Moderne Arbeitskräfte mit den Produktivitäts-Tools ausstatten, die sie benötigen

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Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Geschäftsvorgangs, von Verträgen über das Onboarding von Mitarbeitern bis hin zu Rechnungen und mehr. Seit den 1990er Jahren hat sich das PDF-Format zur treibenden Kraft bei der digitalen Transformation am Arbeitsplatz entwickelt, doch IDC schätzt, dass die meisten Unternehmen einen Produktivitätsverlust von 21,3 % als Resultat von Dokumentenherausforderungen verbuchen müssen.

Die Kosten des papierbasierten Arbeitsplatzes

Große Unternehmen haben gute Voraussetzungen, die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter zu verbessern, und Ihre PDF-Produktivitätslösung ist der ideale Ausgangspunkt dafür. Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort, denn die Zahlen sprechen für sich:

  • Kopieren und Drucken: Ja, der Betrieb von Druckern ist teuer – denken Sie nur an die Kosten für Papier, Tinte, Toner und Maschinenwartung. Aber seien wir ruhig ehrlich: Die Leute hassen Drucker. Es gibt einen Grund dafür, dass 23 % aller Anrufe bei IT-Helpdesks mit Druckern zu tun haben. Alte und neue Drucker sind gleichermaßen fehleranfällig, Probleme lassen sich unmöglich allein beheben, und wenn Sie etwas fristgerecht gedruckt haben möchten, scheint es immer irgendwo einen Fehler zu geben.
  • Mitarbeiterproduktivität: Der durchschnittliche Mitarbeiter vergeudet jede Woche unzählige Stunden mit dem Hin und Her zwischen Drucker, Scanner oder Faxgerät, ganz zu schweigen von der Zeit, die er mit dem Suchen, Ablegen und erneuten Abheften von Dokumenten verbringt. In einer Studie gaben 81 % der Mitarbeiter an, dass sie bereits an der falschen Version einer Datei gearbeitet hatten, was nicht nur der Produktivität schadet, sondern auch Ihre Mitarbeiter belastet. In der Welt von heute funktioniert die Arbeit auf Papierbasis einfach nicht mehr.
  • Geschäftsprozess: All das Papier zu verwalten, erfordert in der Regel die Beschäftigung einer Person, die sich darum kümmert, was zusätzliche Gehaltskosten bedeutet. Darüber hinaus verschwendet ein durchschnittliches Unternehmen 2,5 bis 3,5 Millionen Dollar pro Jahr für die Suche nach verlorenen Dokumenten und deren Neuerstellung.
  • Sicherheit und Notfallwiederherstellung: Verlorene oder verlegte Dokumente, ganz zu schweigen von Dokumenten, die nicht ordnungsgemäß entsorgt werden, können eine enorme Bedrohung für die Daten Ihres Unternehmens darstellen. Und wir haben alle schon mal etwas auf dem Drucker gesehen, das nicht für uns bestimmt war – Steuererklärungen, Bonusabrechnungen, Flugdetails. Datensicherheitsverstöße im Zusammenhang mit Papierakten sind häufiger als man denkt, und sie passieren nicht nur im Gesundheitssektor. Wenn es privat ist, sollte es digital gehalten werden.
  • Umweltbelastung: Die Papier- und Zellstoffindustrie ist der drittgrößte Verursacher von Wasser-, Luft- und Bodenverschmutzung, und Papier macht 26 Prozent der Feststoffabfälle aus, die auf Mülldeponien landen.

Remote-Mitarbeitern geben, was sie brauchen

An einem modernen Arbeitsplatz müssen alle Arbeitnehmer in der Lage sein, Aufgaben schnell, gemeinschaftlich, sicher und bei Bedarf im Home-Office zu erledigen. Ein robustes Tool zur Steigerung der PDF-Produktivität ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu konvertieren sowie Unterschriften einzuholen oder ein Dokument selbst per eSigning elektronisch zu unterzeichnen – wann und wo immer sie es benötigen.

Mit einer integrierten PDF-Produktivitäts- und eSigning-Lösung müssen Sie keine Dateien mehr ausdrucken und sich keine Sorgen mehr wegen Ihrer Remote-Mitarbeiter oder darüber machen, dass eine vertrauliche Datei nicht ordnungsgemäß entsorgt wurde und die Datensicherheit Ihres Unternehmens in Gefahr bringen könnte. Wenn Sie sich für ein sicheres Tool entscheiden, das Ihre PDF-Dateien in der Cloud speichert und über Zertifizierungen wie SOC2 Typ 2 und HIPAA verfügt, können Sie nachts ruhig schlafen. Sie brauchen sich keine Sorgen mehr über die gewaltigen Sicherheits- und Wiederherstellungskosten zu machen, die entstehen, wenn Cyberkriminelle Ihre Dateien mit Malware oder anderen potenziell lähmenden Viren infizieren – wenn Sie ein sicheres und konformes PDF-Produktivitäts-Tool mit einem erstklassigen Support-Team haben, das nur einen Anruf oder Klick entfernt ist.

Mühelose Nutzung und Zusammenarbeit an PDF-Dokumenten: Mit einer PDF-Produktivitätslösung mit geringer Lernkurve verbringen Ihre Mitarbeiter Minuten statt Stunden mit PDF-Dateien – egal, ob es ums Erstellen, Bearbeiten, eSigning, Konvertieren, Zusammenfügen oder Versenden von Dokumenten geht. PDF-Produktivitäts-Tools bringen den modernen Arbeitsplatz auf Erfolgskurs, mit geringeren Betriebskosten, weniger Platzbedarf, geringerem Risiko, weniger Fehlern und besonderem Augenmerk auf die Umweltbelastung. All diese Vorteile sind ein Segen für Effizienz und bessere Beziehungen – zu Kunden, Klienten, Lieferanten und sogar zu Ihren eigenen Mitarbeitern.

Holen Sie sich stressfreie E-Signaturen: Mehr als 51 % aller Druckvorgänge dienen ausschließlich dazu, eine Unterschrift von jemand anderem einzuholen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten all diese Papierverschwendung durch den Einsatz einer eSigning-Lösung eliminieren. Die Leute sind beschäftigt, mehr Mitarbeiter arbeiten im Home-Office, die Führungsebene ist ständig in Videokonferenzen. Mit einem vollständig integrierten Tool, das PDF-Bearbeitung mit eSigning kombiniert, müssen Sie keine Dateien mehr für Unterschriften ausdrucken, auf deren Unterzeichnung warten oder sie wieder einscannen. Ganz egal, ob Sie eine Unterschrift auf einer Bestellung, einem Vertrag, einer Spesenabrechnung oder einer Geheimhaltungsvereinbarung benötigen – mit einem simplen Klick können Sie eine Datei unterzeichnen oder eine Unterschrift von einer anderen Partei anfordern.

Wappnen Sie sich, um besser mit Dokumenten arbeiten zu können

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