studie von Harris Interactive zeigte jedoch, dass erstaunliche 92 % der Wissensarbeiter nach wie vor Dokumente per E-Mail zur Zusammenarbeit und für Überprüfungsprozesse hin und her schicken.

Abgesehen davon, dass es sich bei ineffizient um ineffizient handelt, öffnet das Teilen von Dokumenten per E-Mail die Tür für viele Probleme – von dem Risiko, dass vertrauliche Informationen mit der falschen Partei geteilt werden, bis hin zur Wahrscheinlichkeit, dass jemand eine veraltete Version eines Dokuments teilt und alle Beteiligten mehr als ein paar Schritte zurückwirft.

Wir bei Nitro denken, dass der Einsatz intelligenter, cloudbasierter Freigabe- und Speicherdienste eine bessere und produktivere Arbeitsweise darstellt. Deshalb nennen wir Ihnen heute die drei wichtigsten Gründe, warum Sie Ihre Dokumente nicht mehr per E-Mail verschicken sollten.

Grund 1 : Nichts ist verfolgbar
Wenn wir ein Dokument teilen, ist es wichtig zu wissen, dass die erforderlichen Informationen ihr Ziel erreicht haben. Wenn eine Datei groß ist, besteht immer die Möglichkeit, dass die E-Mail, an die sie angehängt ist, es nicht in den Posteingang des Empfängers schafft. Aber nehmen wir an, Ihre E-Mail und Anhänge werden zugestellt – hat der Empfänger sie jemals angesehen? Ein anschließender Anruf ist definitiv eine Option, erfordert jedoch Zeit und Mühe auf Ihrer Seite.

Grund 2 : Die Zugänglichkeit ist eingeschränkt
Egal, wie sehr wir uns bemühen, es zu verhindern: Teams arbeiten manchmal in Silos. Die E-Mail trägt zu diesem Problem bei, da die E-Mail-Aktivitäten der einzelnen Teammitglieder nicht sichtbar sind. Wenn ein wichtiges Dokument per E-Mail an eine Person geschickt wird, wird diese zum „Gatekeeper“ der Datei, da kein anderer Zugriff auf das jeweilige E-Mail-Konto hat. Die entsprechende Person ist dafür verantwortlich, das Dokument weiterzuleiten oder öffentlich zu speichern. Viele Mitarbeiter neigen aber dazu, Dokumente so zu speichern, wie sie sie erhalten – als E-Mail-Anhänge -, was die Zugänglichkeit erheblich einschränkt.

Grund 3 : E-Mail-Posteingänge können schwarze Löcher sein
Es gibt 108 . 7 Milliarden geschäftliche E-Mails , die jeden Tag auf der ganzen Welt gesendet und empfangen werden – eine Zahl, die verspricht, auf 139 zu springen. 4 Milliarden von 2018 . Obwohl nicht an alle diese E-Mails Dokumente angehängt sind, ist dies bei einer soliden Anzahl der Fall – im Durchschnitt erhalten Wissensarbeiter jeden Tag sechs E-Mail-Anhänge. Möchten Sie zur Epidemie der E-Mail-Überlastung beitragen? Und was noch wichtiger ist: Möchten Sie, dass Ihre geschäftskritischen Dateien im Chaos des außer Kontrolle geratenen Posteingangs einer anderen Person verloren gehen?

Obwohl E-Mail einst der effizienteste Weg war, Ihre Dokumente zu teilen, gibt es jetzt weitaus effektivere Wege, die sogar zusätzliche Vorteile bieten. Unternehmen, die Dateien immer noch per E-Mail teilen, verpassen die Möglichkeit, früher manuelle Prozesse zu automatisieren, zu sichern und genau zu verfolgen, und sind folglich nicht in der Lage, die Mitarbeiterproduktivität zu optimieren.

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