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Cómo usar las firmas electrónicas

¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes?

Si bien las firmas electrónicas, o eSignatures, han existido por un tiempo, su uso se ha vuelto cada vez más común (y necesario) con la continua pandemia de COVID- 19 , ya que las empresas intentan realizar la mayor cantidad de negocios posible sin interacciones en persona. De hecho, en 2020 , el mercado global de firmas electrónicas alcanzó $ 2 . 8 mil millones y continúa expandiéndose.

Si desea comenzar a ofrecer firmas electrónicas para los contratos y acuerdos de su organización o hacer posible la incorporación virtual de empleados , es probable que se pregunte si las firmas electrónicas son legalmente vinculantes.

De hecho son. Y en la mayoría de los países industrializados, las firmas electrónicas establecen un contrato legalmente vinculante y exigible. También brindan mayor seguridad que las firmas en papel, que son más fáciles de falsificar. eSigning no solo es conveniente y simple de implementar, sino que también puede ayudar a reducir los errores de contratos y acuerdos y ahorrar a su organización los recursos (tanto en papel como en personas) que normalmente se emplean en el procesamiento de documentos en papel.

¿Aún no se siente seguro acerca de las firmas electrónicas y si son o no adecuadas para su organización? No es para preocuparse. Tenemos todas las respuestas sobre los aspectos prácticos de la firma electrónica, así como información sobre lo que hace que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes.

Historia de las firmas electrónicas

Las primeras firmas electrónicas se desarrollaron en 1977, pero no hubo un software ampliamente comercializado que las empresas pudieran utilizar para crearlas y aceptarlas hasta finales de la década 1980 con Lotus Notes 1. 0. Para 1999, los desarrolladores habían creado la tecnología que permitía incorporar firmas digitales en PDFs documentos.

Luego, un año más tarde, en 2020, las firmas electrónicas obtuvieron el estatus de legalmente vinculantes en los Estados Unidos con la aprobación de la Ley de firmas electrónicas. La Ley de firma electrónica estableció un estándar nacional uniforme para las transacciones electrónicas, incluida la eSigning y la generación de contratos y registros electrónicos. La ley brindó a las personas y empresas la certeza de que los documentos electrónicos y las firmas electrónicas serían legalmente vinculantes cuando dichos documentos y firmas cumplan con los estándares de la Ley de firmas electrónicas. Esto significa que los contratos electrónicos se volvieron equivalentes a los de papel.

Hoy en día, las firmas electrónicas se mantienen como la forma más segura y confiable de firmar documentos. A diferencia de las firmas digitales de hace 40 años, la tecnología moderna de firma electrónica es fácil de usar y no requiere más que una conexión a Internet y un software de firma electrónica fácilmente disponible.

Estado actual de las firmas electrónicas

Con la aprobación de la Ley de firmas electrónicas y leyes y estándares comparables en muchos otros países, ningún individuo o empresa puede negar la legalidad o aplicabilidad de un contrato u otro acuerdo porque fue firmado electrónicamente. En los Estados Unidos, si una ley estatal o federal exige un registro escrito, entonces un registro electrónico cumplirá con esa ley. Lo mismo ocurre con las firmas. Las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal que las firmas húmedas.

¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes?

Al contrario de lo que podría pensar, las firmas electrónicas tienen más fuerza como firmas legalmente vinculantes que las firmas húmedas cuando se proporcionan a través de un servicio que ofrece autenticación multifactor, seguridad y un mapa de auditoría. De hecho, las firmas electrónicas se utilizan habitualmente como prueba admisible en los tribunales.

Sin embargo, es importante verificar las leyes de su país, estado y localidad, ya que, a menudo, las firmas electrónicas deben cumplir con requisitos legales adicionales para que se puedan hacer cumplir.

¿Qué hace que una firma electrónica sea legal?

Para que una firma electrónica sea jurídicamente vinculante, debe cumplir varios requisitos:

  • Debe ser único para la persona que firma el documento.
  • Debe generarse utilizando una tecnología o proceso que esté bajo el control exclusivo de la persona que está firmando electrónicamente.
  • La tecnología de firma electrónica debe tener la capacidad de identificar a la persona que realiza la firma electrónica.
  • La firma electrónica debe poder vincularse al documento que se está firmando electrónicamente de una manera que garantice que el documento no puede cambiarse y no ha cambiado desde que se adjuntó la firma electrónica.

¿Qué documentos se pueden firmar electrónicamente?

Si bien las firmas electrónicas son ampliamente aceptadas y exigibles en los países industrializados para realizar transacciones personales y comerciales, es posible que se pregunte qué tipo de documentos legales puede firmar electrónicamente. Hay bastantes, incluyendo los siguientes:

  • Transcripciones de deposición
  • alegatos
  • mociones
  • Declaraciones juradas
  • Acuerdos de liquidación
  • Documentos de cierre
  • Revelaciones
  • Acuerdos de confidencialidad
  • Documentos de transacciones de bienes inmuebles
  • Acuerdos de financiación

Sin embargo, siempre asegúrese de consultar las reglas de su tribunal local sobre la permisibilidad de los documentos firmados electrónicamente.

¿Qué documentos no se pueden firmar electrónicamente?

Sin embargo, las firmas electrónicas no son exigibles para todos los documentos legales, ya que algunos no están cubiertos por la Ley de firmas electrónicas u otros requisitos específicos de la nación. Busque asesoría legal antes de confiar en la exigibilidad de las firmas electrónicas en los siguientes documentos:

  • Testamentos y otros documentos patrimoniales
  • documentos de derecho de familia
  • Órdenes judiciales 
  • Avisos de ejecución hipotecaria
  • Avisos de terminación de servicios públicos y seguros médicos o de vida
  • Avisos de retirada de salud y seguridad

¿Las firmas electrónicas son válidas en todos los estados de EE. UU.?

Bajo la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) , las firmas electrónicas obtuvieron reconocimiento oficial en todo Estados Unidos como legalmente vinculantes y exigibles. Todos los estados de EE. UU., excepto Illinois, han adoptado UETA, al igual que el Distrito de Columbia y los territorios de EE. UU. de Puerto Rico y las Islas Vírgenes. Illinois tiene sus propias leyes de firma electrónica, pero en su mayoría reflejan las de la UETA.

Por lo tanto, puede estar seguro de que las firmas electrónicas tienen el mismo estatus legal que las firmas manuscritas (o húmedas).

¿Las firmas electrónicas son válidas en el Reino Unido?

Las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal que las firmas manuscritas tradicionales en el Reino Unido e Irlanda, según los términos del Reglamento de identificación electrónica y servicios de confianza (eIDAS).

¿Las firmas electrónicas son válidas en Australia?

Las firmas electrónicas también están legalmente reconocidas en Australia según las disposiciones de la Ley de Transacciones Electrónicas de 1999 y sus regulaciones afiliadas, las Regulaciones de Transacciones Electrónicas 2020 . Las firmas se pueden hacer cumplir tanto a nivel federal como estatal y territorial.

¿Las firmas electrónicas son válidas en Canadá?

Los gobiernos federal y provinciales de Canadá también reconocen las firmas electrónicas como legalmente vinculantes, aunque hay algunos documentos (como es el caso en la mayoría de las naciones industrializadas) donde las firmas húmedas aún son necesarias. Esos incluyen testamentos y transferencias de tierras. Para obtener una guía más específica, puede consultar la Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos de Canadá (PIPEDA).

¿Cómo es Nitro compatible, legal y seguro?

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  • Verificación de identidades de firmantes con múltiples formas de autenticación
  • Confirmación de la intención del firmante de firmar electrónicamente
  • Vinculación de firmas a firmantes y documentos
  • Mantenimiento de un registro de auditoría para todas las actividades de documentos y firmas
  • Protección de documentos a través de sellos de seguridad que utilizan una combinación de procesos de sistemas seguros y PKI
  • Inicio de sesión único y autenticación de dos factores

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