Warum elektronische Signaturen in der Dokumentenwirtschaft schnell zu einer Notwendigkeit werden

Als die Welt von einer Pandemie heimgesucht wurde und sich die Wohnungen über Nacht in Büros verwandelten, wurde den Unternehmen schnell klar, dass sie ihre bisherige Arbeitsweise ändern mussten, wenn sie weiterarbeiten wollten. Da die Produktivität  während COVID stabil blieb und in vielen Fällen sogar stieg , wissen wir, dass die Unternehmen in der Lage waren, viele ihrer papierbasierten Prozesse anzupassen und zu digitalisieren, um ihre Geschäftskontinuität zu wahren.

Diese Digitalisierung wurde zu einem großen Teil durch elektronische Signaturen ermöglicht. Wenn sie diese nicht bereits nutzten, begannen die Unternehmen schnell damit, elektronische Signaturen zu ihren Werkzeugen hinzuzufügen, damit sie ihre Geschäfte weiterführen konnten.  Die Nutzung von eSigning  stieg  2021 um 60 % gegenüber 2020. Die Vorteile, die Unternehmen durch die Einführung elektronischer Signaturen erzielen können, liegen auf der Hand: höhere Effizienz, bessere Benutzerfreundlichkeit, Compliance und Nachhaltigkeit sind nur einige davon.

Höhere Effizienz

Allzu oft können Geschäftsprozesse schnell zu zeitraubenden Alpträumen voller lästigem Papierkram werden. Anstatt produktiv zu sein, wird Zeit mit dem Aufspüren von Unterschriften und mit sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben verschwendet. Die Einführung elektronischer Signaturen kann die Durchlauf- und Ausfüllzeiten für Dokumente verkürzen, so dass Mitarbeiter in Sekundenschnelle unterschreiben und Transaktionen innerhalb von Minuten abschließen können. Im Durchschnitt können elektronische Dokumente  80 % schneller  als Papierdokumente bearbeitet werden. Das bedeutet, dass Genehmigungen einfacher und schneller als je zuvor und ohne Fehler erteilt, Verträge abgeschlossen und Geschäfte getätigt werden können.

Verbessern Sie das Benutzererlebnis

In Anbetracht der Bedeutung von Kundenerfahrungen - 86 % der Käufer sind bereit, für eine bessere Kundenerfahrung mehr zu bezahlen - können Unternehmen stark davon profitieren, wenn sie es ihren Kunden so einfach wie möglich machen, mit ihnen Geschäfte zu machen. Elektronische Signaturen ermöglichen es, Dokumente überall und jederzeit zu unterschreiben. Sie können die Geschäftsabwicklung extrem vereinfachen, indem sie den Kunden die Möglichkeit geben, unterwegs, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät, das sie gerade zur Hand haben, zu unterschreiben, um das, was sie tun müssen, in wenigen Augenblicken zu erledigen. Das ist die Art von Erfahrung, die  die Zufriedenheit, die Kundenbindung und sogar Cross- und Up-Sale-Möglichkeiten verbessern kann .

Einhaltung der einschlägigen Vorschriften

In den letzten Jahren haben die meisten Länder weltweit Gesetze und Vorschriften erlassen, die die Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen anerkennen und sie als rechtsverbindlich einstufen. Das bedeutet, dass sie vor Gericht genauso Bestand haben wie jedes andere unterzeichnete Papierdokument. Entscheidend ist, dass die Lösung für elektronische Signaturen den einschlägigen Vorschriften entspricht und die für ihre Verwendung geltenden Sicherheits- und Authentizitätsstandards einhält, so dass sie zur Rationalisierung und Vereinfachung einer Vielzahl von Anwendungsfällen eingesetzt werden kann - in den Bereichen Vertrieb, Finanzen, Personalwesen, Betrieb, Beschaffung und Recht.

Positiver Einfluss auf die Nachhaltigkeit

Elektronische Signaturen können einen großen positiven Einfluss auf unsere Umwelt haben. Neben den offensichtlichen Vorteilen, die sich aus der Ersetzung von Papierprozessen durch digitale Prozesse ergeben - Verringerung des Papier-, Toner- und Versandverbrauchs und der damit verbundenen Kosten - kann die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, auch die Notwendigkeit von Reisen minimieren (und manchmal sogar ganz eliminieren). Darüber hinaus kann die elektronische Unterzeichnung den Bedarf an physischer Archivierung und den damit verbundenen Verbrauch (Papier und Immobilien) verringern, ganz zu schweigen von dem zusätzlichen Vorteil, dass Dokumente jederzeit und von überall aus online verfügbar sind.

Wie geht es weiter?

In Anbetracht all dieser Vorteile ist es keine Überraschung, dass die Ausgaben für eSigning-Lösungen in den nächsten zehn Jahren (2021-2030) weltweit mit einer CAGR von 26,6 % auf 12.721,4 Mio. $  steigen werden . Es wird erwartet, dass  die IT-Budgets  stetig steigen werden, um sicherzustellen, dass die Unternehmen angesichts des ständigen Wandels flexibler und widerstandsfähiger sind. Tools wie elektronische Signaturen und PDF-Lösungen werden auf jeden Fall dazugehören -  fast die Hälfte der Arbeitnehmer  gab an, dass sie mit einer dieser Lösungen etwas oder viel produktiver wären.

In Anbetracht dessen, was auf dem Spiel steht, ist es wichtig, die Lösung zu wählen, die Ihrem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bringt.

Um eine Lösung für elektronische Signaturen zu evaluieren, sollten Sie sich " The Ultimate Guide to Electronic Signatures " ansehen. Darin erfahren Sie alles, was Sie über elektronische Signaturen wissen möchten, und erhalten eine Checkliste, mit der Sie sicherstellen können, dass die von Ihnen gewählte Lösung die richtige für Ihr Unternehmen ist.