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3 Gründe, Dokumente nicht mehr per E-Mail zu teilen

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Getty Images

Cloud-basierte Dateifreigabedienste sind in der Geschäftswelt auf dem Vormarsch. Unternehmen wie Dropbox, Digital Pigeon und Box (und sogar Nitro!) optimieren und verkaufen ihre Lösungen für die Nutzung durch Teams.

Eine Studie von Harris Interactive zeigte jedoch, dass erstaunliche 92 % der Wissensarbeiter nach wie vor Dokumente per E-Mail zur Zusammenarbeit und für Überprüfungsprozesse hin und her schicken.

Outside of simply being inefficient, sharing documents via email opens the door for many issues, from the risk of sharing sensitive information with the wrong party to the likelihood that at some point, someone will share an outdated version of a document and set everyone involved back more than a few paces.

Wir bei Nitro denken, dass der Einsatz intelligenter, cloudbasierter Freigabe- und Speicherdienste eine bessere und produktivere Arbeitsweise darstellt. Deshalb nennen wir Ihnen heute die drei wichtigsten Gründe, warum Sie Ihre Dokumente nicht mehr per E-Mail verschicken sollten.

Reason 1: Nothing is trackable
When we share a document, it’s important to know that the necessary information has reached its destination. If a file is large, there’s always the chance that the email it’s attached to won’t make it to the recipient’s inbox. But let’s say your email and attachments are delivered – did the recipient ever look at them? Following up with a call is definitely an option, but it requires time and effort on your end.

Reason 2: Accessibility is limited
Egal, wie sehr wir uns bemühen, es zu verhindern: Teams arbeiten manchmal in Silos. Die E-Mail trägt zu diesem Problem bei, da die E-Mail-Aktivitäten der einzelnen Teammitglieder nicht sichtbar sind. Wenn ein wichtiges Dokument per E-Mail an eine Person geschickt wird, wird diese zum „Gatekeeper“ der Datei, da kein anderer Zugriff auf das jeweilige E-Mail-Konto hat. Die entsprechende Person ist dafür verantwortlich, das Dokument weiterzuleiten oder öffentlich zu speichern. Viele Mitarbeiter neigen aber dazu, Dokumente so zu speichern, wie sie sie erhalten – als E-Mail-Anhänge -, was die Zugänglichkeit erheblich einschränkt.

Reason 3: Email inboxes can be black holes
There are 108.7 billion business emails sent and received every day around the world – a number that promises to jump to 139.4 billion by 2018. Though not all of these emails have documents attached to them, a solid number do – on average, knowledge workers receive six email attachments every day. Do you want to be contributing to the email overload epidemic? More importantly, do you want your business-critical file lost in the flurry of someone else’s out-of-control inbox?

Though email was once the most efficient way to share your documents, there are now far more effective ways that even offer added benefits. Businesses that are still sharing files via email are missing out on the opportunity to automate, secure, and closely track processes that used to be manual, and are consequently unable to optimize the employee productivity.

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