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Sicherheitsüberlegungen, die Sie bei der Auswahl einer Lösung für elektronische Signaturen berücksichtigen sollten

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Machen Sie sich mit den verschiedenen Sicherheitsoptionen vertraut, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie bewerten, ob eine Lösung für elektronische Signaturen Ihre regulatorischen und geschäftlichen Anforderungen erfüllen kann.

Wir haben darüber gesprochen, wie die schnelle Einführung elektronischer Signaturen es Unternehmen nicht nur ermöglicht, ihr Geschäft in der heutigen digitalen Wirtschaft am Laufen zu halten, sondern auch Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Erfahrung, Compliance und Nachhaltigkeit vorantreibt. Um all diese Vorteile nutzen zu können, müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass die von ihnen gewählte Lösung für elektronische Signaturen dem Labyrinth von Regeln und Vorschriften entspricht, die ihr Geschäft leiten.

Das Letzte, was eine Organisation tun möchte, ist die Komplexität zu erhöhen. Sie möchten nicht eine Lösung bereitstellen müssen, die die Anforderungen ihrer Rechtsabteilung erfüllt, eine andere für die Personalabteilung und noch eine weitere für die Technik. Und doch stellen viele Organisationen fest, dass sie genau das getan haben, wenn sie sich ihre Umgebung ansehen. Eine kürzlich von Deloitte durchgeführte Studie ergab , dass Arbeitnehmer 10 Mal pro Stunde zwischen verschiedenen Arbeitsplatz-Apps hin- und herwechseln, was zu 32 Tagen pro Jahr verlorener Produktivität am Arbeitsplatz führt.

Jetzt ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und Ihr Tool zu bewerten, um zu sehen, ob es eine Möglichkeit gibt, die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen zu konsolidieren und zu optimieren. Ich habe mir vermuten, dass – 95 % der Mitarbeiter im Bericht von Produktivitätsberichten angegeben haben, dass es für Verbesserungen im Umgang mit Dokumenten in ihren Unternehmen gibt. Worauf müssen Sie bei elektronischen Signaturen achten? Kurz gesagt, Sicherheit.

Warum Sicherheit so wichtig ist

Da hybride Arbeit immer mehr an Fahrt gewinnt und Unternehmen mehr von ihrem Geschäft in die Cloud verlagern, brauchen sie die Gewissheit, dass sie sich auf die Privatsphäre und Integrität all ihrer Workflows verlassen können. Außerdem müssen sie ihre Daten und Betriebsabläufe vor immer raffinierteren (und häufigeren) Cyberangriffen schützen – allein die Verluste durch Online-Zahlungsbetrug werden zwischen 2021 und 2025 voraussichtlich 206 Milliarden US-Dollar übersteigen.

Die integrierte Sicherheit elektronischer Signaturen

Bei Signaturen stehen Authentizität und Sicherheit im Vordergrund. Jede Art der elektronischen Signatur ist bereits sicherer als eine manuelle Unterschrift auf Papier. Technisch gesehen handelt es sich um einen mathematischen Code, der sicherstellt, dass das Dokument nach dem Signieren nicht mehr geändert werden kann. Dies gilt auch für Elemente, die sich auf die Identität der Person beziehen, da sie die Absicht einer Person erfassen, dem Inhalt des elektronischen Dokuments, Vertrags oder Datensatzes zuzustimmen.

Dank der Verschlüsselung des Dokuments haben Sie die Garantie, dass das Dokument nach dem Signieren unverändert bleibt, egal ob es sich um eine einzelne Seite oder eine ganze Reihe von Dokumenten handelt. Außerdem können Sie eine Einwilligungsverwaltung einrichten, die eine explizite Erlaubnis für das Dokument einholt (in Übereinstimmung mit DSGVO und anderen Richtlinien). Dadurch werden elektronische Signaturen in nahezu allen Teilen der Welt rechtlich anerkannt und durchsetzbar.

Die Flexibilität elektronischer Signaturen

Abhängig von der Art der Sicherheit, die Sie benötigen, die normalerweise auf dem Wert der Transaktion und/oder den geltenden gesetzlichen Richtlinien basiert, können Sie das von Ihnen durchgesetzte Sicherheitsniveau anpassen. Dies setzt natürlich voraus, dass die von Ihnen verwendete Lösung die dafür erforderliche Bandbreite an Funktionen und Flexibilität bietet. Sie können beispielsweise festlegen, wie weit Sie gehen möchten, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen, und wie Sie das Dokument übertragen möchten (z. B. ob verschlüsselt werden soll oder nicht, und die Stärke der verwendeten Verschlüsselung). Indem Sie das richtige Maß anwenden, finden Sie die richtige Balance zwischen Komfort und Sicherheit.

Verschiedene zu berücksichtigende Signaturmethoden

Unterschiedliche Signiermethoden bieten unterschiedliche Sicherheitsstufen. Die elektronischen Identifizierungs-, Authentifizierungs- und Vertrauensdienste der Europäischen Union (eIDAS) unterteilen die Methoden in drei, was eine nützliche Möglichkeit bietet, allgemein über die Sicherheit verschiedener Optionen nachzudenken. Es gibt:

  • Einfache Signaturen – Diese belegen die allgemeine Akzeptanz/Genehmigung des Dokuments durch den Unterzeichner. Dies kann ein gescanntes Bild einer Unterschrift sein, eine manuell auf einem Desktop-Bildschirm gezeichnete (und digital gespeicherte) Unterschrift, ein Klick auf die Schaltfläche „Ich akzeptiere“ usw.
  • Erweiterte Signaturen – Diese bieten ein höheres Maß an Überprüfung, Sicherheit und Manipulationsschutz der Unterzeichner-ID. Die Signatur muss eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft sein und unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners erstellt werden (Multi-Faktor-Authentifizierung ist optional).
  • Qualifizierte Signaturen – Dies sind nicht zurückgewiesene Signaturen. Sie werden durch ein Zertifikat unterstützt, das von einem vertrauenswürdigen Dienstanbieter ausgestellt und zertifiziert wurde und das 100 % den Unterzeichner identifiziert. Eine anfängliche Face-to-Face-Verifizierung oder ein gleichwertiger Prozess ist ebenso erforderlich wie eine Multi-Faktor-Authentifizierung.

Die Bedeutung der Identität – Seien Sie sicher, dass Sie Unterzeichner verifizieren können

Bevor eine Signatur erhalten werden kann, muss der Benutzer verifiziert werden. Je nach Signiermethode (oben beschrieben) kann es sehr unterschiedlich sein, wie ein Unternehmen jemanden authentifiziert. Offensichtlich sind einige sicherer (und komplizierter) als andere – die Authentifizierungsebene kann zur Durchsetzbarkeit der signierten Dokumente beitragen. Suchen Sie nach Lösungen, die den unterschiedlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Zum Beispiel möchten/müssen Sie Folgendes verwenden:

  • Biometrie
  • Smartcard / Token
  • Login- und Passwortkombinationen (einschließlich Single Sign-On)
  • Einmalpasswörter (per SMS und E-Mail)
  • Mobile Identitäten
  • Bankauthentifizierung
  • Regierungsdienstleistungen

Authentifizierung bedeutet zwar nicht zwangsläufig ein umständlicheres Nutzererlebnis, ist aber dennoch komplexer und verlangt dem Nutzer mehr ab als ein simples Gekritzel mit dem Finger auf einem Smartphone oder Desktop. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihre unterschiedlichen Anwendungsfälle zu verstehen und dann das richtige Sicherheitsniveau anzuwenden, um sowohl Ihre Geschäfts- als auch Ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Für weitere Informationen

Um mehr über die verschiedenen Vorschriften, Signaturmethoden und Sicherheitsoptionen elektronischer Signaturen zu erfahren, lesen Sie „ The Ultimate Guide to Electronic Signatures “. Es hilft Ihnen, verschiedene Lösungen für elektronische Signaturen zu evaluieren, sodass Sie eine einzige Plattform für alle Ihre Anforderungen auswählen und damit beginnen können, die Sicherheit und den Wert Ihrer digitalisierten Arbeitsabläufe zu maximieren.

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