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Cómo usar las firmas electrónicas

Cómo firmar electrónicamente un PDF en cualquier plataforma o dispositivo

Firmar un PDF en línea es más fácil que nunca gracias a Nitro Sign. Le guiaremos a través del proceso y le proporcionaremos las herramientas que necesita para el trabajo.

Es una de las transacciones comerciales más básicas del mundo y, sin embargo, todavía parece confundir a muchos de nosotros. Hablamos de la firma electrónica. Pero antes de que empiece a imprimir archivos PDF y a enviárselos por correo a otra persona -demostrando que no es tan experto en tecnología como le gustaría serlo- hemos pensado en elaborar una breve guía sobre cómo manejar las firmas electrónicas de forma que sus firmas sean más fáciles de manejar .

Esta guía no será como las demás. Pretendemos que esto sea un "centro" para cualquiera que necesite saber cómo firmar un PDF, independientemente de la plataforma o el dispositivo que utilice. Y aunque le proporcionaremos algunas instrucciones específicas que puede utilizar, también le mostraremos los enlaces para obtener instrucciones más específicas en otros lugares.

¿En resumidas cuentas? Si necesita saber cómo firmar electrónicamente un PDF y se encuentra absolutamente perdido, ha llegado al lugar adecuado. Considere este su mapa. Su destino: Hacer que las firmas electrónicas en PDF sean un juego de niños en el futuro.

Cómo firmar electrónicamente un PDF en el escritorio

Empezaremos con las firmas electrónicas básicas de escritorio. Si utiliza Nitro, puede utilizar una aplicación completamente basada en web para adjuntar su firma a un PDF. De hecho, es tan fácil que ni siquiera tiene que editar el PDF directamente; basta con entrar, añadir su firma y enviarlo para su aprobación.

Aun así, no está de más contar con alguien que le guíe a lo largo del proceso. Suponiendo que alguien le haya enviado un PDF para que lo firme a través de Nitro, estos son los pasos a seguir.

  • Acceda a su correo electrónico. Cuando alguien utiliza Nitro para enviarle un archivo PDF, puede añadir fácilmente su nombre y dirección de correo electrónico al documento. Esto envía automáticamente una invitación. El asunto tendrá este aspecto: "Fulano de Tal ha solicitado su firma." Haga clic para abrir el correo electrónico. Dentro de ese correo electrónico, obtendrá la información básica, incluyendo quién solicita su firma. También verá el siguiente enlace:
  • Haga clic en "Firmar el documento". Esto le llevará al enlace donde podrá hacer el resto. Recuerde: ¡no necesita una cuenta Nitro para hacerlo! Si utiliza Nitro y envía archivos PDF, puede estar tranquilo sabiendo que cualquier persona con una dirección de correo electrónico y una conexión de escritorio puede firmarlo.
  • Si hay Autorización de dos factores habilitada, su siguiente paso será introducirla. Tendrá que proporcionarlo directamente la persona que creó el PDF. Sin embargo, esto es estrictamente opcional. Es una capa adicional de seguridad para cualquiera que tenga un PDF que desee mantener especialmente confidencial.
  • Una vez que haya hecho clic en Firmar el documento, podrá revisar el contrato. A partir de aquí, la persona que creó el PDF debería haber creado campos para que usted firme (y posiblemente feche) el contrato. 
  • Haga clic en los campos de firma/fecha para introducir su información específica. Está completamente basado en la web y no requiere ningún software o hardware adicional.
  • Pulse Enviar cuando esté conforme con su firma y la fecha.
  • ¡Eso es! Una vez que haya enviado el contrato, también recibirá un correo electrónico de confirmación con el contrato y toda la información pertinente para sus archivos.

Aunque no necesita una cuenta Nitro para firmar documentos como éstos en línea, puede suscribirse a una cuenta Nitro para mantener todos los contratos que firme a través de nosotros almacenados en una ubicación conveniente.

Cómo firmar electrónicamente un PDF en un Mac

La buena noticia es que, como Nitro está basado en la web, no hay demasiadas diferencias si utiliza un Mac. El proceso es esencialmente el mismo debido a esto, aunque puede haber algunas peculiaridades específicas de Mac que vale la pena revisar.

  • Haga clic aquí para obtener instrucciones específicas para Mac sobre cómo añadir una firma electrónica a un PDF.

Cómo firmar electrónicamente un PDF con un dispositivo Android

Al igual que en el caso de los Mac, puede firmar un PDF con un dispositivo Android simplemente siguiendo las instrucciones indicadas anteriormente.

  • Haga clic aquí para obtener instrucciones específicas para Android sobre cómo añadir una firma electrónica a un PDF.

Cómo iniciar su propia solicitud de firma electrónica

  • Inicie sesión en con una cuenta Nitro existente. Usted necesitará una cuenta para gestionar esto, ya que ahora es el originador. No obstante, puede utilizar nuestra opción Pruebe gratis si desea probar estas instrucciones sin comprometerse todavía con un servicio de pago.
  • Suba a su documento PDF. A continuación, seleccione en el panel principal. Tendrá que saber dónde está el PDF que desea firmar. Si lo desea, puede utilizar un escáner para cargar un documento que ya esté en papel pero no almacenado electrónicamente.
  • Haga clic en Solicitar firma. Aquí puede encontrarlo en la barra de herramientas:
  • A continuación verá una ventana que le permite introducir dos campos: nombre y dirección de correo electrónico. La clave aquí es que los destinatarios no necesitan Nitro para firmar, y pueden firmar tanto si están en un Mac como en un dispositivo Android.
  • El siguiente paso consiste en mostrar a los destinatarios dónde tienen que firmar. Una vez que haya introducido el nombre y la dirección del destinatario, observará que aparece un menú emergente, como puede ver en la imagen siguiente. Arrastre el campo Firma al área apropiada, seguido de Fecha
  • Pulse Continuar. Aquí también puede personalizar un mensaje de correo electrónico.
  • Haga clic en Solicitar firma.

A continuación, Nitro enviará automáticamente la solicitud a los correos electrónicos que haya añadido.

Sepa lo que firma

Nitro permite firmar PDF en un abrir y cerrar de ojos en casi cualquier dispositivo que se conecte a Internet. Lo anterior debería atestiguar ese hecho. Sin embargo, esto no significa que deba ignorar lo que está firmando. De hecho, siempre debe dedicar tiempo a revisar detenidamente un PDF para asegurarse de que dice lo que usted quiere que diga.

También debe saber qué es lo que está creando cuando añade su firma a un documento. Esto es lo que necesita saber.

  • La diferencia entre una "firma electrónica" y una "firma digital". Piense en su firma electrónica como la forma "Internet" de su firma en papel en la vida real. Puede estampar una firma electrónica en un contrato y hacer que ese contrato sea legalmente vinculante. Una "firma digital", por otro lado, es una clave diseñada para asegurar un documento, y puede que no sea con la que usted firme contratos. Puede encontrar más información sobre las diferencias entre firma electrónica y digital aquí.
  • Qué son las eIDA. No basta con firmar un documento. También necesita un lugar donde clasificar y organizar los contratos que ya tiene. Los eIDA, o sistemas electrónicos de información y análisis de datos, son lugares donde puede hacer precisamente eso. Necesita acceder a los eIDA para realizar un seguimiento adecuado de todo lo que se ha incluido en sus firmas, tanto si usted es el autor del documento como si es un mero firmante.
  • Las leyes ESIGN y UETA. La Ley E-SIGN, también conocida como Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional, fue la principal legislación estadounidense que, en 2000, ayudó a codificar la validez de las firmas electrónicas. Puede obtener más información sobre la Ley E-SIGN aquí, en nuestro sitio web. La Ley UETA es la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, que fue diseñada para crear normas uniformes para las firmas electrónicas y el almacenamiento de estos documentos digitales. 

Uso de aplicaciones móviles de firma electrónica (y precios)

Si firma muchos documentos, lo lógico es que desee la mayor comodidad posible a la hora de firmarlos. Por eso tanta gente se apunta a las aplicaciones móviles de firma electrónica. En cuanto reciba un contrato en su buzón de correo electrónico, puede dirigirse a la aplicación y empezar a firmar. Estas aplicaciones también pueden ayudarle a guardar documentos y buscar en ellos más tarde.

El proceso es cómodo porque automatiza su presentación. Ya no tendrá que preocuparse de qué contrato va dónde. Con el almacenamiento en la nube, puede tener la confianza de que sus contratos están ahí, listos para su consulta, y aún en su calidad original.

¿Merece la pena pagar por una aplicación como ésta? ¿Y qué puede hacer realmente una aplicación así para facilitarle la vida?

Para responder a eso, veamos algunas de las características que puede encontrar en Nitro Sign .

Prestaciones

  • Crear contratos en PDF
  • Permitir que varios usuarios firmen cada documento / enviar contratos a varias partes
  • Mantenga un registro de auditoría para ver quién ha firmado cada documento
  • Cree su propio orden de firma personalizado para determinar quién firma qué y cuándo
  • Herramientas rápidas PDF para editar sus propios PDF y crear una presentación profesional para cada contrato

Estructura de precios

  • $9.99 /mes/usuario (USD) para Nitro Sign Essentials: incluye todas las funciones enumeradas anteriormente.
  • $19.99/mes/usuario (USD) para Nitro Sign Advanced, que añade las siguientes funciones: análisis, plantillas de equipo para crear nuevos contratos, recordatorios y notificaciones nudge para las personas que aún no han firmado, y marca personalizada para mejorar un aspecto profesional.
  • $29.99/mes/usuario (USD) para Nitro Sign Enterprise, que incluye todo lo anterior y añade las siguientes funciones: firma masiva, integraciones con Microsoft Word y SharePoint, y autenticación de dos factores para una mayor seguridad.

¿La buena noticia de todo esto? No tiene por qué hacerlo bien a la primera. Si se suscribe a una prueba gratuita de Nitro , podrá probarlo todo antes de enviar su primer contrato para la firma.

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