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Die 3 Arten von elektronischen Signaturen: Welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?

3 Arten von eSignaturen. png

Erfahren Sie, wie Sie die richtige eSignatur-Methode auswählen, wenn sich Ihr Unternehmen und Ihre Technologie weiterentwickeln.

Mit einer Vielzahl von Geschäftsvorteilen wie höherer Effizienz, Kosteneinsparungen und besserer Sicherheit und Compliance ist es einfach zu erkennen, warum elektronische Signaturen oder eSignaturen eine wichtige Rolle bei der Transformation spielen.

Aber wussten Sie, dass es verschiedene Arten von elektronischen Signaturen gibt? Drei, um genau zu sein, mit jeweils unterschiedlichen Fähigkeiten und Anwendungsfällen. Wenn Sie sich mit den einzelnen Methode vertraut machen, können Sie für die Zukunft planen und sicherstellen, dass Sie in die sicherste und stets konforme eSignatur-Lösung für Ihre Unternehmensanforderungen investieren.

Hier ist ein einfacher Leitfaden mit den wichtigsten Fakten zu den verschiedenen Arten von eSignaturen.

Auswahl der besten elektronischen Signatur-Methoden für Ihr Unternehmen

Die Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) der Europäischen Union definiert die rechtliche Struktur für elektronische Identifizierung, Signaturen, Siegel und Dokumente in der gesamten EU.

Sie unterteilt eSignaturen je nach Grad der Sicherheit, den sie bieten, in drei Typen:

1. Einfache elektronische
Signaturen (SES)

Die einfache elektronische Signatur ist die grundlegendste Methode, die für viele alltägliche Anforderungen geeignet ist. Sie funktioniert, indem sie einfach die Annahme oder Genehmigung durch den Unterzeichner nachweist. Hierbei genügt beispielsweise ein gescanntes Bild einer Unterschrift, eine manuell auf einem Bildschirm gezeichnete (und digital gespeicherte) Unterschrift oder ein Klick auf eine Schaltfläche „Ich akzeptiere“. Einfache elektronische Signaturen sind ein schneller und effizienter Weg für Unternehmen, Angebotsschreiben zu senden oder die Unterzeichnung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen durch Stakeholder anzufordern.

Obwohl es für jede Methode mehrere spezifische Anwendungsfälle gibt, sollten Sie auch die Verordnungen Ihres Landes überprüfen. Lesen Sie Abschnitt 4 unseres ultimativen Leitfadens zu eSignaturen, um weitere Informationen zu landesspezifischen Gesetzen zu erhalten.

2. Erweiterte elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES)

Erweiterte elektronische Signaturen bieten mehr Sicherheit als einfache elektronische Signaturen. Sie erfordern ein höheres Maß an Verifizierung der Unterzeichner-ID und sind fälschungssicher, d. h. das Dokument kann nach der Unterzeichnung nicht mehr geändert werden. Die Signatur muss eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden sein und unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners erstellt werden.

Erweiterte elektronische Signaturen können zu einer nahtlosen Mitarbeitererfahrung beitragen. Da Remote- und Hybridarbeit weiter bestehen werden, können Organisationen Prozesse wie das Onboarding von Mitarbeitenden effizienter und bequemer gestalten.

3. Qualifizierte elektronische
Signaturen (QES)

Sicherheit und Authentizität sind wesentliche Aspekte bei der Auswahl einer eSignatur. Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet das höchste Maß an Sicherheit und gilt als gleichwertig mit der handschriftlichen Methode.

Mithilfe eines persönlichen, qualifizierten Zertifikats, das von einem Qualified Trust Service Provider (QTSP) ausgestellt wurde, verbindet sie die Identität des Unterzeichners mit seiner Signatur. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unterschrift nicht nur in dem EU-Land gültig ist, in dem sie zugewiesen wurde, sondern auch in allen anderen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union als gültige, rechtsverbindliche Signatur anerkannt wird.

Im Gegensatz zu den anderen Signaturen liegt die Beweislast bei der Partei, die die Signatur(en) anficht, nicht beim Initiator.

Qualifizierte elektronische Signaturen können dazu beitragen, hochwertige Transaktionen wie Kauf- und Leasingverträge zu sichern und zu rationalisieren.

Was ist der Unterschied zwischen elektronischen Signatur-Typen?

Die Hauptunterscheidungsmerkmale zwischen eSignatur-Methoden basieren auf vier Schlüsselelementen:

  • Authentizität
  • Identity
  • Integrität
  • Authentifizierung

Um Ihnen zu helfen, jedes dieser Elemente genauer zu verstehen, lassen Sie uns dies weiter aufschlüsseln:

Eine Übersicht über einfache, erweiterte und qualifizierte elektronische Signaturen.

Welche eSignatur-Methode benötigen Sie?

Die Wahl einer eSignatur-Methode, die Ihren Unternehmensanforderungen und Ihren globalen regulatorischen Anforderungen entspricht, ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sich diese drei Fragen, um die richtige Lösung zu finden:

1. Was brauchen Sie, um von einer eSignatur-Lösung zu profitieren?

Definieren Sie, was Sie mit der Verwendung elektronischer Signaturen erreichen möchten. Werden sich diese Ziele weiterentwickeln, wenn Sie auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation vorankommen? Auch wenn Sie heute vielleicht nur die grundlegenden Anforderungen haben, denken Sie daran, dass Sie in Zukunft mit zunehmendem Wachstum ein höheres Maß an Sicherheit und Compliance benötigen könnten.

2. Wie werden Sie eSignatures in Ihren vorhandenen Workflows verwenden?

Es ist wichtig, die verschiedenen Anwendungsfälle für elektronische Signaturen in Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen. Möchten Sie alltägliche Aufgaben erledigen oder konzentrieren Sie sich auf komplexe Projekte mit hoher Priorität? Analysieren Sie Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe und ermitteln Sie, wo eSignaturen einen potenziellen Mehrwert schaffen könnten.

3. Was sind Ihre Compliance- und Sicherheitsanforderungen für elektronische Signaturen?

Werfen Sie einen genaueren Blick auf die Transaktionen, für die Sie eSigning verwenden werden, und die damit verbundenen Risiken. Wenn Sie in einer stark regulierten Branche tätig sind, benötigen Sie ein Höchstmaß an Sicherheit. Gesetze und Verordnungen im Zusammenhang mit eSignaturen können außerdem je nach Region und Land unterschiedlich sein. Weitere Informationen zu Rechtmäßigkeit und Vollstreckbarkeit finden Sie in Abschnitt 3 unseres eBooks zur elektronischen Signatur.

Sobald Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Methode bestimmt haben, wird der nächste Schritt, die Auswahl eines eSignatur-Anbieters, viel einfacher. Sehen Sie sich unsere Bewertungs-Checkliste an, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Sehen Sie, wie eSignaturen Geschäftsergebnisse verbessern können

Ob Sie neue Mitarbeitende einstellen oder einen Immobilienvertrag unterzeichnen, Nitro kann Sie dabei unterstützen, eine eSignatur-Lösung auszuwählen, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Kontaktieren Sie uns, um Fragen zu stellen, über eine kostenlose Testversion für Ihr Unternehmen zu sprechen oder die elektronischen Signaturfunktionen von Nitro Sign mit einer persönlichen Demonstration in Aktion zu erleben.

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Nitro Sign wurde im 2022 GigaOm Radar Report für elektronische Signaturen als führend anerkannt. Erfahren Sie mehr über GigaOms Bewertung und Analyse der Top-Anbieter von eSignaturen in der Kategorie.