5 Fragen, die Sie bei der Auswertung von E-Signatur-Lösungen stellen sollten

Die heutige schnelllebige Digital-First-Wirtschaft bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen für Unternehmen jeder Größe mit sich. Die Zeiten haben sich geändert. Die Menschen haben sich verändert. Die Technologie hat sich verändert. Und natürlich hat sich die Art und Weise verändert, wie wir Dokumente unterzeichnen müssen.

Das Unterschreiben, Kopieren, Scannen, Versenden und Faxen (ja, manche Leute faxen immer noch) von Papierdokumenten ist keine nachhaltige oder rentable Art, ein Unternehmen zu führen. Es kann extrem zeitaufwändig und riskant sein.

Wenn Sie E-Signatur-Lösungen und -Anbieter für Ihr Unternehmen evaluieren, stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Beginnen wir mit einigen wichtigen Fakten, die Sie über E-Signaturen verstehen sollten.

Eine elektronische Signatur oder E-Signatur ist das digitale Gegenstück zu einer handschriftlichen Unterschrift. Dies kann einfach ein Bild Ihrer Unterschrift sein, das in ein Dokument eingefügt wird. Rechtlich gesehen wird damit die Absicht einer Person erfasst, dem Inhalt eines elektronischen Dokuments, Vertrags oder Datenbestandes zuzustimmen.

E-Signaturen bieten viele geschäftliche Vorteile, darunter eine effizientere, sicherere und konformere Möglichkeit, Dokumente überall auf der Welt und auf jedem Gerät zu unterzeichnen. Eine skalierbare E-Signatur-Lösung ist zu einem unverzichtbaren Tool in Ihrem Technologie-Stack geworden, um Wachstum und digitale Transformation zu unterstützen.

Unabhängig davon, welche Anbieter Sie bewerten, empfehlen wir Ihnen, den GigaOm Radar Report 2022 für E-Signatur-Lösungen herunterzuladen und zu lesen. Es war eine Ehre für Nitro Sign, in diesem Bericht, der eine detaillierte Übersicht und Bewertung mehrerer Anbieter in der E-Signatur-Kategorie bietet, als einer der Marktführer eingestuft zu werden. Sie werden sehen, wie Anbieter nach Schlüsselkriterien wie erweiterten digitalen Signaturen, Flexibilität, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Compliance und mehr abschneiden.

Es ist sehr wichtig zu wissen, welche Arten von elektronischen Signaturen Sie unterstützen müssen, um zu bestimmen, welche E-Signatur-Lösung Sie benötigen. Auch wenn Sie heute vielleicht nur einfache Signaturen benötigen, sollten Sie bedenken, dass Sie in Zukunft, wenn Sie wachsen, hochsichere, qualifizierte elektronische Signaturen benötigen könnten.

Es gibt 3 Arten von elektronischen Signaturen, und Nitro Sign unterstützt sie alle. Die Unterschiede zwischen ihnen basieren hauptsächlich auf dem jeweiligen Maß an Authentizität, Identität, Integrität und Authentifizierung.

Grundlegende oder einfache elektronische Signatur (SES): Eine einfache oder grundlegende elektronische Signatur muss lediglich die Annahme oder Genehmigung durch den Unterzeichner nachweisen. Dabei kann es sich um ein gescanntes Bild einer Unterschrift handeln, eine manuell auf einem Desktop-Bildschirm gezeichnete (& digital gespeicherte) Unterschrift, ein Klick auf eine „Ich stimme zu“-Schaltfläche usw.

Advanced Electronic Signature (AES): Eine erweiterte Signatur muss bestimmte Anforderungen erfüllen, die ein höheres Maß an Verifizierung der Unterzeichner-ID, Sicherheit und Manipulationsschutz (was bedeutet, dass das Dokument nach dem Unterzeichnen nicht mehr geändert werden kann) bieten.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Eine qualifizierte oder unleugbare Signatur ist die einzige Art der elektronischen Signatur, die in der EU einen besonderen rechtlichen Status hat. Im Gegensatz zu den anderen Signaturen liegt die Beweislast bei der Partei, die die Signatur(en) anzweifelt, und nicht beim Initiator.

Nein. Elektronische Signaturen und digitale Signaturen werden häufig austauschbar verwendet, doch eine digitale Signatur basiert auf Verschlüsselungs-/Entschlüsselungstechnologien und ist die fortschrittlichste und sicherste Art der elektronischen Signatur. Digitale Signaturen bieten zusätzliche Sicherheit und Integrität. Sie werden verwendet, um strenge regulatorische Anforderungen an die Gewährleistung der Identität und Authentizität des Unterzeichners und Dokuments zu erfüllen.

Eine digitale Signatur ist immer eine elektronische Signatur, während eine elektronische Signatur nicht immer eine digitale Signatur ist.

Ja. In den meisten Teilen der Welt ist eine elektronische Signatur rechtlich anerkannt und durchsetzbar. Die Gesetze und Vorschriften zu E-Signaturen können jedoch je nach Region und Land unterschiedlich sein. Weitere Informationen zur Rechtmäßigkeit und Durchsetzbarkeit elektronischer Signaturen finden Sie in Abschnitt 3 unseres Whitepapers „Ultimative Anleitung für elektronische Signaturen“.

Als Erstes ist zu beachten, dass nicht alle E-Signatur-Lösungen gleich sind. Die Anbieter können sich in Bezug auf Funktionalität, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und sogar versteckte Kosten erheblich unterscheiden. Gründliche Recherche ist entscheidend.

Bei der Auswahl eines Anbieters für Ihr Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass dessen Kernfunktionen auf Ihre Geschäftsanforderungen und Ihre globalen regulatorischen Anforderungen abgestimmt sind. Obwohl eine E-Signatur-Lösung aus mehreren Komponenten besteht, haben wir im Folgenden fünf Hauptbereiche für Ihre Entscheidung zusammengestellt.

1. Ist die Lösung flexibel und skalierbar?

Auch wenn Sie heute ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind, sollte Ihre E-Signatur-Lösung Sie unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens unterstützen. Darüber hinaus werden sich Ihre Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe für Dokumente wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern. Sie werden Personen, Standorte und/oder globale grenzüberschreitende Transaktionen für das eSigning hinzufügen. Eine Software-as-a-Service (SaaS)-E-Signatur-Lösung wie Nitro ermöglicht die Anpassung an sich ändernde Anforderungen und die Skalierung, wenn Sie wachsen.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

• Werden die von Ihnen verwendeten Dateitypen unterstützt? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML usw.)
  
• Können Sie Benutzer einfach hinzufügen oder entfernen?
  
• Können Sie die E-Signatur-Lösung mit einem individuellen Branding versehen?
  
• Ist die Lösung einfach zu implementieren und zugänglich?
  
• Unterstützt die Lösung aktuelle und zukünftige Anforderungen?
  

2. Ist die Lösung mit integrierten Automatisierungen einfach zu bedienen?

Wenn Sie in eine eSignatur-Lösung investieren, möchten Sie, dass sie einfach und intuitiv ist, damit Ihre Mitarbeiter sie gerne verwenden! Eine schlechte Benutzer- und Administratorerfahrung führt zu einem schlechten ROI. Stellen Sie sicher, dass Sie das Produkt vor dem Kauf testen können, um Ihr Risiko zu minimieren. Neben einer einfachen, übersichtlichen Benutzeroberfläche möchten Sie auch die Möglichkeit haben, Dokumenten- und Unterzeichnungsabläufe zu automatisieren - von einfach bis fortgeschritten.

Eine große Zeitersparnis für Nitro Sign ist unser Vorlagenportal, das sich wiederholende E-Signatur-Anfragen automatisiert. Sie können einen vordefinierten Workflow auswählen, Unterzeichner hinzufügen, Konfigurationen anpassen und Änderungen auf Anfrage anwenden, ohne Ihre Workflows jedes Mal neu konfigurieren zu müssen.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

• Ist die Lösung einfach zu erlernen und zu verwenden?
  
• Wie bereiten Sie Dokumente zur Unterzeichnung vor und senden Anfragen?
  
• Verfügt die Lösung über automatisierte Signaturabläufe?
  
• Können Sie Unterzeichnern auf jedem Gerät eine Auswahl an Unterzeichnungsmethoden anbieten?
  
• Können Sie Pakete von Dokumenten unterzeichnen?

3. Ist die Lösung sicher und entspricht sie Ihren spezifischen gesetzlichen Anforderungen?

Jedes Unternehmen muss die Sicherheit und Compliance von E-Signaturen zu einer Priorität machen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sich in einer stark regulierten Branche wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzdienstleistungssektor befinden oder grenzüberschreitende Transaktionen durchführen.

Um Ihre Daten und Ihr Unternehmen zu schützen, stellen Sie sicher, dass Ihr E-Signatur-Anbieter und seine Rechenzentren den Branchen- und internationalen Standards wie eIDAS, UETA, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, QTSP usw. entsprechen. Angesichts der Zunahme von Identitätsbetrug und Datenschutzverletzungen sind ausgefeilte Sicherheitsmaßnahmen und Zertifizierungen unerlässlich. Wenn Ihr Anbieter Unterauftragsverarbeiter einsetzt, sollten Sie sich auch nach deren Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien erkundigen.

Nitro stellt sicher, dass Ihre Daten, Dokumente und elektronischen Signaturen geschützt sind und wir über Sicherheit und Compliance auf dem Laufenden bleiben, damit Sie dies nicht tun müssen. Wir überprüfen unsere Kontrollmechanismen durch jährliche Konformitätsprüfungen und Zertifizierungen. Nitro Sign Premium erfüllt und übertrifft einige der strengsten internationalen Gesetze und Vorschriften zu elektronischen Signaturen, die in der Europäischen Union, den USA, der Schweiz, Singapur und Hongkong gelten.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

• Was sind die Datensicherheits- und Datenschutzrichtlinien und -zertifizierungen des Anbieters?
  
• Entspricht die Lösung grenzüberschreitenden Gesetzen und Vorschriften für elektronische Signaturen?
  
• Gibt sie jedem die Möglichkeit, die Signatur zu validieren, auch ohne Zugang zum System?
  
• Was ist der Prozess des Anbieters, wenn eine Datenschutzverletzung auftritt?
  

4. Können Sie die Lösung mit Ihren anderen Geschäftsanwendungen integrieren?

Die Integration elektronischer Signaturen in Ihre bevorzugten Geschäfts- und Webanwendungen über verschiedene Geräte hinweg verbessert die Effizienz und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre E-Signatur-Lösung Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und Konnektoren enthält, die mit Ihren spezifischen Browsern und Anwendungen funktionieren. Denken Sie über Ihre Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe in diesen Anwendungen nach. Müssen Benutzer Signaturanfragen innerhalb von Salesforce oder Microsoft Outlook senden und nachverfolgen?

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

• Ist die E-Signatur-Lösung mit den neuesten Versionen gängiger Betriebssysteme (sowohl PC als auch mobil) kompatibel?
  
• Bietet sie ein vollständig responsives Design?
  
• Verfügt die Lösung über eine flexible Programmierschnittstelle (API)?
  
• Gibt es sofort einsatzbereite Konnektoren für Programme wie Salesforce, Microsoft SharePoint und Power Automate?

5. Wie viel kostet die Lösung? Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten (TCO)?

Wie viel kostet eine E-Signatur-Lösung? Die Anbieter unterscheiden sich stark in Bezug auf Lizenzmodelle und Kosten, und Sie sollten auf versteckte Gebühren oder Überschreitungsgebühren achten. Verwenden Sie für einen echten Kostenvergleich die Gesamtbetriebskosten im Vergleich zu Vorabkosten oder Lizenzgebühren pro Benutzer.

Mit Nitro Sign Essentials und Advanced erhalten Sie beispielsweise unbegrenztes Signieren. Für Nitro Sign Premium mit erweiterten, hochsicheren Signaturfunktionen zahlen Sie nur für jede erfolgreiche Signatur. Stellen Sie sicher, dass die Kosten klar definiert sind, damit Sie die Anforderungen aller Anwendungsfälle für E-Signaturen in Ihrem Unternehmen erfüllen können – ohne spätere Überraschungen.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

• Was ist das Kostenmodell der Lösung?
  
• Zahlen Sie pro Benutzer, pro Signatur oder für die Komplettlösung?
  
• Müssen Sie eine unbefristete Lizenz kaufen oder ist ein Abonnementpreis eine Option?
  
• Gibt es Überschreitungsgebühren?

Es ist überaus wichtig, eine E-Signatur-Lösung und einen Partner zu wählen, die Sie im Zuge der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens und der Technologie unterstützen können. Nitro-Experten sind für Sie da, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Möglichkeiten abzuwägen und die beste Entscheidung für Ihre Zukunft zu treffen. Kontaktieren Sie uns jederzeit für ein persönliches Gespräch oder eine Demonstration.