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5 Dinge über digitale Transformation, die jede IT-Führungskraft verstehen sollte

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Die digitale Transformation ist nicht mehr nur das Lieblingsprojekt des CIO – sie ist das Lebenselixier für den Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens in den kommenden Jahren. Als IT-Führungskraft können Sie sich für die digitale Transformation einsetzen, indem Sie diese fünf Grundsätze heute umsetzen.

Die digitale Transformation ist mehr als ein Modewort. 89 Prozent der Unternehmen stecken aktuell mitten in diesem Ablauf. Es ist ein Prozess, den die Unternehmen ernst nehmen und mit Bedacht umzusetzen versuchen. Innovationen wie PDF-Produktivitätslösungen und eSigning sind leistungsstarke, kosteneffiziente Alternativen zu Druck- und herkömmlichen Papierverfahren. Warum melden dann nur 34 Prozent dieser Unternehmen positive Ergebnisse?

Die digitale Transformation ist nicht mehr nur das Lieblingsprojekt des CIO, sondern das Lebenselixier für den Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens in den kommenden Jahren. Als IT-Führungskraft können Sie die digitale Transformation vorantreiben, indem Sie die folgenden fünf Grundprinzipien umgehend umsetzen:

1. Papier beseitigen

Papierbasierte Prozesse sind der größte Feind der Effizienz. Laut dem Marktforschungsunternehmen International Data Corporation (IDC) verlieren Unternehmen jährlich 20 bis 30 Prozent ihres Umsatzes, weil sie Ressourcen für papierbasierte Prozesse verschwenden. Das ist nicht erstaunlich, da das Drucken, Unterschreiben von Hand und Einscannen der Dokumente in ein digitales Format sehr zeitaufwändig ist.

Papierbasierte Prozesse sind zudem so undurchsichtig, dass sie Ihr Unternehmen wirklich gefährden. Sie können nicht nachverfolgen, wer wann Änderungen vorgenommen hat. Im Falle einer Prüfung können Sie keine Aufzeichnungen zur Version bereitstellen. Darüber hinaus haben Sie beim Drucken von Dokumenten mit vertraulichen, sensiblen oder urheberrechtlich geschützten Informationen keine Möglichkeit, zu wissen, ob sie in einer Besprechung in einem Kopiergerät oder an einem öffentlichen Ort zurückgelassen wurden. Und wer stellt sicher, dass sie ordnungsgemäß entsorgt wurden?

Dazu kommen die Auswirkungen auf die Umwelt: Wir haben im Jahr 2016 eine halbe Milliarde Tonnen Papiermüll erzeugt, was ein Viertel des gesamten Deponieabfalls ausmacht. Ohne Papier zu arbeiten verringert unseren Fußabdruck und unser Risiko, während die Produktivität zunimmt.

2 . Beseitigen Sie Engpässe

Wahrscheinlich erinnern Sie sich noch an die Fernsehspielshow The Weakest Link mit der strengen Britin Anne Robinson als Moderatorin. Der unvergessliche Slogan lautete: „Du bist das schwächste Glied. Auf Wiedersehen!“

Manchmal ist das schwächste Glied in Ihrem Unternehmen einer der vielen Mitarbeiter, die keinen Zugang zu Produktivitätstools wie einem PDF-Editor haben. Andere Mitarbeiter können dann ihre Aufgaben nicht erledigen, wodurch ein Engpass entsteht. In einer kürzlich durchgeführten Umfrage sagten viele CIOs, dass Reibungsverluste verringert, verlorene Zeit zurückgewonnen und verschwendete Ressourcen minimiert werden müssen. Das schreit richtiggehend nach einem integrierten Dokumentensystem!

Wie lautet die Antwort? Geben Sie Ihren Mitarbeitern Zugang zu einer benutzerfreundlichen PDF-Produktivitäts- und eSigning-Lösung, die den digitalen Wandel unterstützt und ihre Arbeit effizienter macht während zeitaufwändige, papierbasierte Prozesse vermieden werden.

3. Vor dem Kauf testen

Die Investition in die richtige PDF-Produktivitäts- und eSigning-Lösung kann die Effizienz auf ganzer Linie steigern und die digitale Integration in alle Teams sicherstellen, eine Priorität für CIOs in 2019. Doch wie sieht die richtige Software aus? Es hilft Menschen, ihre Arbeit schneller und effizienter zu erledigen, und es ist skalierbar, damit die maximale Anzahl von Mitarbeitern davon profitieren kann.

Bei der digitalen Transformation ist es eine der schwierigsten Realitäten für IT-Führungskräfte, die richtige Zustimmung zu Änderungen und neuen Prozessen erhalten. Dies kann besonders schwierig sein, wenn Sie die Produktivität Tool vor dem Kauf nicht ausprobieren können. Suchen Sie nach einer PDFs Produktivitätslösung, mit der Sie alle Funktionen testen können – flexibles Windows-PDF-Tool; einfache, intuitive Benutzeroberfläche; unbegrenzte elektronische Signaturen – bevor Sie sich zum Kauf entscheiden.

4. Kluges Handeln mit bimodaler IT

Vor einigen Jahren führte das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner das Konzept der bimodalen IT ein, um CIOs zu helfen, den normalen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die digitale Transformation zu bewältigen. Nach diesem Modell ist die IT-Abteilung in zwei Teams aufgeteilt:

  1. Die eine Hälfte konzentriert sich auf vorhersehbare, gut verstandene Bereiche, wie z. B. Backoffice-Aufgaben
  2. Die andere Hälfte ist explorativ und experimentell und soll neue Wege zur Verbesserung der Effizienz suchen.

Als die Marktforscher von Gartner diese Idee erstmals veröffentlichten, gab sie Sinn. Unternehmen konnten damit Lücken bei Talenten, Prozessen und Technologien schließen. Es hat sich jedoch seither gezeigt, dass Back-Office-Bereiche, wie etwa die Dokumentenverwaltung, effizienter werden müssen, und dass ein ganzheitlicherer Ansatz sinnvoller ist. Die Daten Ihres Unternehmens können Ihrem IT-Team helfen, diese Prozesse effizienter zu gestalten.

5 . Erwarten Sie mehr von Ihrer Software

Effektive digitale Transformation erfordert mehr als eine Download-and-Installation-Lösung, wie Zebra Technologies bei der Übernahme einer Abteilung von Motorola Solutions in 2014 festgelegt und eine einzige Lösung für die PDF-Produktivität benötigte, um mehrere Mitarbeiterprozesse effektiv zu kombinieren und die besten Aspekte zusammenzuführen. Nitro half dem Unternehmen, diesen Übergang mit maßgeschneiderten, benutzerfreundlichen Schulungsmaterialien, Standortanalysen und Helpdesk-Integration zu bewältigen.

Die erfolgreiche Einführung von Nitro durch Zebra schickte das Unternehmen auf einen klaren Weg zu einem messbaren und skalierbaren Erfolgsmodell. Ohne umfassende Anleitung durch einen Technologieanbieter kann es sein, dass die Mitarbeiter in einem Unternehmen das Produkt nicht verstehen, sich gegen die Umstellung sträuben oder sich sogar widersetzten und zu papierbasierten Prozessen zurückkehren.

Allzu oft basiert unsere Abhängigkeit von Legacy-Produkten auf veralteten Richtlinien oder Entscheidungen von Managern, die längst überholt sind. Jedes Unternehmen steht vor einzigartigen Herausforderungen und benötigt eine einzigartige Produktivitätslösung, um diese zu bewältigen.
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