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PDF und eSigning: Die Geheimwaffe für Mitarbeiter im Home-Office

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Remote work has accelerated due to many factors like an increase in software and technology transforming traditional workflows, like printing, signing, and scanning a contract to digital.

In diesen einzigartigen Zeiten kann es vorkommen, dass Sie oder Ihr ganzes Unternehmen aus dem Home-Office arbeiten. Die Arbeit im Home-Office hat aufgrund vieler Faktoren zugenommen, z. B. wegen der zunehmenden Transformation traditioneller Arbeitsabläufe durch Software und Technologie. Dazu zählt beispielsweise das Drucken, Unterzeichnen und Scannen von Verträgen.

People who work remotely once a month are 24% more likely to report feeling happier and more productive at their jobs. But what difference does this make if traditional, offline document lifecycles get in the way? 21.3% loss of productivity over document challenges; and 51% of print jobs are meant for a signature; and 81% of employees said they found themselves working on the wrong version of a file, which not only kills productivity, but it stresses your employees out. There are so many things that can be done these days to benefit those people who decide to work from home, instead of operating within an office space.

Während dieser Übergangsphase bietet die Arbeit im Home-Office jede Menge Vorteile:

  • Gesteigerte Produktivität
  • Größere Autonomie
  • Einen flexibleren Zeitplan
  • Wegfall von zeitintensivem Pendeln

In Anbetracht der neuesten Entwicklungen, in deren Rahmen viele Unternehmen auf Arbeit im Home-Office umsteigen, ist der Wechsel vom Büro nach Hause mit einigen Schwierigkeiten verbunden. Vielleicht sind die Tools für Zusammenarbeit Ihres Teams nicht mit Ihren Geräten kompatibel. Oder die Zeitverschiebung bedeutet, dass Sie erst am nächsten Tag eine Antwort erhalten. Vielleicht frieren Audio und Video während Ihrer Telefonkonferenz ein (das passiert bei jedem virtuellen Meeting). Da Remote-Mitarbeiter über das ganze Land und den gesamten Globus verstreut sind, entstehen neue Herausforderungen für effektive Zusammenarbeit, Kommunikation und Technologie.

Während Videokonferenzprogramme und Messaging-Plattformen leistungsfähige Möglichkeiten sind, um die Verbindung zwischen den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten, gibt es eine weitere Geheimwaffe, die von Unternehmen oft übersehen wird: PDF. Als weltweit erfolgreichstes Format für Dokumente kann PDF die Zusammenarbeit und Produktivität von Remote-Mitarbeitern auf fünf einzigartige Arten nahtlos verbessern.

5 Wege zur nahtlosen Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität für Remote-Mitarbeiter

Einheitliche PDF-Formatierung
Ganz gleich, ob Sie ein Formular oder einen Bericht voller Diagramme senden – eine PDF-Datei behält die einzigartige Formatierung und das Layout des Dokuments bei. Jedes Mal, wenn Sie ein PDF-Dokument oder -Bild versenden, können Sie sicher sein, dass Ihre Datei so aussieht, wie Sie es beabsichtigt haben – eine Tatsache, die bei der Arbeit mit einer Vielzahl von Hardware, Software und Betriebssystemen von entscheidender Bedeutung ist. Da PDFs auch leicht in über 300 andere Dateitypen, einschließlich Microsoft Word, Excel und PowerPoint, konvertiert werden können, hat Ihr Empfänger zudem die Freiheit, Ihr Dokument in ein für ihn geeignetes Format zu konvertieren.

Bessere Zusammenarbeit im Unternehmen
In a survey conducted by Nitro and Qualtrics, an overwhelming majority of knowledge workers all over the world (97%) said they see significant room to improve document processes across their organizations. When it comes to working remotely, this lack of visibility and collaboration becomes a challenge and sometimes roadblocks productivity altogether. With a document productivity tool like Nitro, you can easily collaborate whether: you’re combining feedback into a single PDF file or comparing multiple versions of a PDF file.

Konnektivität rund um die Uhr bei der Remote-Arbeit
Moderne Mitarbeiter arbeiten heute nicht mehr nach festen Arbeitszeiten. Remote-Mitarbeiter, unterschiedliche Zeitzonen und sporadische Zeitpläne verstärken die Notwendigkeit für Unternehmen, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, auch über den Arbeitsplatz hinaus produktiv zu sein. Die Wahl einer PDF-Software mit einer Cloud-Komponente ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall in Verbindung bleiben können. Die mit der Cloud verbundenen Funktionen von Nitro geben Mitarbeitern die Möglichkeit, PDFs von jedem Webbrowser aus zu konvertieren, zusammenzufügen oder zu bearbeiten sowie Dokumente sicher zu speichern, zu teilen und zu überprüfen.

Zugang für das gesamte Team zu reduzierten Kosten
Von der Wartung der Hardware bis hin zur Auffüllung der Papier- und sonstigen Bestände können sich die bürobezogenen Kosten für die Mitarbeiter im Home-Office schnell summieren. Während wir alle uns auf unsere neue Lebensweise einstellen, besteht eine einfache und höchstwahrscheinlich notwendige Möglichkeit, diese Kosten zu senken und gleichzeitig die Produktivität zu steigern, darin, papierbasierte Prozesse wie Drucken, Scannen und Kopieren zu eliminieren. Wenn Unternehmen diese veralteten Verfahren durch digitale Dokumente und Workflows ersetzen, reduzieren sie unmittelbar die hohen Preise, die mit der Wartung von Druckern, Papier, Tinte und sonstigen zugehörigen Geräten einhergehen.

Erhöhte Dokumentensicherheit
In a world where hacking and security vulnerabilities are daily news, we are constantly reminded of the important role of security in our documents—especially when sending files back and forth between remote employees. This is why it’s vital for every employee to use a VPN and secure passwords on all their documents. Also, PDF files help mitigate risks of data leakage and unauthorized sharing with features that protect your sensitive information. When communicating with remote employees over non-secure platforms like email, you can easily redact sensitive data, text, and images from your PDF files.

Testen Sie Nitro für Ihre Remote-Realität

Ausgestattet mit Nitro sollte sich niemand mehr mit einem Drucker, Papier oder gar einem Stift beschäftigen müssen.

Nitro Cloud enables anyone to make an unlimited number of eSignature requests that can be completed from any device with a mobile browser. Anyone can use the basic version of Nitro Cloud, the eSigning solution of the Nitro Productivity Suite. It’s easy to use, it’s free, and it’s forever. Start your account here.

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