So implementieren Sie die Dokumentenautomatisierung in 5 Schritten

Mithilfe der Dokumentenautomatisierung können Unternehmen Dokumente automatisch erstellen. Diese digitale Transformation führt zu einer verbesserten organisatorischen Effizienz, einer höheren Rentabilität, besseren Kundenerlebnissen und vielem mehr.

Tatsächlich haben erstaunliche 35% der IT-Führungskräfte KI und Automatisierung als die Hauptinvestitionen hervorgehoben, von denen sie erwarten, dass sie in 2023 die positivsten Auswirkungen auf ihre Unternehmen haben werden. Auch wenn der Einstieg in die Dokumentenautomatisierung ein entmutigender Prozess zu sein scheint, ist er die Mühe zu 100% wert – fragen Sie einfach Ramsay Sante.

Aber wie fängt man an?

Nitro Pro-Tipp: Überspringen Sie den Rest dieses Artikels und chatten Sie stattdessen mit einem unserer Automatisierungsexperten.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Arten von Dokumenten, die Ihr Unternehmen häufig erstellt, um zu verstehen, welche automatisiert werden müssen. Dazu können Verträge, Vorschläge, Berichte und interne Kommunikation gehören. Erstellen Sie eine umfassende Liste mit zahlreichen Beispielen aus dem gesamten Unternehmen, um ein klares Verständnis für die Vielfalt und den Umfang der am Automatisierungsprozess beteiligten Dokumente zu erhalten.

Nachdem Sie die verschiedenen Dokumenttypen identifiziert haben, suchen Sie nach Gemeinsamkeiten zwischen ihnen. Gibt es bestimmte Abschnitte, Klauseln oder Informationen, die sich in verschiedenen Dokumenten wiederholen?

Häufige Beispiele sind:

• Anreden: Werden hier Vornamen oder formelle Anreden und Nachnamen verwendet? 
• Formate: Verwenden bestimmte Dokumente feste Strukturen, visuelle Elemente oder Branding? 
• Eingabedaten: Woher stammen die Kerninformationen, handelt es sich um eine digitale Datenbank? 

Durch das Erkennen dieser Muster können Sie der Erstellung wiederverwendbarer Vorlagen für diese Abschnitte in Ihrem Dokumentautomatisierungsprozess Priorität einräumen und so die Notwendigkeit reduzieren, sie jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen.

Um die Dokumentenerstellung und -automatisierung effektiv zu optimieren, ist es wichtig, die richtigen Tools auszuwählen. Nitro Pro Business bietet eine leistungsstarke Plattform zum Erstellen, Bearbeiten und Zusammenarbeiten an PDF-Dokumenten. Seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine robusten Funktionen machen es zur idealen Wahl für die Verwaltung von Dokumentvorlagen.

Beachten Sie im Allgemeinen Folgendes:

• Lagerung: Wo werden Ihre aktuellen Dokumente gespeichert? Sind sie digital abrufbar oder physisch gespeichert? Digitale Speicherung ist ideal für die Automatisierung. 
• Integration: Wenn Sie Integrationen zwischen Ihrer Dokumentenlösung und anderen Systemen benötigen, wenden Sie sich an Ihren Anbieter, um sicherzustellen, dass diese kompatibel sind.   
• Support: Überlegen Sie, wie Software zur Dokumentenautomatisierung bereitgestellt wird. Wie läuft die Ausbildung ab? Wie sieht die Produkt-Roadmap aus und wie werden Aktualisierungen gehandhabt?   
• Testen: Testen Sie Tools zur Dokumentenautomatisierung anhand Ihrer eigenen Beispieldaten und Arbeitsabläufe, um zu sehen, ob die Schnittstelle ideal für Ihre Benutzer ist. Sie können die Nitro PDF-Tools kostenlos testen. 
• Sicherheit: Ihre Daten sind wertvoll und angreifbar. Es ist wichtig zu wissen, wie Informationen bei Ihrem Anbieter gespeichert und geschützt werden. Besprechen Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Versionskontrolle, wie Benutzer überprüft werden und wie oft cloudbasierter Speicher überprüft wird.  

Echte Dokumentenautomatisierung bedeutet im Grunde, dass die Technologie den Großteil der Arbeit für Sie erledigt. Intelligente Vorlagen sollten intelligent genug sein, um sich mit Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln, und nicht auf umständlichen Problemumgehungen oder schnellen Lösungen beruhen.

Überprüfen Sie, ob Ihre Lösung Anpassungen für Variablen und Dateneingabe, Dokumentausgabetypen und Benutzerfunktionen umfasst.

Wenn Ihre Vorlagen vorhanden sind, wird der Dokumentenerstellungsprozess deutlich effizienter. Sie müssen lediglich die spezifischen Details für jedes Dokument eingeben , und die Vorlage füllt die Platzhalter automatisch aus, was Zeit spart und das Fehlerrisiko verringert.

Sobald Ihr Dokumentenautomatisierungsprozess eingerichtet ist, überwachen Sie ihn kontinuierlich auf Verbesserungsmöglichkeiten.

Wie bei jeder Prozessimplementierung treten auch bei der Dokumentenautomatisierung zwangsläufig Herausforderungen auf. Hier sind einige häufige Herausforderungen und wie man sie angeht:

• Suchen und Sortieren von Dokumenten: Bei einer zunehmenden Menge an Dokumenten kann es zu einer Herausforderung werden, das richtige Dokument zu finden. Implementieren Sie ein robustes Dokumentenmanagementsystem , das eine effiziente Suche und Kategorisierung ermöglicht. 
• Zunehmendes Dokumentenvolumen: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Anzahl der generierten und anschließend automatisierten Dokumente. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenerstellungsprozess skalierbar ist und das wachsende Volumen bewältigen kann. 
• Verwalten mehrerer Versionsverläufe: Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten wird die Versionskontrolle von entscheidender Bedeutung. Nutzen Sie Funktionen wie den Vergleich von Dokumenten in Nitro, um Änderungen und Überarbeitungen im Auge zu behalten. 
• Gewährleistung der Sicherheit: Der Schutz sensibler Informationen ist von entscheidender Bedeutung. Implementieren Sie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können. 
• Widerstand gegen Veränderungen: Die Einführung eines neuen Prozesses kann manchmal auf Widerstand stoßen. Eine angemessene Schulung und eine klare Kommunikation über die Vorteile des neuen Systems können dazu beitragen, Bedenken auszuräumen. 

Die Optimierung Ihres Dokumentenerstellungsprozesses ist ein mehrstufiger Prozess, der sorgfältige Planung und die richtigen Tools erfordert.

Nitro genießt das Vertrauen von 67% des Vermögens 500 und zeichnet sich durch Effizienzsteigerung aus.

Wir würden gerne mehr über die Ziele und Anforderungen Ihrer Organisation zur Dokumentenautomatisierung erfahren. Kontaktieren Sie uns, um eine Demo unserer Lösungen zu sehen und zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.