Tutte le risorse
Firme elettroniche

Firme elettroniche vs firme digitali

Quando descrivono i processi aziendali, molte persone tendono a usare le parole "elettronico" e "digitale" in modo intercambiabile. Ma qual è la grande differenza tra firme digitali e firme elettroniche ? Non sono la stessa cosa? La risposta breve è "No", ma la risposta più lunga è un po' più sfumata.

esignatures.png

Poiché le aziende trasformano sempre più le loro soluzioni software aziendali per adattarsi alla forza lavoro moderna e agli ambienti virtuali, è fondamentale comprendere le differenze tra le firme elettroniche e digitali. Comprendere le definizioni di firme elettroniche e firme digitali consentirà al team di tecnologia aziendale di valutare le opzioni del software di gestione dei documenti e determinare quale è giusto per la tua organizzazione.

Differenze chiave tra firme elettroniche e digitali

In base alla progettazione, entrambi i tipi di firme offrono alla tua attività un migliore ritorno sull'investimento. Risparmia tempo inseguendo le firme di dipendenti e clienti. Tieni d'occhio i documenti digitali per garantire processi più fluidi, migliore conformità e riduzione degli errori. Usa le firme digitali o elettroniche per ridurre i costi della carta e le forniture di stampa.

E sebbene le firme digitali siano un sottoinsieme delle firme elettroniche, includono alcune differenze fondamentali:

Firme elettroniche: 


  • Può essere un'immagine della firma, un'impronta digitale, un clic, un processo, un simbolo o un processo
  • L'obiettivo principale di una firma elettronica è verificare un documento
  • Non include certificato digitale 
  • Legalmente vincolante se tutte le parti acconsentono alla firma elettronica
  • Documento non necessariamente sicuro
  • Non tutte le firme elettroniche sono firmate digitalmente 

Firme digitali: 

  • La firma è essenzialmente un'impronta digitale elettronica supportata da una certificazione digitale per la crittografia
  • L'obiettivo principale di una firma digitale è verificare l'identità di un firmatario. 
  • La firma digitale autentica il documento 
  • Giuridicamente vincolante 

Contatta Nitro per saperne di più su come i nostri strumenti di produttività con funzionalità digitali e di firma elettronica possono trasformare i processi del flusso di lavoro della tua organizzazione.

Cos'è una firma elettronica?

In poche parole, le firme elettroniche - o firme elettroniche - sono qualsiasi immagine di firma, simbolo, impronta digitale, clic, suono verbale o processo che verifica un documento al posto di una firma con inchiostro umido o scritta a mano. Una firma elettronica può essere semplice come fare clic su una casella o digitare il tuo nome in un modulo compilabile mentre accetti o accetti di aver firmato il documento. Se firmato da tutte le parti, un accordo eSigned è legalmente vincolante. A differenza di una firma digitale, le firme elettroniche generalmente non sono autorizzate dalla certificazione digitale. Sebbene ciò renda le firme elettroniche più facili da usare, può anche significare che sono meno sicure di una firma digitale.

Quando utilizzare una firma elettronica

Molte aziende utilizzano firme elettroniche nei contratti e negli accordi. Ad esempio, la tua azienda potrebbe avere clienti che firmano elettronicamente richieste di prestito e altri contratti finanziari. Il tuo team di vendita può firmare potenziali clienti utilizzando le firme elettroniche e il tuo dipartimento delle risorse umane può consentire ai nuovi dipendenti di compilare scartoffie con le firme elettroniche.

Che cos'è una firma digitale?

Una firma digitale rientra nell'ambito della firma elettronica, ma con alcune differenze fondamentali. Le firme digitali si basano su algoritmi e crittografia sia per firmare che per verificare l'autenticità di un documento.

Mentre lo scopo di una firma elettronica è semplicemente verificare un documento, una firma digitale protegge efficacemente il documento con più funzioni di sicurezza che proteggono il documento. Come una firma elettronica, anche una firma digitale è legalmente vincolante e più facilmente rintracciabile grazie al suo certificato di verifica digitale.

Quando utilizzare una firma digitale

Poiché una firma digitale utilizza un certificato digitale che autentica l'identità del firmatario, questo tipo di firma è uno strumento valido e sicuro per dati sensibili, come documenti finanziari, documenti regolamentati HIPAA e altri documenti o contratti riservati.

Considerazioni sulla sicurezza della firma

Nel caso della firma elettronica rispetto alle firme digitali, tuttavia, la grande domanda diventa: qual è il metodo più sicuro, efficace, affidabile e facile da usare quando si facilitano grandi contratti o si creano flussi di lavoro più flessibili per i dipendenti e i clienti? Ecco cosa devi sapere sui problemi di sicurezza di ciascun metodo di firma:

Le firme elettroniche sono sicure?

Sebbene le firme elettroniche possano essere sicure, ti consigliamo di verificare che qualsiasi piattaforma software che utilizzi mantenga la sicurezza in primo piano. Le funzionalità di eSign di Nitro sono supportate da rigorosi controlli di sicurezza e da un'infrastruttura protetta con una sicurezza dei dati all'avanguardia. Non solo manteniamo gli standard di conformità più recenti, ma impieghiamo anche annualmente revisori di terze parti indipendenti per testare i nostri controlli. In effetti, Nitro mantiene AICPA SOC 2 Tipo 2 Report sui controlli rilevanti per sicurezza, disponibilità, riservatezza e privacy e una valutazione della conformità alla sicurezza HIPAA dei controlli interni per offrire alla tua azienda opzioni di firma sicure.

Le firme digitali sono sicure?

Le firme digitali rientrano nell'ambito della firma elettronica e i metodi avanzati di crittografia e decrittografia rendono questo tipo di firma eccezionalmente sicuro. Le firme digitali si basano su chiavi pubbliche e private che aiutano a garantire l'autenticità e l'origine del contenuto, ovvero che entrambi i firmatari di un documento sono chi dicono di essere. Un certificato digitale aiuta a convalidare la firma del documento.

Legalità e disciplina delle firme

Sebbene le firme elettroniche e le firme digitali siano oggi ampiamente utilizzate, gli standard attuali su come implementare tutte le firme elettroniche sono sorprendentemente datati. Il pensiero in merito alla legalità e ai regolamenti deriva in gran parte dalle linee guida federali e statali, entrambe uscite più di due decenni fa.

Ad esempio, in 2000 , la legge sulle firme elettroniche nel commercio globale e nazionale (ESIGN) degli Stati Uniti ha approvato le seguenti disposizioni per le firme elettroniche:

  • Intento di firma: le firme elettroniche sono valide solo se entrambe le parti intendono firmare il documento. 
  • Consenso elettronico: entrambe le parti devono accettare di condurre affari utilizzando firme elettroniche. Tieni presente che quando hai a che fare con i consumatori, dovrai anche fornire loro le divulgazioni del consenso dei consumatori e assicurarti che accettino di utilizzare i record elettronici durante la transazione. 
  • Verifica: la tua azienda dovrà confermare che stai legando la firma elettronica a un documento specifico. 
  • Conservazione dei record: deve esserci un modo per archiviare e riprodurre il documento o il contratto firmato elettronicamente in modo che tutte le parti abbiano accesso a una copia. 

Sebbene molte cose siano cambiate dal 2000 , i principi dell'ESIGN Act sono ancora validi. Più di recente, il Senato degli Stati Uniti ha introdotto l' ESIGN Modernization Act del 2020 a dicembre 2020 . La nuova legislazione mira ad abrogare alcuni requisiti di firma elettronica, come i consumatori che dimostrano la loro capacità di accedere alle informazioni elettronicamente al fine di fornire il consenso alla registrazione elettronica. 

Le firme digitali e le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Ai sensi dell'ESIGN Act federale, le firme elettroniche e digitali sono legalmente vincolanti laddove si applica la legge federale degli Stati Uniti. Nei casi in cui ESIGN non regge, si applica spesso UETA. Introdotto in 1999 , l' Uniform Electronic Transaction Act , o UETA, fornisce essenzialmente lo stesso linguaggio di ESIGN.

Entrambi gli atti affermano che le firme elettroniche equivalgono a una firma autografa quando entrambe le parti acconsentono a procedere con un documento elettronico. Washington, DC, le Isole Vergini americane e 47 stati hanno adottato i regolamenti UETA.

Firme elettroniche e digitali vs firme bagnate

Mentre le firme elettroniche stanno diventando lo standard de facto per fare affari, in particolare a causa della crisi COVID- 19 in corso, ci sono alcune situazioni in cui le firme digitali o elettroniche non sono ancora consentite. In questi casi, è necessaria una firma bagnata. Una firma con inchiostro bagnato o bagnato costituisce ogni volta che firmi un documento fisicamente a mano tramite penna o timbro.

I documenti relativi a trust e testamenti, prestazioni assicurative, richiami di prodotti, divorzi e procedimenti giudiziari, scenari di custodia e adozione e trasporto di materiali pericolosi richiedono ancora generalmente firme umide di persona.

Soluzioni di firma illimitate

Nitro Sign consente a te e ai tuoi dipendenti di sbloccare flussi di lavoro di firma elettronica efficienti ovunque, da qualsiasi dispositivo. La soluzione illimitata di firma e invio da persona a persona è dotata di funzionalità potenti, connesse e intuitive come audit trail, firme in blocco e modelli personalizzati che si integrano perfettamente con gli strumenti esistenti come Microsoft Word, SharePoint e Google Drive.

Tag
Firme elettroniche

Contenuti rilevanti

Firme elettroniche con Quicksign
Firme elettroniche
12 aprile 2021, 14:53
Invia documenti per firme elettroniche sicure e legalmente vincolanti.
Tempo di lettura: 1 min
Nitro Sign thumbnail.jpg
Firme elettroniche
16 aprile 2021, 10:47
La firma elettronica consente agli utenti di firmare legalmente i documenti senza la necessità di stamparli e firmarli manualmente.
Tempo di lettura: 2 min
card-ns-create-eSignature.jpeg
Firme elettroniche
07 aprile 2021, 14:36
Scopri come impostare una firma elettronica in pochi minuti.
Tempo di lettura: 2 min
Futuro del lavoro

Il Rapporto sulla produttività di Nitro 2022

Scopri come la pandemia ha trasformato la produttività, i flussi di lavoro e le iniziative digitali, nonché le tendenze e le tecnologie che plasmano il lavoro in 2022 e oltre.