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PDF und eSigning: Die Geheimwaffe für Mitarbeiter im Home-Office

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Die Remote-Arbeit hat sich aufgrund vieler Faktoren beschleunigt, wie z. B. einer Zunahme von Software und Technologie, die traditionelle Arbeitsabläufe wie das Drucken, Unterzeichnen und Scannen eines Vertrags in digitale umwandelt.

In diesen einzigartigen Zeiten kann es vorkommen, dass Sie oder Ihr ganzes Unternehmen aus dem Home-Office arbeiten. Die Arbeit im Home-Office hat aufgrund vieler Faktoren zugenommen, z. B. wegen der zunehmenden Transformation traditioneller Arbeitsabläufe durch Software und Technologie. Dazu zählt beispielsweise das Drucken, Unterzeichnen und Scannen von Verträgen.

Personen, die einmal im Monat remote arbeiten, geben mit 24 % höherer Wahrscheinlichkeit an, sich bei ihrer Arbeit glücklicher und produktiver zu fühlen . Aber welchen Unterschied macht das, wenn traditionelle Offline-Dokumentenlebenszyklen im Weg stehen? 21 . 3 % Produktivitätsverlust bei Dokumentenherausforderungen; und 51 % der Druckaufträge sind für eine Signatur bestimmt; und 81 % der Mitarbeiter gaben an, an der falschen Version einer Datei zu arbeiten, was nicht nur die Produktivität beeinträchtigt, sondern auch Ihre Mitarbeiter belastet. Es gibt so viele Dinge, die heutzutage getan werden können, um den Menschen zu helfen, die sich entscheiden, von zu Hause aus zu arbeiten, anstatt in einem Büro zu arbeiten.

Während dieser Übergangsphase bietet die Arbeit im Home-Office jede Menge Vorteile:

  • Gesteigerte Produktivität
  • Größere Autonomie
  • Einen flexibleren Zeitplan
  • Wegfall von zeitintensivem Pendeln

In Anbetracht der neuesten Entwicklungen, in deren Rahmen viele Unternehmen auf Arbeit im Home-Office umsteigen, ist der Wechsel vom Büro nach Hause mit einigen Schwierigkeiten verbunden. Vielleicht sind die Tools für Zusammenarbeit Ihres Teams nicht mit Ihren Geräten kompatibel. Oder die Zeitverschiebung bedeutet, dass Sie erst am nächsten Tag eine Antwort erhalten. Vielleicht frieren Audio und Video während Ihrer Telefonkonferenz ein (das passiert bei jedem virtuellen Meeting). Da Remote-Mitarbeiter über das ganze Land und den gesamten Globus verstreut sind, entstehen neue Herausforderungen für effektive Zusammenarbeit, Kommunikation und Technologie.

Während Videokonferenzprogramme und Messaging-Plattformen leistungsfähige Möglichkeiten sind, um die Verbindung zwischen den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten, gibt es eine weitere Geheimwaffe, die von Unternehmen oft übersehen wird: PDF. Als weltweit erfolgreichstes Format für Dokumente kann PDF die Zusammenarbeit und Produktivität von Remote-Mitarbeitern auf fünf einzigartige Arten nahtlos verbessern.

5 Wege zur nahtlosen Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität für Remote-Mitarbeiter

Einheitliche PDF-Formatierung
Ganz gleich, ob Sie ein Formular oder einen Bericht voller Diagramme senden – eine PDF-Datei behält die einzigartige Formatierung und das Layout des Dokuments bei. Jedes Mal, wenn Sie ein PDF-Dokument oder -Bild versenden, können Sie sicher sein, dass Ihre Datei so aussieht, wie Sie es beabsichtigt haben – eine Tatsache, die bei der Arbeit mit einer Vielzahl von Hardware, Software und Betriebssystemen von entscheidender Bedeutung ist. Da PDFs auch leicht in über 300 andere Dateitypen, einschließlich Microsoft Word, Excel und PowerPoint, konvertiert werden können, hat Ihr Empfänger zudem die Freiheit, Ihr Dokument in ein für ihn geeignetes Format zu konvertieren.

Bessere Zusammenarbeit im Unternehmen
In einer von Nitro und Qualtrics durchgeführten Umfrage ist eine überwältigende Mehrheit der Wissensarbeiter auf der ganzen Welt (97 %) der Meinung, dass sie erheblichen Spielraum zur Verbesserung der Dokumentenprozesse in ihren Unternehmen sehen. Wenn sie aus der Ferne arbeiten, ist dieser Mangel an Transparenz und Zusammenarbeit zu einer Herausforderung und blockiert manchmal die Produktivität insgesamt. Mit einem Tool für die Dokumentproduktion wie Nitro können Sie mühelos zusammenarbeiten, egal ob Sie Feedback in einer einzelnen PDF-Datei kombinieren oder mehrere Versionen einer PDF-Datei miteinander vergleichen.

Konnektivität rund um die Uhr bei der Remote-Arbeit
Moderne Mitarbeiter arbeiten heute nicht mehr nach festen Arbeitszeiten. Remote-Mitarbeiter, unterschiedliche Zeitzonen und sporadische Zeitpläne verstärken die Notwendigkeit für Unternehmen, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, auch über den Arbeitsplatz hinaus produktiv zu sein. Die Wahl einer PDF-Software mit einer Cloud-Komponente ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall in Verbindung bleiben können. Die mit der Cloud verbundenen Funktionen von Nitro geben Mitarbeitern die Möglichkeit, PDFs von jedem Webbrowser aus zu konvertieren, zusammenzufügen oder zu bearbeiten sowie Dokumente sicher zu speichern, zu teilen und zu überprüfen.

Zugang für das gesamte Team zu reduzierten Kosten
Von der Wartung der Hardware bis hin zur Auffüllung der Papier- und sonstigen Bestände können sich die bürobezogenen Kosten für die Mitarbeiter im Home-Office schnell summieren. Während wir alle uns auf unsere neue Lebensweise einstellen, besteht eine einfache und höchstwahrscheinlich notwendige Möglichkeit, diese Kosten zu senken und gleichzeitig die Produktivität zu steigern, darin, papierbasierte Prozesse wie Drucken, Scannen und Kopieren zu eliminieren. Wenn Unternehmen diese veralteten Verfahren durch digitale Dokumente und Workflows ersetzen, reduzieren sie unmittelbar die hohen Preise, die mit der Wartung von Druckern, Papier, Tinte und sonstigen zugehörigen Geräten einhergehen.

Erhöhte Dokumentensicherheit
In einer Welt, in der Hacking und Sicherheitslücken täglich in den Nachrichten sind, werden wir ständig an die wichtige Rolle der Sicherheit in unseren Dokumenten erinnert – insbesondere beim Hin- und Herschicken von Dateien zwischen Remote-Mitarbeitern. Daher ist es für jeden Mitarbeiter unerlässlich, ein VPN und sichere Passwörter für alle seine Dokumente zu verwenden. Außerdem tragen PDF-Dateien dazu bei, das Risiko von Datenlecks und unbefugter Weitergabe mit Funktionen zum Schutz Ihrer vertraulichen Informationen zu verringern. Bei der Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern über unsichere Plattformen wie E-Mail können Sie vertrauliche Daten, Texte und Bilder in Ihren PDF-Dateien problemlos schwärzen.

Testen Sie Nitro für Ihre Remote-Realität

Ausgestattet mit Nitro sollte sich niemand mehr mit einem Drucker, Papier oder gar einem Stift beschäftigen müssen.

Mit Nitro Cloud kann jeder eine unbegrenzte Anzahl von E-Signatur-Anfragen stellen, die von jedem Gerät mit einem mobilen Browser ausgeführt werden können. Jeder kann die Basic-Version von Nitro Cloud, der eSigning-Lösung der Nitro Productivity Suite, nutzen. Sie ist benutzerfreundlich und kostenlos – für immer. Starten Sie hier Ihr Konto.

Sie haben Interesse daran, sich selbst oder Ihre Remote-Mitarbeiter mithilfe von PDFs und eSigning in Verbindung zu halten? Kaufen Sie jetzt die Nitro Productivity Suite mit 20 % Rabatt (bis 31. März 2020). Oder, wenn Sie ein größeres Team oder ein Unternehmen vertreten, kontaktieren Sie uns noch heute, um eine kostenlose Testversion für Ihr Team zu erhalten.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat und welche Trends und Technologien die Arbeit im Jahr 2022 und darüber hinaus prägen werden.