Nitro-blog

Omarm papierloze productiviteit vandaag nog

Stapel-van-Files_Thumb- 1 .jpg

Een paar jaar geleden, toen "papierloos gaan" mainstream werd, was het praktisch synoniem met het sparen van het milieu. Maar groen zijn is slechts één voordeel van het papierloze kantoor. Stoppen met…

Een paar jaar geleden, toen "papierloos gaan" mainstream werd, was het praktisch synoniem met het sparen van het milieu. Maar groen zijn is slechts één voordeel van het papierloze kantoor. Niet langer afhankelijk zijn van papier en processen digitaliseren is een effectieve manier om de productiviteit in alle soorten zakelijke workflows te verhogen.

Door informatiewerkers in staat te stellen om digitale documenten op te slaan, op te halen en te delen, zijn tijdrovende taken met een laag rendement overbodig, zoals het doorzoeken van archiefkasten op ontbrekend papierwerk, zodat werknemers meer tijd en energie kunnen besteden aan projecten die een hoger rendement opleveren.

Er is zeker geen gebrek aan tools om de productiviteit in digitale workflows te verbeteren - Nitro alleen biedt er twee ( Nitro Pro en Nitro Cloud ). Maar vaak is de eerste overgang naar digitale workflows van op papier gebaseerde workflows overweldigend, vooral als je het hebt over grote hoeveelheden bestanden. Waar begint men?

Betreed Brooks Duncan, een echte goeroe van papierloze productiviteit. Via zijn bedrijf DocumentSnap heeft Duncan bedrijven en individuen geholpen door het vaak intimiderende proces van het omzetten van stapels papier in digitale bestanden.

Hij verdeelt de zaken in vier basisstappen, die hij de DocumentSnap Workflow noemt:

1 . Scan het. Hij raadt aan om naar PDF te scannen met een tool met dubbelzijdige scanmogelijkheden en een automatische documentinvoer

2 . Verwerk het. Breng een eenvoudige mappenstructuur in kaart die u kunt volgen, en voer OCR uit op uw nieuw gescande documenten om ze doorzoekbaar te maken (u wilt ze later terugvinden!)

3 . Maak er een back-up van. Of het nu in de cloud is of op een draagbare harde schijf, het maken van een back-up van uw nieuwe digitale bestanden is essentieel.

4 . Verscheur het. Al dat papier kwijtraken is het uiteindelijke doel: doe het veilig en effectief door het door de papiervernietiger te sturen.

Naast deze workflow biedt DocumentSnap een aantal inzichtelijke (en gratis!) bronnen om de papierloze sprong te wagen, waaronder Paper Sanity , een 7 -gedeelte van een educatieve e-cursus.

De DocumentSnap-blog is nog zo'n geweldige vondst boordevol nieuws, how-to's en recensies van zowel services als tools om iedereen te helpen papierloos (en productiever!) te blijven - en te blijven.

Volg Brooks Duncan op Twitter ( @documentsnap ).

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.