Nitro-blog

Hoe u een elektronische handtekening (eSign) buy-in van belanghebbenden kunt krijgen

esignature.jpg

Overschakelen van op papier gerichte workflows naar digitale workflows roept altijd vragen op over documentbeveiliging, vooral als het gaat om handtekeningen.

De moderne werkplek wordt steeds digitaler en workflows evolueren voortdurend. De volgende productiviteitsgolf draait helemaal om eSignatures: de veilige, legale en efficiënte oplossing voor lastige analoge pen-en-papierprocessen.

Overschakelen van op papier gerichte workflows naar digitale workflows roept altijd vragen op over documentbeveiliging, vooral als het gaat om handtekeningen. Of u nu ondertekent of om handtekeningen vraagt, u wilt zeker weten dat uw documenten worden beschermd en dat de handtekeningen authentiek en wettelijk erkend zijn.

Zijn elektronische handtekeningen veilig?

Kortom, ja, elektronische handtekeningen zijn veilig en legaal als u eSigning-tools gebruikt die voldoen aan de relevante wetgeving . Dit is wat u moet weten:

In de Verenigde Staten worden elektronische handtekeningen gereguleerd door de Amerikaanse Electronic Signatures Act in Global and National Commerce (ESIGN) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Hoewel deze wetten geen beveiligingsvereisten voor elektronische handtekeningen beschrijven, vereisen ze wel de intentie om te ondertekenen, logische handtekeningtoeschrijving en het bewaren van gegevens.

In de Europese Unie definieert de verordening elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten (eIDAS) drie verschillende soorten elektronische handtekeningen - standaard, geavanceerd en elektronisch - elk met een verschillende mate van beveiliging. De beste eSigning-oplossingen voldoen aan en overtreffen deze wettelijke normen, zodat uw documenten en handtekeningen veilig zijn en overal ter wereld worden geaccepteerd.

3 Stappen voor het verkrijgen van een elektronische handtekening (eSign) buy-in

Stap 1 : doe je huiswerk om de ROI te bewijzen.

De kans is groot dat uw bedrijf een buitensporige hoeveelheid geld uitgeeft aan het afdrukken van papier om handtekeningen te krijgen. Een papierloze eSigning-oplossing zal talloze productiviteitsuren terugwinnen en ook de winst verhogen.

Stel belangrijke belanghebbenden enkele vragen terwijl u uw buy-in-pitch plant, of doe zelf het beenwerk. Hoeveel besteedt uw organisatie per jaar aan het archiveren van papier? Het kan een enkele organisatie $ 880 kosten om een archiefkast met vijf laden per jaar te onderhouden , om nog maar te zwijgen van de $ 11 per jaar per inch aan opgeslagen papieren documenten, volgens de National Technical Information Service van het Amerikaanse ministerie van Handel ( NTIS).

Een andere belangrijke vraag om te stellen: Hoe veilig zijn de papieren dossiers van uw bedrijf? Negentig procent van de Amerikaanse bedrijven meldt een datalek of verlies van gevoelige bestanden te hebben ervaren , en 21 procent van alle grote inbreuken betreft papieren dossiers. U kunt een veilig en concurrerend voordeel behalen en veel geld besparen door uw moderne, flexibele personeel een PDF-productiviteits- en eSigning-oplossing voor iedereen te bieden.

Stap 2 : wees voorbereid op pushback.

Hoewel elektronische handtekeningen al bijna 20 jaar wettelijk bindend zijn , moet u voorbereid zijn op het omgaan met pushback en weerstand tegen verandering, omdat de meeste kenniswerkers aannemen dat nieuwe technologie een enorme leercurve heeft. Met de juiste eSigning-oplossing zullen de acceptatiepercentages echter snel zijn en uiteindelijk een meer wrijvingsloze werkplek met naadloze workflows creëren.

Onthoud dat teams over het algemeen unieke en evoluerende workflows hebben, dus ervan uitgaande dat een nieuwe PDF-productiviteit en eSigning-oplossing nooit veelzijdig genoeg zal zijn, zal het niet lukken. Maak een proefrit met Nitro om uw afdelingshoofden zelf te laten zien hoe snel, gemakkelijk en veilig ze PDF-bestanden kunnen ondertekenen met krachtige codering, op certificaten gebaseerde beveiliging en aangepaste machtigingen en wachtwoorden. De juiste eSigning-partner is een expert in verandermanagement en kan uw IT-teams helpen slimmer te werken, niet harder.

Stap 3 : verkoop ze erop.

Zodra u de belangrijkste belanghebbenden de cijfers en pijnpunten heeft laten zien, is het tijd om uw kenniswerkers op grote schaal in te schakelen.

De juiste eSigning-partner heeft on-point messaging en communicatie opgesteld om belanghebbenden te helpen de voordelen van het implementeren van een eSign-oplossing te begrijpen, waaronder:

  • Tijd besparen en processen vereenvoudigen
  • De kosten van op papier gebaseerde processen verlagen
  • Verbetering van de efficiëntie van dagelijkse workflows
  • De productiviteit en tevredenheid van werknemers verhogen
  • Digitale transformatie door het hele kantoor omarmen
  • De destructieve ecologische voetafdruk van op papier gebaseerde processen verminderen
  • Onmiddellijke en probleemloze adoptie uitrollen

Een veilige oplossing voor het ondertekenen van documenten nodig?

In deze uitdagende tijden hebben bedrijven meer dan ooit veilige elektronische handtekeningen nodig om productief te blijven terwijl ze overal werken. Of u nu in de VS of internationaal bent gevestigd, Nitro Sign voldoet aan zowel de Amerikaanse als de EU-wetgeving inzake e-handtekeningen en is hier om u te helpen met een unieke waarde.

Ga vandaag nog gratis aan de slag met Nitro Sign . Geen complicaties, geen vangsten en geen limieten - dat beloven we.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.