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5 Fragen, die Sie bei der Auswertung von E-Signatur-Lösungen stellen sollten

Bewertung von eSignatur-Lösungen

Erfahren Sie, wie Sie einen sicheren, vertrauenswürdigen und skalierbaren E-Signatur-Anbieter für Ihr Unternehmen auswählen.

Die heutige schnelllebige Digital-First-Wirtschaft bringt sowohl Herausforderungen als auch Chancen für Unternehmen jeder Größe mit sich. Die Zeiten haben sich geändert. Die Menschen haben sich verändert. Die Technologie hat sich verändert. Und natürlich hat sich die Art und Weise verändert, wie wir Dokumente unterzeichnen müssen.

Das Unterschreiben, Kopieren, Scannen, Versenden und Faxen (ja, manche Leute faxen immer noch) von Papierdokumenten ist keine nachhaltige oder rentable Art, ein Unternehmen zu führen. Es kann extrem zeitaufwändig und riskant sein.

Wenn Sie E-Signatur-Lösungen und -Anbieter für Ihr Unternehmen evaluieren, stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Beginnen wir mit einigen wichtigen Fakten, die Sie über E-Signaturen verstehen sollten.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur oder E-Signatur ist das digitale Gegenstück zu einer handschriftlichen Unterschrift. Dies kann einfach ein Bild Ihrer Unterschrift sein, das in ein Dokument eingefügt wird. Rechtlich gesehen wird damit die Absicht einer Person erfasst, dem Inhalt eines elektronischen Dokuments, Vertrags oder Datenbestandes zuzustimmen.

E-Signaturen bieten viele Geschäftliche Vorteile, darunter eine effizientere, sicherere und konformere Möglichkeit, Dokumente überall auf der Welt und auf jedem Gerät zu signieren. Eine skalierbare eSignatur-Lösung ist zu einem Muss tools in Ihrem Technologie-Stack für Support Wachstum und digitale Transformation geworden.

Unabhängig davon, welche Anbieter Sie bewerten sollten, empfehlen wir Ihnen, den 2022 GigaOm Radar Report for eSignature Solutions herunterzuladen und zu lesen. Nitro Signing-Bericht wurde in diesem Bericht aufgeführt, der eine detaillierte Aufschlüsselung und Bewertung mehrerer Anbieter in der Kategorie eSignatur beinhaltet, als führender Anbieter bezeichnet wird. Sie werden sehen, wie Anbieter bei wichtigen Kriterien wie fortschrittlichen digitalen Signaturen, Flexibilität, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Compliance und mehr abschneiden.

Was sind die 3 Arten von elektronischen Signaturen?

Es ist sehr wichtig zu wissen, welche Arten von elektronischen Signaturen Sie unterstützen müssen, um zu bestimmen, welche E-Signatur-Lösung Sie benötigen. Auch wenn Sie heute vielleicht nur einfache Signaturen benötigen, sollten Sie bedenken, dass Sie in Zukunft, wenn Sie wachsen, hochsichere, qualifizierte elektronische Signaturen benötigen könnten.

Es gibt 3 Arten elektronischer Signaturen und Nitro Sign unterstützt sie alle. Die Unterschiede zwischen ihnen basieren hauptsächlich auf der Ebene der Authentizität, Identität, Integrität und Authentifizierung.

Einfache oder einfache elektronische Signatur (SES): Eine einfache oder einfache elektronische Signatur muss lediglich die Akzeptanz oder Zustimmung des Unterzeichners nachweisen. Dies kann ein gescanntes Bild einer Unterschrift sein, eine manuell auf einem Desktop-Bildschirm gezeichnete (und digital gespeicherte) Unterschrift, ein Klick auf die Schaltfläche „Ich akzeptiere“ usw.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): Eine fortgeschrittene Signatur muss bestimmte Anforderungen erfüllen, die ein höheres Maß an Unterzeichner-ID-Überprüfung, Sicherheit und Fälschungssicherheit bieten (d. h. das Dokument kann nach der Unterzeichnung nicht mehr geändert werden).

Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Eine qualifizierte oder unbestreitbare Signatur ist der einzige elektronische Signaturtyp, der in der EU einen besonderen rechtlichen Status hat. Im Gegensatz zu den anderen Signaturen liegt die Beweislast bei der Partei, die die Signatur(en) anficht, nicht beim Initiator.

Checkliste für elektronische Unterschriften

Ist eine elektronische Signatur dasselbe wie eine digitale Signatur?

Nein. Elektronische Signaturen und digitale Signaturen werden häufig austauschbar verwendet, doch eine digitale Signatur basiert auf Verschlüsselungs-/Entschlüsselungstechnologien und ist die fortschrittlichste und sicherste Art der elektronischen Signatur. Digitale Signaturen bieten zusätzliche Sicherheit und Integrität. Sie werden verwendet, um strenge regulatorische Anforderungen an die Gewährleistung der Identität und Authentizität des Unterzeichners und Dokuments zu erfüllen.

Eine digitale Signatur ist immer eine elektronische Signatur, während eine elektronische Signatur nicht immer eine digitale Signatur ist.

Sind E-Signaturen rechtlich bindend?

Ja. In den meisten Teilen der Welt ist eine elektronische Signatur rechtlich anerkannt und durchsetzbar. Die Gesetze und Vorschriften zu elektronischen Signaturen können jedoch je nach Region und Land unterschiedlich sein. Einzelheiten zur Rechtmäßigkeit und Durchsetzbarkeit elektronischer Signaturen finden Sie in Abschnitt 3 unseres Whitepapers Ultimate Guide to Electronic Signatures.

Wie wählen Sie nun den besten E-Signatur-Anbieter aus?

Als Erstes ist zu beachten, dass nicht alle E-Signatur-Lösungen gleich sind. Die Anbieter können sich in Bezug auf Funktionalität, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und sogar versteckte Kosten erheblich unterscheiden. Gründliche Recherche ist entscheidend.

Bei der Auswahl eines Anbieters für Ihr Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass dessen Kernfunktionen auf Ihre Geschäftsanforderungen und Ihre globalen regulatorischen Anforderungen abgestimmt sind. Obwohl eine E-Signatur-Lösung aus mehreren Komponenten besteht, haben wir im Folgenden fünf Hauptbereiche für Ihre Entscheidung zusammengestellt.

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Ihre Bewertungs-Checkliste für E-Signatur-Lösungen

1 . Ist die Lösung flexibel und skalierbar?

Auch wenn Sie heute ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind, sollte Ihre E-Signatur-Lösung Sie unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens unterstützen. Darüber hinaus werden sich Ihre Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe für Dokumente wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern. Sie werden Personen, Standorte und/oder globale grenzüberschreitende Transaktionen für das eSigning hinzufügen. Eine Software-as-a-Service (SaaS)-E-Signatur-Lösung wie Nitro ermöglicht die Anpassung an sich ändernde Anforderungen und die Skalierung, wenn Sie wachsen.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

  • Werden die von Ihnen verwendeten Dateitypen unterstützt? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML usw.)
  • Können Sie Benutzer einfach hinzufügen oder entfernen?
  • Können Sie die E-Signatur-Lösung mit einem individuellen Branding versehen?
  • Ist die Lösung einfach zu implementieren und zugänglich?
  • Unterstützt die Lösung aktuelle und zukünftige Anforderungen?

2 . Ist die Lösung mit integrierten Automatisierungen einfach zu verwenden?

Wenn Sie in eine eSignaturlösung investieren, möchten Sie, dass sie einfach und intuitiv ist, damit Ihre Mitarbeiter sie gerne nutzen können! Ein schlechtes Benutzer- und Administratorerlebnis führt zu einem schlechten ROI. Stellen Sie sicher, dass Sie das Produkt vor dem Kauf ausprobieren können, um Ihr Risiko zu minimieren. Neben einer einfachen, übersichtlichen Benutzeroberfläche können Sie Dokumente automatisieren und signieren – von einfachen bis hin zu fortgeschritten.

Eine große Zeitersparnis für Nitro Sign ist unser Vorlagenportal, das sich wiederholende E-Signatur-Anfragen automatisiert. Sie können einen vordefinierten Workflow auswählen, Unterzeichner hinzufügen, Konfigurationen anpassen und Änderungen auf Anfrage anwenden, ohne Ihre Workflows jedes Mal neu konfigurieren zu müssen.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

  • Ist die Lösung einfach zu erlernen und zu verwenden?
  • Wie bereiten Sie Dokumente zur Unterzeichnung vor und senden Anfragen?
  • Verfügt die Lösung über automatisierte Signaturabläufe?
  • Können Sie Unterzeichnern auf jedem Gerät eine Auswahl an Unterzeichnungsmethoden anbieten?
  • Können Sie Pakete von Dokumenten unterzeichnen?

3 . Ist die Lösung sicher und entspricht Ihren spezifischen regulatorischen Anforderungen?

Jedes Unternehmen muss die Sicherheit und Compliance von E-Signaturen zu einer Priorität machen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sich in einer stark regulierten Branche wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzdienstleistungssektor befinden oder grenzüberschreitende Transaktionen durchführen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre eSignatur-Anbieter und ihre Rechenzentren mit Branchenstandards und internationalen Standards wie eIDAS, UETA, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, QTSP usw. konform sind. Mit zunehmendem Identitätsbetrug und Datenschutzverletzungen sind komplexe Sicherheitsmaßnahmen und Zertifizierungen unerlässlich. Wenn Ihr Anbieter Subprozessoren einsetzt, sollten Sie sich auch nach deren Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien erkundigen.

Nitro stellt sicher, dass Ihre Daten, Dokumente und elektronischen Signaturen geschützt sind. Wir bleiben stets auf dem Laufenden, damit Sie dies nicht tun müssen. Wir überprüfen unsere Kontrollen durch jährliche Konformitätstests und Zertifizierungen. Nitro Sign Premium erfüllt und übertrifft einige der strengsten internationalen Gesetze und Vorschriften für elektronische Signaturen, die in der Europäischen Union, den Vereinigten Staaten von Amerika, der Schweiz, Singapur und Hongkong gelten.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

  • Was sind die Datensicherheits- und Datenschutzrichtlinien und -zertifizierungen des Anbieters?
  • Entspricht die Lösung grenzüberschreitenden Gesetzen und Vorschriften für elektronische Signaturen?
  • Gibt sie jedem die Möglichkeit, die Signatur zu validieren, auch ohne Zugang zum System?
  • Was ist der Prozess des Anbieters, wenn eine Datenschutzverletzung auftritt?

4 . Können Sie die Lösung in Ihre anderen Geschäftsanwendungen integrieren?

Die Integration elektronischer Signaturen in Ihre bevorzugten Geschäfts- und Webanwendungen über verschiedene Geräte hinweg verbessert die Effizienz und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre E-Signatur-Lösung Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und Konnektoren enthält, die mit Ihren spezifischen Browsern und Anwendungen funktionieren. Denken Sie über Ihre Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe in diesen Anwendungen nach. Müssen Benutzer Signaturanforderungen innerhalb von Salesforce oder Microsoft Outlook senden und nachverfolgen?

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

  • Ist die E-Signatur-Lösung mit den neuesten Versionen gängiger Betriebssysteme (sowohl PC als auch mobil) kompatibel?
  • Bietet sie ein vollständig responsives Design?
  • Verfügt die Lösung über eine flexible Programmierschnittstelle (API)?
  • Gibt es sofort einsatzbereite Konnektoren für Programme wie Salesforce, Microsoft SharePoint und Power Automate?

5 . Was kostet die Lösung? Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten (TCO)?

Wie viel kostet eine E-Signatur-Lösung? Die Anbieter unterscheiden sich stark in Bezug auf Lizenzmodelle und Kosten, und Sie sollten auf versteckte Gebühren oder Überschreitungsgebühren achten. Verwenden Sie für einen echten Kostenvergleich die Gesamtbetriebskosten im Vergleich zu Vorabkosten oder Lizenzgebühren pro Benutzer.

Mit Nitro Signals und Erweiterten erhalten Sie beispielsweise unbegrenztes Signieren. Für Nitro Sign Premium mit erweiterten, hochgradig vertrauenswürdigen Signaturfunktionen zahlen Sie nur für jede erfolgreiche Signatur. Stellen Sie sicher, dass die Kosten klar definiert sind, damit Sie die Anforderungen aller Anwendungsfälle für elektronische Signaturen in Ihrem Unternehmen erfüllen können – ohne spätere Überraschungen.

Fragen, die Sie den Anbietern stellen sollten:

  • Was ist das Kostenmodell der Lösung?
  • Zahlen Sie pro Benutzer, pro Signatur oder für die Komplettlösung?
  • Müssen Sie eine unbefristete Lizenz kaufen oder ist ein Abonnementpreis eine Option?
  • Gibt es Überschreitungsgebühren?

Holen Sie sich Expertenberatung bei der Auswahl eines vertrauenswürdigen E-Signatur-Partners

Es ist so wichtig, eine Signaturlösung und einen Partner zu wählen, die Sie bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens und Ihrer Technologie unterstützen können. Nitro-Experten unterstützen Sie dabei, Ihre Möglichkeiten zu erkunden und die beste Entscheidung für Ihre Zukunft zu treffen. Kontaktieren Sie uns jederzeit, um ein persönliches Gespräch oder eine Vorführung zu erhalten.

Elektronischen Unterschriften
Ein führender Anbieter von elektronischen Signaturen
Nitro Sign wurde im 2022 GigaOm Radar Report für elektronische Signaturen als führend anerkannt. Erfahren Sie mehr über GigaOms Bewertung und Analyse der Top-Anbieter von eSignaturen in der Kategorie.