Mit einer Vielzahl von Geschäftsvorteilen wie gesteigerter Effizienz, Kosteneinsparungen und stärkerer Sicherheit und Compliance ist es leicht zu erkennen, warum elektronische Signaturen für viele Unternehmen eine wichtige Rolle auf dem Weg der Transformation spielen.
Aber wussten Sie, dass es verschiedene Arten von elektronischen Signaturen gibt? Drei, um genau zu sein – jede mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Anwendungsfällen. Wenn Sie sich mit jeder Methode vertraut machen, können Sie für die Zukunft planen und sicherstellen, dass Sie in die sicherste und konformste eSignatur-Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen investieren.
Hier ist ein einfacher Leitfaden mit den wichtigsten Fakten zu den verschiedenen Arten von eSignaturen.
Auswahl der besten elektronischen Signatur-Methoden für Ihr Unternehmen
Die Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) der Europäischen Union definiert die rechtliche Struktur für elektronische Identifizierung, Signaturen, Siegel und Dokumente in der gesamten EU.
Sie unterteilt eSignaturen je nach Grad der Sicherheit, den sie bieten, in drei Typen:
1. Einfache elektronische
Signaturen (SES)
Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Methode, die für viele alltägliche Signaturanforderungen geeignet ist. Es funktioniert, indem es einfach die Annahme oder Genehmigung durch den Unterzeichner nachweist. Dies kann ein gescanntes Bild einer Unterschrift, eine manuell auf einem Desktop-Bildschirm gezeichnete (und digital gespeicherte) Unterschrift oder ein Klick auf die Schaltfläche „Ich akzeptiere“ sein. Einfache elektronische Signaturen sind eine schnelle und effiziente Möglichkeit für Unternehmen, Angebotsschreiben zu versenden oder Geschäftsbedingungen anzufordern, die von Stakeholdern unterzeichnet werden sollen.
Obwohl es für jede Methode mehrere spezifische Anwendungsfälle gibt, sollten Sie sich im Voraus über die Vorschriften Ihres Landes informieren. Lesen Sie Abschnitt 4 unseres Ultimativen Leitfadens zu elektronischen Signaturen für weitere Einzelheiten zu länderspezifischen Gesetzen.
2. Erweiterte elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES)
Erweiterte elektronische Signaturen bieten mehr Sicherheit als einfache elektronische Signaturen. Sie erfordern ein höheres Maß an Verifizierung der Unterzeichner-ID und sind fälschungssicher, d. h. das Dokument kann nach der Unterzeichnung nicht mehr geändert werden. Die Signatur muss eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden sein und unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners erstellt werden.
Erweiterte elektronische Signaturen können zu einer nahtlosen Mitarbeitererfahrung beitragen. Da Remote- und Hybridarbeit weiter bestehen werden, können Organisationen Prozesse wie das Onboarding von Mitarbeitenden effizienter und bequemer gestalten.
3. Qualifizierte elektronische
Signaturen (QES)
Sicherheit und Authentizität sind wesentliche Aspekte bei der Auswahl einer eSignatur. Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet das höchste Maß an Sicherheit und gilt als gleichwertig mit der handschriftlichen Methode.
Es bindet die Identität des Unterzeichners an seine Signatur durch ein persönliches, qualifiziertes Zertifikat, das von einem Qualified Trust Service Provider (QTSP) ausgestellt wird. Dadurch ist sichergestellt, dass die Signatur nicht nur in dem EU-Land gültig ist, in dem sie vergeben wurde, sondern in jedem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union als gültige, rechtsverbindliche Signatur anerkannt wird. Anders als bei den anderen Signaturverfahren liegt die Beweislast bei der Partei, die die Signatur(en) anficht – nicht beim Initiator.
Qualifizierte elektronische Signaturen können dazu beitragen, hochwertige Transaktionen wie Kauf- und Leasingverträge zu sichern und zu rationalisieren.
Was ist der Unterschied zwischen elektronischen Signatur-Typen?
Die Hauptunterscheidungsmerkmale zwischen eSignatur-Methoden basieren auf vier Schlüsselelementen:
- Authentizität
- Identity
- Integrität
- Authentifizierung
Um Ihnen zu helfen, jedes dieser Elemente genauer zu verstehen, lassen Sie uns dies weiter aufschlüsseln:
Welche eSignatur-Methode benötigen Sie?
Die Wahl einer eSignatur-Methode, die Ihren Unternehmensanforderungen und Ihren globalen regulatorischen Anforderungen entspricht, ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sich diese drei Fragen, um die richtige Lösung zu finden:
1. Was brauchen Sie, um von einer eSignatur-Lösung zu profitieren?
Definieren Sie, was Sie mit elektronischen Signaturen erreichen möchten. Werden sich diese Ziele weiterentwickeln, während Sie auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation voranschreiten? Während Sie heute möglicherweise nur die grundlegenden Anforderungen erfüllen, benötigen Sie in Zukunft mit Ihrem Wachstum möglicherweise ein höheres Maß an Sicherheit und Compliance.
2. Wie werden Sie eSignatures in Ihren vorhandenen Workflows verwenden?
Es ist wichtig, die verschiedenen Anwendungsfälle für elektronische Signaturen in Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen. Möchten Sie alltägliche Aufgaben erledigen oder konzentrieren Sie sich auf komplexe Projekte mit hoher Priorität? Analysieren Sie Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe und ermitteln Sie, wo eSignaturen einen potenziellen Mehrwert schaffen könnten.
3. Was sind Ihre Compliance- und Sicherheitsanforderungen für elektronische Signaturen?
Werfen Sie einen genaueren Blick auf die Transaktionen, für die Sie eSigning verwenden werden, und die damit verbundenen Risiken. Wenn Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind, benötigen Sie ein Höchstmaß an Sicherheit. Gesetze und Verordnungen im Zusammenhang mit eSignaturen können außerdem je nach Region und Land unterschiedlich sein. Weitere Informationen zu Rechtmäßigkeit und Vollstreckbarkeit finden Sie in Abschnitt 3 unseres eBooks zur elektronischen Signatur.
Sobald Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Methode bestimmt haben, wird der nächste Schritt, die Auswahl eines eSignatur-Anbieters, viel einfacher. Sehen Sie sich unsere Bewertungs-Checkliste an, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Sehen Sie, wie eSignaturen Geschäftsergebnisse verbessern können
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