Alle hulpbronnen
Digitale handtekeningen

De complete gids voor de ESIGN Act

Heeft u vragen over de ESIGN-wet en hoe deze van invloed is op bedrijven, consumenten en wat wettelijk is toegestaan? We hebben dingen afgebroken.

Zonder dit is het online ondertekenen van documenten misschien niet mogelijk. Tenminste niet zoals wij er over denken. We hebben het over de ESIGN Act, ook wel bekend als de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act. Meer dan enige andere wetgeving is die ene handeling (aangenomen in 2000 ) verantwoordelijk voor het definiëren en codificeren van de wetten met betrekking tot elektronische handtekeningen.

Maar tenzij u graag lange pdf's op congresniveau online leest, kan het moeilijk zijn om de ESIGN-wet te begrijpen. Wat houdt het in? Wat betekent het voor 2021 en verder? Om samen te vatten, hebben we een korte handleiding samengesteld voor de ESIGN-wet en hoe deze ons leven vandaag beïnvloedt.

De geschiedenis van de ESIGN-wet

Noem het het 'wilde westen'. Vóór het jaar 2000 waren mensen nog aan het uitzoeken hoe ze dit ding dat we internet noemen, moesten gebruiken. De opkomst van de populariteit van internet in de 1990 betekende dat meer mensen online zaken deden dan ooit. In 1999 verschenen verschillende rekeningen met betrekking tot het definiëren van "elektronische" handel. Tegen 2000 was het logischer om ze te combineren in uitgebreide wetgeving die de ESIGN-wet werd.

Deze wetgeving, ook bekend als de E-Sign Act , had tot doel een aantal belangrijke doelen te bereiken:

  • Definieer "elektronisch" om te helpen een wettelijk kader voor deze en toekomstige regelgeving tot stand te brengen, vooral met betrekking tot elk elektronisch formulier online
  • Stel vast wat instellingen voor elektronische documenten moeten bewaren om e-handtekeningen te verifiëren
  • Stel de parameters in voor wat een geldige e-handtekening van een van beide partijen is

De wet werd de wet op de boeken vanaf oktober 1 , 2000 . Als dat vrij gestroomlijnd klinkt voor Washington, komt dat omdat ESIGN geen nieuwe regelgevende instantie heeft opgericht. In plaats daarvan hielp het de rechtbanken te bepalen wat een contract is volgens de bestaande wetgeving.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste bepalingen van de ESIGN-wet, volgens de FDIC :

  • Voorafgaande toestemming. Simpel gezegd, weerspiegelt een handtekening de toestemming van iemand die instemt met het contract? Hierover hieronder meer.
  • Hardware- en softwarevereisten. Je kunt niet zo goed een contract ondertekenen en vervolgens iemand anders die het heeft ondertekend ghosten. De ESIGN-wet bepaalde dat de consument redelijkerwijs toegang moet hebben tot deze gegevens, evenals alles moet kunnen bekijken wat hij moet bekijken.
  • Bewaren van dossiers. En over records gesproken, ESIGN vereist dat financiële instellingen geldige records van deze elektronische handtekeningen bijhouden. 
  • definities. De ESIGN Act is ook bedoeld om het wilde westen van internet te temmen. Een deel van de manier waarop het dat kon bereiken? Het bevat definities voor woorden als 'consument', 'elektronisch', 'elektronische agent', 'elektronische gegevens', 'informatie' en meer. Tegenwoordig kunnen wetten op elektronische documenten verwijzen naar de ESIGN-wet om voort te bouwen op eerder vastgestelde definities.

Geldigheid elektronische handtekening

Wat gebeurde er toen de ESIGN-wet werd aangenomen? Het belangrijkste was dat het antwoord gaf op twee belangrijke vragen:

  • Zijn elektronische handtekeningen juridisch bindend en afdwingbaar? Ja, zolang een bedrijf de handtekeningen nauwkeurig elektronisch bijhoudt. Als je dat doet, is het alsof je de documenten persoonlijk hebt ondertekend.
  • Geldt dit voor de hele VS? Wereldwijd? De ESIGN Act is van toepassing op Amerikaanse staatsburgers en heeft betrekking op handel tussen staten, maar heeft geen jurisdictie over andere burgers. Amerikaanse burgers kunnen nog steeds documenten ondertekenen, zelfs als ze het land uit zijn.

De ESIGN Act bepaalde in wezen wat een elektronische handtekening geldig maakt volgens de Amerikaanse wetgeving. Door dit te doen, breidde het juridisch bindende contracten uit van buiten de papieren wereld naar de digitale wereld. Dit was een essentiële manier om het bedrijf draaiende te houden, vooral voor iedereen die op afstand werkte.

Internationale handel; Welke landen zijn inbegrepen?

Een van de redenen waarom het Congres actie heeft ondernomen om elektronische handtekeningen in de wet te codificeren? E-handtekeningen waren een stijgende trend over de hele wereld, en het Congres wilde niet dat Amerikanen achterop raakten.

Dat wil echter niet zeggen dat Amerikaanse rechtbanken oude elektronische handtekeningen zullen erkennen. Het vereiste dat iedereen die dergelijke documenten ondertekent, toegang moet hebben tot dezelfde authenticatietechnologie; anders zou iedereen van over de hele wereld in de plaats van iemand anders kunnen tekenen en een niet-bindend contract kunnen maken. Om die reden heeft ESIGN geholpen bij het codificeren van wat voor soort beveiligings- en authenticatiemaatregelen nodig zijn voor een geldig contract.

Wat zijn de uitzonderingen op ESIGN Act-wetten?

Niet elke digitale handtekening zal geldig zijn. In feite maakt de wet het vrij duidelijk welke contracten niet geldig zijn. Een deel van de redenering achter ESIGN was om te helpen bij het codificeren van de voorwaarden waaraan een elektronische handtekening moet voldoen om hetzelfde juridische gewicht te hebben als een persoonlijke handtekening.

Om te voldoen aan de ESIGN-wet heeft een contract het volgende nodig:

  • Intentie om te tekenen. Als iemand een digitale handtekening plaatst en iemand anders die handtekening ophaalt, steelt en op een contract toepast, dan zou de oorspronkelijke ondertekenaar niet aansprakelijk moeten zijn. Dat is de kern van wat de ESIGN Act zo belangrijk maakt. Alleen omdat uw digitale handtekening mogelijk beschikbaar is op internet, betekent niet dat iemand uw naam kan ondertekenen en verwachten dat het een geldig contract is.
  • Toestemming om elektronisch zaken te doen. De reden waarom u vaak "Ik ga akkoord"-formulieren ziet wanneer u online documenten ondertekent? U moet toestemming geven om deze zaken elektronisch te doen. Het lijkt een formaliteit, maar het is belangrijk om vast te stellen dat u iets niet doet alleen omdat een online formulier u daarom vroeg. U moet uw toestemming geven.
  • Duidelijke handtekeningassociatie. Dit is dezelfde regel die offline van toepassing is. Past uw handtekening bij u ? Is de handtekening van jou
  • Record behoud. Het is een klassiek probleem. “Als een boom omvalt in een bos en niemand hoort het, maakt hij dan geluid?” Zo is het ook met contracten. Als niemand ooit kan bewijzen dat een contract heeft plaatsgevonden omdat ze het niet in hun administratie hebben bewaard, dan is het moeilijk te bewijzen dat er een contract bestaat. Hetzelfde geldt voor elektronische dossiers. In de ESIGN-wet is vastgelegd dat elke partij het ondertekende contract moet bijhouden om te bewijzen dat de overeenkomst heeft plaatsgevonden.

COVID- 19 en e-handtekeningen: wat is er veranderd?

Elektronische handtekeningen waren lange tijd veel vrijwilliger. In de jaren tussen 2000 en 2019 is de wereld vrijwillig overgestapt op onderhandelingen en werk op afstand.

Dan, in 2020 , een onverwachte pandemie. Het veranderde de manier waarop we werkten. Binnen enkele maanden zei 71 % van de Amerikaanse volwassenen dat ze vanuit huis werkten .

Maar het leven - en het zakendoen - moest doorgaan. Dat betekende dat digitale technologie, waaronder webconferenties en elektronische handtekeningen, op de voorgrond moest treden. Er zijn nu bedrijven die een volledig extern personeelsbestand in dienst hebben en geen fysieke kantoorruimte hebben om hun eigen kantoorruimte te noemen.

Deze bedrijven kunnen het verrassend goed met elkaar vinden. Bedrijven als Buffer, Hubstaff en Ghost zijn gerenommeerde bedrijven op afstand, wat betekent dat zelfs als iemand een arbeidsovereenkomst tekent, dat contract waarschijnlijk een elektronisch document is.

Een deel van de reden waarom de economie zo snel kon herstellen na de sluiting van COVID- 19 ? We hebben al de infrastructuur om de handel draaiende te houden. Mensen kunnen online contracten ondertekenen en weten twee dingen:

  • De digitale structuur die nodig is om deze contracten op te slaan, te beschermen en te beveiligen, is er niet alleen, maar bestaat al jaren. 
  • Mensen ondertekenen al documenten en contracten online sinds vóór de ESIGN-wet, en voor het grootste deel is het goed gegaan.

COVID- 19 heeft de zaken echter veranderd. Het versnelde onze overstap naar een digitale werkplek. Zelfs de Federal Reserve Bank van New York begon bijvoorbeeld elektronische handtekeningen te accepteren voor bepaalde documenten.

De realiteit van sociale afstand zou een uitdaging kunnen zijn geweest voor een volledig papieren economie. Maar gezien wat we nu kunnen bereiken met de ESIGN-wet, bleef de economie doordraaien, zelfs tijdens een pandemie waarbij mensen thuis bleven.

Vandaag gebruik maken van de ESIGN-wet

De ESIGN Act is iets wat we tegenwoordig als vanzelfsprekend beschouwen. We weten dat door op toestemmingsformulieren te klikken en onze handtekening te uploaden, we iets net zo goed ondertekenen alsof we persoonlijk waren.

En dat is maar goed ook. Tijdens COVID- 19 betekende dit dat mensen door konden gaan met hun bedrijf en afstand konden houden. Het betekende dat mensen vertrouwen konden hebben in de veiligheid en beveiliging van hun elektronische dossiers.

Maar bent u zeker van uw elektronische administratie?

De ESIGN-wet vereist wel dat u aan bepaalde normen moet voldoen om ervoor te zorgen dat uw contracten geldig zijn. En het helpt om je eenden op een rij te hebben - zo geautomatiseerd mogelijk - om ervoor te zorgen dat je alles hebt wat je nodig hebt om je aan de ESIGN-wet te houden.

Gelukkig hoef je niet te betalen om erachter te komen hoe het allemaal werkt. Ga vandaag nog aan de slag met een gratis proefversie van Nitro om te zien waar het allemaal om draait.

Tags
Digitale handtekeningen

Relevante inhoud

Elektronische handtekeningen met Quicksign
Digitale handtekeningen
April 12, 2021 07:53 PM
Verzend documenten voor veilige, wettelijk bindende e-handtekeningen.
Leestijd 1 minuut
Nitro Sign thumbnail.jpg
Digitale handtekeningen
April 16, 2021 10:47 AM
Met eSigning kunnen gebruikers documenten legaal ondertekenen zonder dat ze handmatig hoeven te worden afgedrukt en ondertekend.
Leestijd 2 minuut
card-ns-create-eSignature.jpeg
Digitale handtekeningen
April 07, 2021 12:36 PM
Leer in slechts enkele minuten hoe u een elektronische handtekening instelt.
Leestijd 2 minuut
Elektronische handtekeningen
Een leider in e-handtekeningen
Nitro Sign erkend als leider in het 2022 GigaOm Radar Report for eSignatures. Lees meer over GigaOm's evaluatie en analyse van de beste eSignature-leveranciers in de categorie.