Por qué la firma electrónica se está convirtiendo rápidamente en una necesidad en la economía documental

Cuando el mundo se vio afectado por una pandemia y los hogares se convirtieron en oficinas de la noche a la mañana, las organizaciones se dieron cuenta rápidamente de que la forma en que solían hacerse las cosas tendría que cambiar si querían seguir adelante. Dado que la productividad se mantuvo estable y, en muchos casos, incluso aumentó  durante el COVID , sabemos que las organizaciones fueron capaces de adaptar y digitalizar muchos de sus procesos basados en papel para ayudarles a mantener la continuidad de su negocio.

Esta digitalización fue posible en gran parte gracias a la firma electrónica. Si aún no las utilizaban, las organizaciones empezaron rápidamente a añadir la firma electrónica a sus herramientas para poder seguir adelante con su negocio.  El uso de la firma electrónica  aumentó  un 60 % en 2021 con respecto a 2020. Los beneficios que las organizaciones pueden obtener al adoptar la firma electrónica son claros: mayor eficiencia, mejores experiencias de usuario, cumplimiento y sostenibilidad son solo algunos.

Aumentar la eficiencia

Con demasiada frecuencia, los procesos empresariales pueden convertirse rápidamente en pesadillas que consumen mucho tiempo, llenas de tedioso papeleo. En lugar de ser productivos, se pierde tiempo buscando firmas y realizando tareas administrativas repetitivas. La introducción de la firma electrónica puede acelerar los tiempos de entrega y finalización de los documentos, permitiendo firmar en cuestión de segundos y completar las transacciones en cuestión de minutos. Por término medio, los documentos electrónicos pueden  completarse un 80% más rápido  que los documentos en papel. Esto significa que se pueden recibir aprobaciones, completar contratos y cerrar acuerdos más fácil y rápidamente que nunca, y sin errores.

Mejorar la experiencia del usuario

Dada la importancia de la experiencia -el 86% de los compradores pagaría más por una mejor experiencia del cliente-, las empresas pueden beneficiarse enormemente si facilitan al máximo a los clientes hacer negocios con ellas. Las firmas electrónicas permiten firmar documentos en cualquier lugar y en todas partes. Pueden hacer que los negocios sean extremadamente cómodos, permitiendo a los clientes firmar sobre la marcha, en cualquier momento, utilizando cualquier dispositivo que tengan a mano, para hacer lo que necesitan en cuestión de momentos. Ese es el tipo de experiencia que  puede mejorar la satisfacción, la retención e incluso las oportunidades de venta cruzada y ascendente .

Cumplir la normativa vigente

En los últimos años, la mayoría de los países del mundo han adoptado leyes y normativas que reconocen la legalidad de las firmas electrónicas y las consideran legalmente vinculantes. Esto significa que pueden presentarse ante cualquier tribunal como cualquier otro documento firmado en papel. La clave está en asegurarse de que la solución de firma electrónica cumple todas las normativas pertinentes, adhiriéndose a las normas de seguridad y autenticidad que guían su uso, de modo que pueda utilizarse para agilizar y simplificar cualquier número de casos de uso: ventas, finanzas, recursos humanos, operaciones, compras y legal.

Impacto positivo en la sostenibilidad

La firma electrónica puede tener un gran impacto positivo en el medio ambiente. Además de las ventajas obvias de sustituir los procesos en papel por otros digitales -reducir el uso y los costes de papel, tóner y envíos-, poder firmar documentos electrónicamente también puede minimizar (y a veces eliminar por completo) la necesidad de desplazarse. Además, puede tener un valor posterior al reducir la necesidad de archivo físico y todo el consumo que conlleva (papel y bienes inmuebles), por no mencionar la ventaja añadida de que los documentos estén disponibles en línea, en cualquier momento y accesibles desde cualquier lugar.

¿Y ahora qué?

Teniendo en cuenta todas estas ventajas, no es de extrañar  que se prevea que el gasto en soluciones de eSigning a nivel mundial  crezca  a una TCAC del 26,6% durante la próxima década, 2021-2030, hasta alcanzar los 12.721,4 millones de dólares. De hecho, se prevé un aumento constante de  los presupuestos de TI  para garantizar que las empresas sean más flexibles y resistentes ante los continuos cambios. Herramientas como la firma electrónica y las soluciones PDF formarán definitivamente parte de la mezcla:  casi la mitad de los trabajadores  afirmaron que serían algo o mucho más productivos con cualquiera de estas soluciones.

Teniendo en cuenta lo que está en juego, es importante elegir la solución que aporte el máximo valor a su empresa.

Para evaluar una solución de firma electrónica, consulte " The Ultimate Guide to Electronic Signatures ". En ella encontrará todo lo que necesita saber sobre la firma electrónica y una lista de comprobación que le ayudará a asegurarse de que la solución que elige es la adecuada para su empresa.