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Warum elektronische Signaturen in der Dokumentenökonomie schnell zu einer Notwendigkeit werden

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Die Vorteile, die Unternehmen aus der Einführung elektronischer Signaturen ziehen können, und die Zukunft dieser Produktivität Tool.

Als die Welt von Pandemie heimgesucht wurde und Häuser über Nacht in Office verwandelten, erkannten Unternehmen schnell, dass sich die Art und Weise ändern musste, wie die Dinge früher erledigt wurden, wenn sie weitermachen wollten. Da die Produktivität während COVID stabil blieb und in vielen Fällen sogar anstieg, wissen wir, dass Unternehmen viele ihrer papierbasierten Prozesse anpassen und digitalisieren konnten, um ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.

Diese Digitalisierung wurde zu einem großen Teil durch elektronische Signaturen ermöglicht. Wenn sie sie nicht bereits verwendeten, begannen Organisationen schnell, elektronische Signaturen zu ihren Toolkits hinzuzufügen, damit sie ihr Geschäft vorantreiben konnten. Wir haben festgestellt, dass die Nutzung von eSignaturen in 2021 gegenüber 2020 um 60 % gestiegen ist. Die Vorteile, die Unternehmen durch die Einführung elektronischer Signaturen erzielen können, liegen auf der Hand – mehr Effizienz, bessere Benutzererfahrungen, Compliance und Nachhaltigkeit sind nur einige wenige.

Effizienz erhöhen

Allzu oft werden Geschäftsprozesse schnell zu zeitraubenden Alpträumen voller lästiger Papierarbeit. Anstatt produktiv zu sein, wird Zeit verschwendet, um Unterschriften aufzuspüren und sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu erledigen. Die Einführung elektronischer Signaturen kann die Bearbeitungs- und Fertigstellungszeiten von Dokumenten verkürzen, sodass Benutzer in Sekunden unterschreiben und Transaktionen in Minuten abschließen können. Elektronische Dokumente können im Durchschnitt 80 % schneller fertiggestellt werden als Papierdokumente. Das bedeutet, dass Genehmigungen eingeholt, Verträge abgeschlossen und Geschäfte abgeschlossen werden können, einfacher und schneller als je zuvor und ohne Fehler.

Verbessern Sie die Benutzererfahrungen

Angesichts der Bedeutung der Erfahrung – 86 % der Käufer zahlen mehr für ein besseres Kundenerlebnis – können Unternehmen stark davon profitieren, wenn sie es den Kunden so einfach machen, mit ihnen Geschäfte zu machen. Elektronische Signaturen ermöglichen es, Dokumente überall und überall zu signieren. Sie können das Geschäft äußerst bequem gestalten, indem sie es Kunden ermöglichen, unterwegs jederzeit mit jedem Gerät, das sie zur Hand haben, zu unterschreiben, um in wenigen Augenblicken das zu erledigen, was sie tun müssen. Das ist die Art von Erfahrung, die Zufriedenheit, Kundenbindung und sogar Cross- und Up-Sale-Möglichkeiten verbessern kann .

Achten Sie auf die Einhaltung relevanter Vorschriften

In den letzten Jahren haben die meisten Länder weltweit Gesetze und Vorschriften verabschiedet, die die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen anerkennen und sie als rechtsverbindlich erachten. Dies bedeutet, dass sie wie jedes andere unterzeichnete Papierdokument vor jedem Gericht bestehen können. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die elektronische Signaturlösung allen relevanten Vorschriften entspricht und die Sicherheits- und Authentizitätsstandards einhält, die ihre Verwendung leiten, damit sie verwendet werden kann, um eine beliebige Anzahl von Anwendungsfällen zu rationalisieren und zu vereinfachen – Vertrieb, Finanzen, Personalwesen, Betrieb, Beschaffung und Recht.

Nachhaltigkeit positiv beeinflussen

Elektronische Signaturen können einen großen positiven Einfluss auf unsere Umwelt haben. Zusätzlich zu den offensichtlichen Vorteilen des Ersetzens von Papierprozessen durch digitale – Reduzierung von Papier-, Toner- und Versandverbrauch und -kosten – kann die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu signieren, auch die Notwendigkeit von Reisen minimieren (und manchmal ganz eliminieren). Darüber hinaus kann es einen späteren Wert haben, indem es den Bedarf an physischer Archivierung und den damit verbundenen Verbrauch (Papier und Immobilien) reduziert, ganz zu schweigen von dem zusätzlichen Vorteil, Dokumente jederzeit online verfügbar und zugänglich zu machen irgendwo.

Was kommt als nächstes?

Angesichts all dieser Vorteile ist es nicht verwunderlich, dass die Ausgaben für eSigning-Lösungen weltweit voraussichtlich mit einer CAGR von 26 steigen werden. 6 % im nächsten Jahrzehnt, 2021 - 2030 bis $ 12 , 721 . 4 Millionen. Tatsächlich wird erwartet, dass die IT-Budgets stetig steigen werden, um sicherzustellen, dass Unternehmen angesichts laufender Veränderungen flexibler und widerstandsfähiger sind. Tools wie elektronische Signaturen und PDF-Lösungen werden definitiv Teil der Mischung sein – fast die Hälfte der Arbeitnehmer gab an, dass sie mit einer dieser Lösungen etwas oder viel produktiver wären.

In Anbetracht dessen, was auf dem Spiel steht, ist es wichtig, die Lösung auszuwählen, die Ihrem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bringt.

Um zu sehen, wie man eine Lösung für elektronische Signaturen bewertet, lesen Sie „ The Ultimate Guide to Electronic Signatures “. Es informiert Sie über alles, was Sie über elektronische Signaturen wissen möchten, und gibt Ihnen eine Checkliste, mit der Sie sicherstellen können, dass die von Ihnen gewählte Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist.

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