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PDF und eSigning: Die Geheimwaffe für eine Remote-Arbeitsgruppe

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Erfahren Sie, wie 5 PDF- und eSign-Software Telearbeiter und Unternehmen dabei unterstützt, sicher, verbunden und konform zu bleiben – überall auf der Welt.

In den letzten Jahren hat sich die Fernarbeit beschleunigt, was zu einer drastischen Veränderung der Art und Weise geführt hat, wie Menschen arbeiten (und arbeiten wollen). Natürlich waren zu Beginn von 2020 alle Unternehmen gezwungen, Dinge anders zu machen. Jetzt möchten einige Unternehmen, dass Mitarbeiter wieder Vollzeit im Büro arbeiten, andere haben sich mit einer hybriden Mischung aus Remote-Arbeit und persönlicher Zusammenarbeit angepasst, und einige haben sich für eine vollständige Remote-Belegschaft entschieden.

Für Mitarbeiter bietet das Arbeiten aus der Ferne viele Vorteile – größere Autonomie, flexiblere Arbeitszeiten, mehr Zeit mit der Familie, Befreiung von zeitintensivem Pendeln – die Liste lässt sich fortsetzen. Für Unternehmen kann das Angebot einer flexibleren Remote-Option zu zufriedeneren Mitarbeitern und einer verbesserten Arbeitsmoral führen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

Erfahren Sie, wie PDF- und eSign-Software diese Produktivität steigern kann.

Haben Sie die richtige Software für Remote-Arbeit?

Software und Technologie spielen eine wichtige Rolle bei der Fähigkeit, Remote-Arbeit zu unterstützen. On-Demand-Videotechnologie hat persönliche Meetings weitgehend ersetzt, und eine robuste Suite digitaler Produktivitätstools hat die Online-Zusammenarbeit einfacher denn je gemacht.

Da immer mehr Unternehmen auf Remote-Arbeit umstellen oder zumindest eine gewisse Remote-Flexibilität in ihre Zeitpläne aufnehmen, ist der Übergang vom Büro nach Hause auch mit Komplikationen verbunden.

  • Tools für die Teamzusammenarbeit sind mit Ihren Geräten nicht kompatibel
  • Zeitzonenunterschiede zwischen Mitarbeitern bedeuten Antwortverzögerungszeiten
  • Dokumentieren Sie Herausforderungen mit getrennten Teammitgliedern, die an falschen Versionen von Dateien arbeiten oder Schwierigkeiten haben, in Echtzeit effektiv zusammenzuarbeiten

Während Videokonferenzprogramme und Messaging-Plattformen großartige Möglichkeiten sind, um Mitarbeiter in Verbindung zu halten, gibt es eine oder zwei Geheimwaffen, die Sie möglicherweise übersehen – PDF- und eSigning-Tools .

Das produktivste Dokumentenformat der Welt ist PDF, und mit der richtigen eSigning-Software können Sie nahtlose Dokumenten-Workflows und Zusammenarbeit von Anfang bis Ende erstellen – überall auf der Welt, auf jedem Gerät.

5 Möglichkeiten, wie PDF- und eSign-Software die Produktivität von Remote-Arbeiten steigern

1 . PDF hält die Formatierung konsistent

Unabhängig davon, ob Sie ein einfaches Formular oder einen mit Grafiken gefüllten Bericht senden, eine PDF-Datei behält die einzigartige Formatierung und das Layout des Originaldokuments bei. Jedes Mal, wenn Sie ein PDF-Dokument oder -Bild senden, können Sie sicher sein, dass Ihre Datei so aussieht, wie Sie es beabsichtigt haben. Dies ist eine Notwendigkeit, wenn mit einer Vielzahl von Hardware, Software und Betriebssystemen gearbeitet wird.

Da PDFs auch einfach in Microsoft Word, Excel, PowerPoint – und über 300 andere Dateitypen konvertiert werden können – hat Ihr Empfänger auch die Freiheit, Ihr Dokument in ein für ihn geeignetes Format zu konvertieren.

2 . Einfachere Remote-Zusammenarbeit

In einer von Nitro und Qualtrics durchgeführten Umfrage gab eine überwältigende Mehrheit der Wissensarbeiter auf der ganzen Welt ( 95 %) an, dass sie erheblichen Spielraum zur Verbesserung der Dokumentenprozesse in ihren Organisationen sehen. Wenn es darum geht, aus der Ferne zu arbeiten, wird dieser Mangel an Transparenz und Zusammenarbeit zu einer Herausforderung und blockiert manchmal die Produktivität insgesamt.

Mit einer Dokumentenproduktivitätssuite wie Nitro können Sie problemlos an Dokumentenaufgaben zusammenarbeiten. Egal, ob Sie Feedback in einer einzigen PDF-Datei kombinieren, Versionen mehrerer PDF-Dateien vergleichen oder Dokumente für elektronische Signaturen senden, Nitro rationalisiert diese funktionsübergreifenden Arbeitsabläufe.

3 . Konnektivität rund um die Uhr mit PDF in der Cloud

Die moderne Belegschaft von heute arbeitet nicht mehr nach einem 9 -bis- 5 }-Zeitplan. Remote-Mitarbeiter, unterschiedliche Zeitzonen und sporadische Zeitpläne verstärken die Notwendigkeit für Unternehmen, eine Möglichkeit anzubieten, über den Desktop hinaus produktiv zu sein.

Die Wahl einer PDF-Software, die eine Cloud-Komponente enthält, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall in Verbindung bleiben können. Die Cloud-verbundenen Funktionen von Nitro ermöglichen es Mitarbeitern, PDFs von jedem Webbrowser aus zu konvertieren, zu kombinieren oder zu bearbeiten sowie Dokumente sicher zu speichern, zu teilen und zu überprüfen.

4 . Höhere Produktivität, geringere Kosten

Von der Wartung der Hardware bis zum Nachfüllen von Papier und anderen Verbrauchsmaterialien können sich für Remote-Mitarbeiter schnell bürobezogene Ausgaben ansammeln. Eine einfache und praktische Möglichkeit, diese Kosten zu senken und gleichzeitig die Produktivität zu steigern, besteht darin, papierbasierte Prozesse wie Drucken, Scannen und Kopieren vollständig abzuschaffen und durch digitalbasierte Lösungen zu ersetzen.

Laut dem 2022 Nitro Productivity Report sind papierbasierte Prozesse seit vor der Pandemie deutlich zurückgegangen, aber mehr als die Hälfte der Mitarbeiter drucken und scannen immer noch.

Wenn Unternehmen diese veralteten Praktiken ersetzen und Teams mit digitalen Dokumenten und Workflows versorgen, senken sie sofort die hohen Kosten für Druckerwartung, Papier, Tinte und andere zugehörige Geräte. Ganz zu schweigen von der Zeitersparnis, wenn die Mitarbeiter nicht gezwungen sind, Papierdokumente zu verfolgen, zu verwalten und zu archivieren.

5 . Verbesserte Dokumentensicherheit

In einer Welt, in der Hacking und hochkarätige Sicherheitslücken tägliche Nachrichten sind, werden wir ständig an die wichtige Rolle der Sicherheit in unseren Dokumenten erinnert – insbesondere beim Hin- und Hersenden von Dateien zwischen Remote-Mitarbeitern. PDF-Dateien tragen auch dazu bei, das Risiko von Datenlecks und unbefugter Weitergabe mit Funktionen zu mindern, die Ihre vertraulichen Informationen schützen. Bei der Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern über unsichere Plattformen wie E-Mail können Sie vertrauliche Daten, Texte und Bilder problemlos aus Ihren PDF-Dateien entfernen.

Dokumentensicherheit ist sogar noch wichtiger, wenn Sie grenzüberschreitend Geschäfte tätigen. Die Vorschriften rund um eSigning variieren von Land zu Land und die Einhaltung kann ziemlich kompliziert werden. Lesen Sie unseren Ultimativen Leitfaden zu elektronischen Signaturen für alles, was Sie wissen müssen.

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Anmerkung des Herausgebers: Dieser Artikel wurde ursprünglich im März 2020 veröffentlicht und wurde aktualisiert, um neue Erkenntnisse und Vorteile von PDF & eSigning für Remote-Mitarbeiter widerzuspiegeln.

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Nitro Sign wurde im 2022 GigaOm Radar Report für elektronische Signaturen als führend anerkannt. Erfahren Sie mehr über GigaOms Bewertung und Analyse der Top-Anbieter von eSignaturen in der Kategorie.