Perché le firme elettroniche stanno rapidamente diventando una necessità nell'economia dei documenti

Quando il mondo è stato colpito da una pandemia e le case si sono trasformate in uffici da un giorno all'altro, le organizzazioni si sono subito rese conto che il modo in cui le cose venivano fatte doveva cambiare per poter continuare a funzionare. Poiché la produttività è rimasta stabile, e in molti casi è addirittura aumentata  durante il COVID , sappiamo che le organizzazioni sono state in grado di adattarsi e digitalizzare molti dei loro processi cartacei per aiutarle a mantenere la continuità aziendale.

Questa digitalizzazione è stata resa possibile in gran parte dalle firme elettroniche. Se non le usavano già, le organizzazioni hanno rapidamente iniziato ad aggiungere le firme elettroniche ai loro strumenti, in modo da poter continuare a portare avanti la loro attività. L' utilizzo della firma elettronica è  aumentato  del 60% nel 2021 rispetto al 2020. I vantaggi che le organizzazioni possono trarre dall'adozione della firma elettronica sono evidenti: maggiore efficienza, migliore esperienza degli utenti, conformità e sostenibilità sono solo alcuni.

Aumentare l'efficienza

Troppo spesso i processi aziendali si trasformano in incubi che richiedono tempo, pieni di noiose scartoffie. Invece di essere produttivi, si spreca tempo a rintracciare le firme e a svolgere attività amministrative ripetitive. L'introduzione delle firme elettroniche può accelerare i tempi di consegna e completamento dei documenti, consentendo alle persone di firmare in pochi secondi e di completare le transazioni in pochi minuti. In media, i documenti elettronici possono essere  completati l'80% più velocemente  di quelli cartacei. Ciò significa che le approvazioni possono essere ricevute, i contratti completati e le transazioni chiuse in modo più semplice e veloce che mai, e senza errori.

Migliorare l'esperienza degli utenti

Data l'importanza dell'esperienza - l'86% degli acquirenti pagherà di più per una migliore esperienza del cliente - le aziende possono trarre grandi benefici rendendo più semplice per i clienti fare affari con loro. Le firme elettroniche consentono di firmare i documenti ovunque e dappertutto. Possono rendere gli affari estremamente convenienti, consentendo ai clienti di firmare in movimento, in qualsiasi momento, utilizzando qualsiasi dispositivo a portata di mano, per fare ciò che devono fare in pochi istanti. Questo è il tipo di esperienza che  può migliorare la soddisfazione, la fidelizzazione e persino le opportunità di vendita incrociata e in aumento .

Mantenere la conformità alle normative vigenti

Negli ultimi anni, la maggior parte dei Paesi del mondo ha adottato leggi e regolamenti che riconoscono la legalità delle firme elettroniche e le considerano giuridicamente vincolanti. Ciò significa che possono essere utilizzate in tribunale come qualsiasi altro documento cartaceo firmato. La chiave è assicurarsi che la soluzione di firma elettronica sia conforme a tutte le normative in materia, aderendo agli standard di sicurezza e autenticità che ne guidano l'uso, in modo da poterla utilizzare per snellire e semplificare qualsiasi caso d'uso: vendite, finanza, risorse umane, operazioni, acquisti e questioni legali.

Impatto positivo sulla sostenibilità

Le firme elettroniche possono avere un grande impatto positivo sull'ambiente. Oltre agli ovvi vantaggi derivanti dalla sostituzione dei processi cartacei con quelli digitali - riduzione dell'uso e dei costi di carta, toner e spedizione - la possibilità di firmare i documenti elettronicamente può anche ridurre al minimo (e talvolta eliminare del tutto) la necessità di viaggiare. Inoltre, può avere un valore aggiunto nel ridurre la necessità di archiviazione fisica e tutti i consumi che ne derivano (carta e immobili), per non parlare del vantaggio aggiuntivo di rendere i documenti disponibili online, in qualsiasi momento e accessibili da qualsiasi luogo.

Che cosa succederà?

Alla luce di tutti questi vantaggi, non sorprende che la spesa per le soluzioni di eSigning a livello globale sia  destinata a crescere  a un tasso CAGR del 26,6% nel prossimo decennio, 2021-2030, fino a raggiungere 12.721,4 milioni di dollari. In effetti, si prevede un  aumento  costante  dei budget IT  per garantire alle aziende una maggiore flessibilità e resilienza di fronte ai continui cambiamenti. Strumenti come le firme elettroniche e le soluzioni PDF faranno sicuramente parte del mix:  quasi la metà dei lavoratori  ha dichiarato che sarebbe un po' o molto più produttiva con una di queste soluzioni.

Data la posta in gioco, è importante scegliere la soluzione in grado di fornire il massimo valore alla vostra azienda.

Per valutare una soluzione di firma elettronica, consultate " The Ultimate Guide to Electronic Signatures ". Vi dirà tutto quello che volete sapere sulle firme elettroniche e vi fornirà una lista di controllo per assicurarvi che la soluzione scelta sia quella giusta per la vostra azienda.