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Cómo usar las firmas electrónicas

Cómo firmar electrónicamente un PDF en cualquier plataforma o dispositivo

Firmar un PDF en línea es más fácil que nunca gracias a Nitro Sign. Lo guiaremos a través del proceso y le proporcionaremos las herramientas que necesita para el trabajo.

Es una de las operaciones comerciales más importantes del mundo; aún parece confundirnos a muchos de nosotros. Estamos hablando de la firma electrónica. Pero antes de comenzar a imprimir los PDF y enviarlos por correo a otra persona, demostrando que no eres tan experto en tecnología como te gustaría ser, pensamos en preparar una breve guía sobre cómo manejar las firmas electrónicas de una manera. que hace que sus firmas sean más fáciles de manejar.

Esta guía no será como las demás. Pretendemos que sea un "centro" para cualquier persona que necesite saber cómo firmar un PDFs sin importar qué plataforma o dispositivo esté usando. Y aunque le proporcionaremos algunas instrucciones específicas que puede usar, también le mostraremos los enlaces para obtener instrucciones más específicas en otros lugares.

¿Línea de fondo? Si necesita saber cómo firmar electrónicamente un PDF y se encuentra absolutamente perdido, ha venido al lugar correcto. Considera este tu mapa. Su destino: hacer que las firmas electrónicas en archivos PDF sean pan comido en el futuro.

Cómo firmar electrónicamente un PDF en el escritorio

Comenzaremos con las firmas electrónicas de escritorio básicas. Si usa Nitro, puede usar una aplicación completamente basada en la web para adjuntar su firma a un PDF. De hecho, es tan fácil que ni siquiera tiene que editar el PDF directamente; simplemente puede iniciar sesión, agregar su firma y enviarla para su aprobación.

Aun así, no está de más tener a alguien que lo guíe a través del proceso. Suponiendo que alguien le envió un PDFs para iniciar sesión a través de Nitro, estos son los pasos.

  • Accede a tu correo electrónico. Cuando alguien usa Nitro para enviarte un archivo PDFs, puedes agregar fácilmente su nombre y dirección de correo electrónico al documento. Esto envía automáticamente una invitación. La línea de asunto se verá así: "Fulano de tal solicitud ha solicitado su firma". Haz clic para abrir el correo electrónico. Dentro de ese correo electrónico, obtendrás la información Basic, incluido quién solicita su firma. También verás el siguiente enlace:
  • Haga clic en "Firmar documento". Esto te llevará al enlace donde puede hacer el resto. Recuerde: no necesita una cuenta de Nitro para que esto suceda! Si usa Nitro y envía PDFs, puede estar tranquilo sabiendo que cualquier persona con una dirección de correo electrónico y una conexión de escritorio puede firmarlo.
  • Si hay Autorización de dos factores habilitada, su próximo paso será ingresar eso. Esto tendrá que ser proporcionado directamente por la persona que creó el PDF. Sin embargo, esto es estrictamente opcional . Es una capa adicional de seguridad para cualquier persona con un PDF que desee mantener de manera especialmente confidencial.
  • Una vez que haya hecho clic en Firmar el documento, puede revisar el contrato. A partir de aquí, la persona que creó el PDF deberá haber creado campos para que usted firme (y posiblemente feche) el contrato. 
  • Haga clic en los campos de firma/fecha para ingresar su información específica. Esto está completamente basado en la web y no requiere ningún software o hardware adicional.
  • Haga clic en Enviar cuando esté satisfecho con su firma y fecha.
  • ¡Eso es todo! Una vez que haya enviado el contrato, también recibirá un correo electrónico de confirmación con el contrato y toda la información relevante para sus registros.

Aunque no necesita una cuenta de Nitro para firmar documentos como estos en línea, puede registrarse en una cuenta de Nitro para mantener todos los contratos que firme a través de nosotros almacenados en una ubicación conveniente.

Cómo firmar electrónicamente un PDF en una Mac

La buena noticia es que debido a que Nitro está basado en la web, no hay demasiadas diferencias si usa una Mac. El proceso es esencialmente el mismo debido a esto, aunque puede haber algunas peculiaridades específicas de Mac que vale la pena analizar.

  • Haga clic aquí para obtener instrucciones específicas para Mac sobre cómo agregar una firma electrónica a un PDFs.

Cómo firmar electrónicamente un PDF con un dispositivo Android

Como fue el caso con las Mac, puede firmar un PDF con un dispositivo Android simplemente siguiendo las instrucciones enumeradas anteriormente.

  • Haga clic aquí para obtener instrucciones específicas de Android sobre cómo agregar una firma electrónica a un PDFs.

Cómo iniciar su propia solicitud de firma electrónica

  • Inicie sesión en una cuenta Nitro existente. Necesitará una cuenta para manejar esto, ya que ahora es el creador. Sin embargo, puede usar nuestra opción Probar gratis si desea probar estas instrucciones sin comprometerse con un servicio pago todavía.
  • Cargue su documento PDFs. Selecciónelo desde el tablero principal a continuación. Deberá saber dónde está el PDFs que desea firmar. Si lo desea, puede usar un escáner para cargar un documento que ya está en papel pero que no está almacenado electrónicamente.
  • Haga clic en Solicitar firma. Aquí es donde puede encontrarlo en la barra de herramientas:
  • A continuación, verá una ventana que le permite ingresar dos campos:nombre y dirección de correo electrónico. La clave aquí es que los destinatarios no necesitan Nitro para firmar, y pueden firmar ya sea que estén en un dispositivo Mac o Android.
  • El siguiente paso es mostrar a los destinatarios dónde deben firmar. Una vez que haya ingresado el nombre y la dirección del destinatario, verá un menú emergente, como puede ver en la imagen a continuación. Arrastre el campo Firma al área correspondiente, seguido de Fecha
  • Haga clic en Continuar. Aquí también puede personalizar un mensaje de correo electrónico.
  • Haga clic en Solicitar firma .

Nitro enviará automáticamente la solicitud a los correos electrónicos que haya agregado.

Sepa lo que está firmando

Nitro hace que sea fácil firmar archivos PDF en casi cualquier dispositivo que se conecte a Internet. Lo anterior debería dar testimonio de ese hecho. Sin embargo, eso no significa que deba ignorar lo que está firmando. De hecho, siempre debe tomarse el tiempo para revisar cuidadosamente un PDF para asegurarse de que dice lo que quiere que diga.

También debe saber qué es lo que está creando cuando agrega su firma a un documento. Esto es lo que necesita saber.

  • La diferencia entre una “firma electrónica" y una “firma digital". Piense en su firma electrónica como la forma de “Internet" de su firma en papel de la vida real. Puede colocar una firma electrónica en un contrato y hacer que ese contrato sea legalmente vinculante. Una “firma digital", por otro lado, es una clave diseñada para asegurar un documento, y puede que no sea con lo que firma contratos. Puede encontrar más información sobre las diferencias entre firma electrónica y digital aquí."
  • Qué son los eIDA . No basta con firmar un documento. También necesita un lugar para clasificar y organizar los contratos que ya tiene. Los eIDA, o sistemas electrónicos de información y análisis de datos, son lugares donde puede hacer precisamente eso. Necesita acceso a eIDA para realizar un seguimiento adecuado de todo lo que se incluye en sus firmas, ya sea que sea el autor del documento o simplemente un firmante.
  • Las leyes ESIGN y UETA. La Ley E-SIGN, también conocida como la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional, fue la principal legislación de EE. UU. que en 2000 ayudó a codificar la validez de las firmas electrónicas. Puede obtener más información sobre la Ley E-SIGN aquí en nuestro sitio web. La Ley UETA es la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, que fue diseñada para crear estándares uniformes para las firmas electrónicas y el almacenamiento de estos documentos digitales. 

Uso de aplicaciones de firma electrónica móvil (y precios)

Si firma muchos documentos, solo se deduce que desea la mayor comodidad posible al firmarlos. Es por eso que tanta gente se registra en las aplicaciones de firma electrónica móvil. Tan pronto como reciba un contrato en su bandeja de entrada de correo electrónico, puede ir a la aplicación y comenzar a firmar. Estas aplicaciones también pueden ayudarlo a guardar documentos y buscarlos más tarde.

El proceso es conveniente porque automatiza su archivo. Ya no tiene que preocuparse por qué contrato va a dónde. Con el almacenamiento en la nube, puede estar seguro de que sus contratos están disponibles, listos para su referencia y aún en su calidad original.

¿Vale la pena el precio de tener una aplicación como esta? ¿Y qué puede hacer realmente una aplicación como esa para facilitarle la vida?

Para responder a eso, veamos algunas de las funciones que puede encontrar con Nitro Sign.

Prestaciones

  • Crear PDFs contratos
  • Permita que múltiples usuarios firmen cada documento / envíen contratos a múltiples partes
  • Mantenga un registro de auditoría para ver quién ha firmado cada documento
  • Cree su propio orden de firma personalizado para determinar quién firma qué y cuándo
  • Herramientas rápidas de PDF para editar sus propios PDF y crear una presentación profesional para cada contrato

Estructura de precios

  • 9.99 $/mes/usuarios (USD) de Nitro Sign Essentials: incluye todas las funciones indicadas anteriormente.
  • $ 19 . 99 /mes/usuario (USD) para Nitro Sign Advanced, que agrega las siguientes características: análisis, plantillas de equipo para crear nuevos contratos, recordatorios y notificaciones para personas que aún no han firmado, y marca personalizada para mejorar un profesional apariencia
  • $ 29 . 99 /mes/usuario (USD) para Nitro Sign Enterprise, que incluye todo lo anterior y agrega las siguientes funciones: firma masiva, integraciones con Microsoft Word y SharePoint, y autenticación de dos factores para mayor seguridad

¿La buena noticia con todo esto? No tienes que hacerlo bien la primera vez. Si se registra para una prueba gratuita de Nitro, puede probar todo antes de enviar su primer contrato para firmar.

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