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5Vorteile der Modernisierung Ihres Vertragssystems

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Wie können Sie Ihr Vertragsmanagementsystem einfacher und kostengünstiger gestalten? Es beginnt mit der Standardisierung und Digitalisierung möglichst vieler Komponenten des Prozesses.

Agreements are a critical part of operating your business. From the negotiations and contracts with your clients and vendors to the agreements employees have to review and sign during onboarding, agreement management is probably a significant part of routine operations at your organization.

But systems of agreements often require an inordinate amount of administrative time to process. Printing, signing, scanning, emailing, maybe even physical delivery—it all consumes a lot of human and financial resources. How can you make your agreement management system simpler and more cost-effective? It starts with standardizing and digitizing as many components of the process as possible.

We’ve got some guidelines for preparing electronic agreements that will help you gain loads of efficiencies around the office:

1. Speed up negotiations and increase efficiency

Stellen Sie sich vor, Verträge innerhalb von Stunden, oder sogar Minuten, statt in Tagen oder Wochen abzuwickeln. Ein elektronisches Vertragsmanagementsystem erlaubt dies.

Verzetteln Sie sich nicht in der Kommunikation, die oft in beiden Richtungen notwendig ist, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird. Mit einem Produktivitätswerkzeug und einer PDF-Lösung können mehrere Beteiligte Vertragsentwürfe in Echtzeit prüfen und kommentieren, ohne mehrere Dokumente überarbeiten und versenden zu müssen. Mit einer Lösung wie Nitro PDF Pro können Sie digitale Partnerschaftsvereinbarungen, Verträge mit Kunden, Mietverträge und mehr erstellen, bearbeiten und sogar elektronisch digitale Partnerschaftsvereinbarungen, Kundenverträge, Leasingverträge und anderes unterzeichnen – ganz ohne Drucker, Scanner oder das Postamt.

2. Save money

Mal ehrlich: Papier ist weder umweltfreundlich noch billig. Laut EPA verbraucht der durchschnittliche Wissensarbeiter aber 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Jeder Büroarbeiter verbraucht also mehr als einen durchschnittlichen Baum pro Jahr. Wenn Sie Ihr Vertragsmanagement digitalisieren, können Sie hingegen den Druckaufwand erheblich verringern und auch die Porto- und Versandkosten senken.

3. Enhance customer and employee satisfaction

Die heutigen Arbeitnehmer und Kunden betrachten direkte Interaktion mit Unternehmen als immer selbstverständlicher. Wenn Ihr potenzieller Kunde Dokumente und Vereinbarungen ausdrucken, unterschreiben und per Post verschicken muss, um eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen, riskieren Sie gleich zu Beginn der Beziehung Frust. Gleichzeitig möchten Ihre technikaffinen Mitarbeiter nicht Unmengen von Papier ausdrucken, um Prozesse voranzubringen und Geschäfte abzuschließen.

Give both your customers and your employees the ability to collaborate with you and other stakeholders electronically. Share PDFs online, allow for real-time review and annotation of those PDFs, and control who has viewing, commenting, and editing access with a tool like Nitro Sign.

4. Build compliance

Managing agreements electronically also provides for easier standardization of processes, simple creation of templates, and real-time access to latest versions of documents. When everyone on your team is using the same tools, forms, and processes, it means a greatly reduced risk of mistakes or inaccurately executed agreements. Streamline your electronic agreement management system with a digital partner who can provide more tools for automation and electronic collaboration with an intuitive, easy-to-learn interface.

5. Create more seamless workflows

Eines der größten Problemgebiete für heutige Wissensarbeiter sind ineffiziente Dokumentenprozesse. 39 % der Wissensarbeiter geben an, dass ihre Büroabläufe maximal „einigermaßen aktuell“ sind. Mit einer digitalen Lösung wie Nitro PDF Pro können Sie Ihr Vertragsmanagementsystem auf ein System aktualisieren, das nahtlosere Arbeitsabläufe erlaubt. Nitro kann Ihnen dabei helfen, die Verträge Ihres Unternehmens durch eSigning und Zusammenarbeit in der Cloud papierlos zu machen.

Want even more helpful guidelines for preparing electronic agreements? Increase your organization’s efficiencies with Nitro PDF Pro, and take your agreement management system to the next level.

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