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5Vorteile der Modernisierung Ihres Vertragssystems

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Wie können Sie Ihr Vertragsmanagementsystem einfacher und kostengünstiger gestalten? Es beginnt mit der Standardisierung und Digitalisierung möglichst vieler Komponenten des Prozesses.

Vereinbarungen sind ein entscheidender Teil des Betriebs Ihres Unternehmens. Von den Verhandlungen und Verträgen mit Ihren Kunden und Lieferanten bis hin zu den Vereinbarungen, die Mitarbeiter während der Einarbeitung prüfen und unterzeichnen müssen, ist das Vertragsmanagement wahrscheinlich ein wichtiger Bestandteil der Routineabläufe in Ihrem Unternehmen.

Vereinbarungssysteme erfordern jedoch häufig einen übermäßigen Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung. Drucken, unterschreiben, scannen, per E-Mail versenden, vielleicht sogar die physische Zustellung – all das verbraucht viele personelle und finanzielle Ressourcen. Wie können Sie Ihr Vertragsmanagementsystem einfacher und kostengünstiger gestalten? Es beginnt damit, möglichst viele Komponenten des Prozesses zu standardisieren und zu digitalisieren.

Wir haben einige Richtlinien für die Vorbereitung elektronischer Vereinbarungen, die Ihnen helfen werden, jede Menge Effizienzen im Büro zu erzielen:

1 . Beschleunigen Sie Verhandlungen und steigern Sie die Effizienz

Stellen Sie sich vor, Verträge innerhalb von Stunden, oder sogar Minuten, statt in Tagen oder Wochen abzuwickeln. Ein elektronisches Vertragsmanagementsystem erlaubt dies.

Verzetteln Sie sich nicht in der Kommunikation, die oft in beiden Richtungen notwendig ist, bevor ein Vertrag unterzeichnet wird. Mit einem Produktivitätswerkzeug und einer PDF-Lösung können mehrere Beteiligte Vertragsentwürfe in Echtzeit prüfen und kommentieren, ohne mehrere Dokumente überarbeiten und versenden zu müssen. Mit einer Lösung wie Nitro PDF Pro können Sie digitale Partnerschaftsvereinbarungen, Verträge mit Kunden, Mietverträge und mehr erstellen, bearbeiten und sogar elektronisch digitale Partnerschaftsvereinbarungen, Kundenverträge, Leasingverträge und anderes unterzeichnen – ganz ohne Drucker, Scanner oder das Postamt.

2 . Geld sparen

Mal ehrlich: Papier ist weder umweltfreundlich noch billig. Laut EPA verbraucht der durchschnittliche Wissensarbeiter aber 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Jeder Büroarbeiter verbraucht also mehr als einen durchschnittlichen Baum pro Jahr. Wenn Sie Ihr Vertragsmanagement digitalisieren, können Sie hingegen den Druckaufwand erheblich verringern und auch die Porto- und Versandkosten senken.

3 . Steigern Sie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Die heutigen Arbeitnehmer und Kunden betrachten direkte Interaktion mit Unternehmen als immer selbstverständlicher. Wenn Ihr potenzieller Kunde Dokumente und Vereinbarungen ausdrucken, unterschreiben und per Post verschicken muss, um eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen, riskieren Sie gleich zu Beginn der Beziehung Frust. Gleichzeitig möchten Ihre technikaffinen Mitarbeiter nicht Unmengen von Papier ausdrucken, um Prozesse voranzubringen und Geschäfte abzuschließen.

Geben Sie Ihren Kunden und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, mit Ihnen und anderen stakeholder elektronisch zusammenzuarbeiten. Geben Sie PDFs online frei, ermöglichen Sie die Überprüfung und Kommentierung dieser PDFs in Echtzeit und steuern Sie, wer Zugriff auf Anzeigen, Kommentieren und Bearbeiten hat, mit einem Tool wie Nitro Sign.

4 . Bauen Sie Compliance auf

Die elektronische Verwaltung von Verträgen ermöglicht auch eine einfachere Standardisierung von Prozessen, eine einfache Erstellung von Vorlagen und einen Echtzeitzugriff auf die neuesten Versionen von Dokumenten. Wenn jeder in Ihrem Team die gleichen Tools, Formulare und Prozesse verwendet, bedeutet dies ein stark reduziertes Risiko von Fehlern oder ungenau ausgeführten Vereinbarungen. Optimieren Sie Ihr elektronisches Vertragsverwaltungssystem mit einem digitalen Partner, der weitere Tools für die Automatisierung und elektronische Zusammenarbeit mit einer intuitiven, leicht zu erlernenden Benutzeroberfläche bereitstellen kann.

5 . Erstellen Sie nahtlosere Workflows

Eines der größten Problemgebiete für heutige Wissensarbeiter sind ineffiziente Dokumentenprozesse. 39 % der Wissensarbeiter geben an, dass ihre Büroabläufe maximal „einigermaßen aktuell“ sind. Mit einer digitalen Lösung wie Nitro PDF Pro können Sie Ihr Vertragsmanagementsystem auf ein System aktualisieren, das nahtlosere Arbeitsabläufe erlaubt. Nitro kann Ihnen dabei helfen, die Verträge Ihres Unternehmens durch eSigning und Zusammenarbeit in der Cloud papierlos zu machen.

Möchten Sie noch mehr hilfreiche Richtlinien für die Erstellung elektronischer Vereinbarungen? Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens mit Nitro PDF Pro und bringen Sie Ihr Vertragsverwaltungssystem auf die nächste Stufe.

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