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5 Anwendungsfälle für E-Signaturen – für mehr Verträge, weniger Fehler und sichere Vereinbarungen

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Wie viel Geld und Zeit verschwenden Sie mit der Unterzeichnung von Papierdokumenten? Sie formatieren und drucken ein Dokument aus, unterschreiben es, scannen es und formatieren es erneut, bevor Sie es versenden

Wie viel Geld und Zeit verschwenden Sie mit dem Unterzeichnen von Papierdokumenten? Sie formatieren und drucken ein Dokument aus, unterzeichnen es, scannen es ein und formatieren es vor dem Versand erneut.

Als Einzelstück ist das nicht schlecht. Doch was ist, wenn es hunderte Male in Ihrem Unternehmen wiederholt wird? Es wird zu einer kostspieligen Investition. Mit Lösungen für elektronische Signaturen (eSignature) können Sie und Ihr Team Dokumente in wenigen Sekunden von überall aus signieren. Die Ausweitung eSignature-Tool auf jeden Wissensarbeiter kann dazu beitragen, den Weg Ihres Unternehmens zu einem digitaleren, effizienteren und moderneren Arbeitsplatz zu ebnen.

Viele von uns zögern, von physischen Signaturen auf eSigning. Tatsächlich erfolgen 65 % aller Unterschriften immer noch mit Stift und Papier. Aber über die Zeitersparnis hinaus, die Sie und Ihr Team sparen, gibt es viele Vorteile für Ihre Kunden.

Machen Sie es Ihren Kunden einfach, Verträge schnell zu unterzeichnen, gepaart mit Ihrer Fähigkeit, Aktivitäten zu verfolgen und Erinnerungen zu senden, wird Ihr Unternehmen dabei helfen, eine messbare Steigerung der Dokumenten-Workflow-Produktivität zu realisieren und sich direkt auf Ihr Endergebnis auswirken.

Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Sehen Sie sich 5 gängige Benutzergruppen an, die von unbegrenzten elektronischen Signaturen profitieren würden :

1. Vertrieb

Die Belastung von papierbasierten Vertriebszyklen bedeutet weniger Zeitaufwand für den Aufbau und die Pflege wichtiger Kundenbeziehungen. Ziehen Sie Workflows in Betracht, die Auftragsabwicklung, die Kontoeinrichtung, die Vergütungspläne, Reseller-Vereinbarungen und natürlich Verträge unterstützen. Bereiten Sie Ihr Vertriebsteam auf Erfolg vor und lassen Sie sich schneller unterschreiben – Kunden können sich innerhalb von wenigen Sekunden von jedem browserfähigen Gerät aus anmelden. Das Ergebnis? Senken Sie das Compliance-Risiko und die Betriebskosten und schaffen Sie gleichzeitig ein nahtloses Kundenerlebnis.

„Im Hinblick auf die Zahl der Vertriebsaufträge hat es sich als äußerst hilfreich erwiesen, unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, von überall aus elektronisch zu unterschreiben. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess erheblich, sondern gibt unseren Kunden auch mehr Flexibilität und trägt modernen Arbeitsgewohnheiten in hohem Maße Rechnung. Was gibt es schließlich Besseres als eine Bestellung, die am Ende des Quartals von einem Kunden mit seinem Mobiltelefon unterzeichnet wird, der sich gerade an einem Strand in Kroatien aufhält.“

Liam Bissell, Corporate Account Executive bei Nitro

2. Beschaffung

Der Beschaffungsprozess kann eine endlose Anzahl von Dokumenten umfassen, bei denen Sie oder andere Teammitglieder irgendwo die gepunktete Linie unterschreiben müssen. Denken Sie an Workflows, die Bestellungen, SOWs, Rahmenverträge, RFP-Freigaben und Lieferanten-Compliance unterstützen. Indem Sie Ihr Beschaffungsteam mit einer eSignatur-Lösung ausstatten, ist es einfach, diese gepunktete Linie von überall auf der Welt unterzeichnen zu lassen und höchste Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten. Ihr Team wird in Echtzeit benachrichtigt, wenn ein Dokument den elektronischen Signaturprozess durchläuft, sodass Sie mit Nitro über jeden Schritt informiert sind. Wenn jemand vergisst zu unterschreiben, ist es einfach, Erinnerungen zu senden. Kein Raten und unnötiges Suchen mehr, sodass Sie mehr Zeit mit der Arbeit und weniger Zeit mit der Suche nach Unterschriften verbringen können.

"Mit Nitro Sign-On können wir die kompliziertesten Vereinbarungen innerhalb weniger Minuten abwickeln. Wir haben vollständigen Einblick in den Unterzeichnungsprozess. Wir müssen nie wieder eine letzte Unterschrift hinterherjagen.""

Nick Flynn, Sales Operations Manager bei Nitro

3. Marketing

Ihr Marketing-Team hat große Ideen – aber hat es auch die Zeit, sie in die Tat umzusetzen? Der Verwaltungsaufwand hinter den Arbeitsabläufen, die Veranstaltungsregistrierungen, Kommunikationsgenehmigungen, Medieneinblendungen, Markenkonformität, Asset-Genehmigungen und Lieferantenvereinbarungen unterstützen, nimmt Zeit und Energie in Anspruch, die andernfalls für kreative Aktivitäten verfügbar wären.  Mit benutzerfreundlichen eSigning-Lösungen können Sie diese Arbeitsabläufe rationalisieren, um schneller und effizienter zu sein.  Entlasten Sie Ihr Marketingteam von diesen Arbeitsabläufen, damit es Großes für Ihr Unternehmen erreichen kann.

"Marketingteams arbeiten mit einer breiten Palette von Drittanbietern zusammen. Aus diesem Grund spielt die Auftragsvergabe eine bedeutende Rolle in modernen Marketingorganisationen. Nitro Sign bietet uns die Möglichkeit, die Zeit für die Verwaltung und Unterzeichnung all dieser Verträge deutlich zu verkürzen. Statt Tage damit zu verbringen, einen Vertrag an alle Unterzeichner weiterzugeben, kann er in einem Unterzeichnungsstrom zusammengefasst und in wenigen Stunden abgeschlossen werden."

Stephen O'Riordan, Director Regional Marketing bei Nitro

4. Personalwesen

Im heutigen hart umkämpften Kampf um die besten Talente werden sich nur produktive und effektive HR-Teams hervorheben. Eine eSigning-Lösung ist die nicht ganz so geheime Waffe Ihres HR-Teams zum Erfolg! Ihr Team kann Mitarbeiter aus allen Teilen der Welt kontaktieren und Dokumente sofort unterschreiben, sogar unterwegs. Denken Sie an Arbeitsabläufe, die das Onboarding neuer Mitarbeiter, Vertragsannahme, Gehaltsabrechnung, Nebenleistungen und PTO, Auftragnehmerdokumente und Austrittsmaterialien unterstützen … die Liste geht weiter.

Eine eSigning-Lösung hilft:

  • Einen schnelleren Onboarding- und Rekrutierungsprozess schaffen
  • Geld zu sparen, indem unnötige Kosten (wie Papier und Druckkosten) reduziert werden
  • Repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu eliminieren
  • Hinterlassen Sie einen guten ersten Eindruck bei technisch versierten Kandidaten

"In einem so wettbewerbsintensiven Markt, von Kandidaten geführten Markt, können wir eSigning sehr schnell handeln, sobald wir eine Einstellungsentscheidung getroffen haben, sodass der Kandidat sein Stellenangebot umgehend von Nitro erhält. Die Tatsache, dass wir Kandidaten in mehreren Regionen einstellen, erfordert auch dieses Maß an Geschwindigkeit und Effizienz bei unserem Onboarding. Ganz ehrlich, ohne sie könnten wir auf dem heutigen Markt nicht mehr agieren."

Fiona O’Rourke, Senior People Business Partner bei Nitro

5. IT

Sparen Sie Ihrem IT-Team Zeit und Mühe, eliminieren Sie Papier und erhöhen Sie die Produktivität mit Nitro. Ziehen Sie Arbeitsabläufe in Betracht, die Asset-Tracking, Änderungsanforderungen, Auftragsabwicklung, Zugriffsverwaltung und Änderungsaufträge unterstützen. Wie würden diese Arbeitsabläufe aussehen, wenn Ihr gesamtes IT-Team so ausgestattet wäre, dass es mit wenigen einfachen Klicks eine elektronische Signatur anwenden oder anfordern könnte? Sie können Ihrem IT-Team in Echtzeit Einblick in kritische Vertragsprozesse gewähren und so mit Nitro die Zusammenarbeit fördern und Projekte beschleunigen. Letztendlich wird Ihr IT-Team Zeit haben, sich voll und ganz dem Aufbau und der Entwicklung zu widmen, ohne die Last langwieriger papierbasierter Unterschriftenaufgaben.

„Wenn wir Hardware schnell bestellen müssen, kann ich mit eSigning die Genehmigungen schnell und mit hoher Transparenz erledigen. Lieferanten können sehen, sobald die Bestellnummer erstellt wurde.“

Martin O'Callaghan, IT-Techniker bei Nitro

Warum einen erheblichen Prozentsatz Ihres Endgewinns mit papierbasierten Unterschriften verschwenden ? Wenn etwas so Einfaches wie das Anbieten der Option für eSign zu mehr Kunden, weniger Fehlern und sichereren Vereinbarungen führen kann. Nun, dem ist schwer zu widersprechen!

Die Zukunft der Remote-Arbeit ist schon heute hier

Nitro Sign ist die elektronische Signaturlösung, die es jedem ermöglicht, Dokumente intelligenter, schneller und sicherer auf jedem Gerät zu signieren – ohne Papier, Stift oder Drucker. Mit unbegrenzten E-Signatur-Anforderungen und erweiterten Funktionen wie Teamvorlagen, Massensignaturen, benutzerdefiniertem Branding und Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht Nitro Sign 100 % End-to-End-Workflows für digitale Dokumente von überall aus.

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