Als uw bedrijf uitsluitend vertrouwt op handtekeningen met pen en papier - d.w.z. natte handtekeningen - kent u het probleem van trage doorlooptijden. U drukt het document af, bestelt de pagina's, scant of verstuurt het, wacht tot de ondertekenaar het terugstuurt, enz. En dat is als uw printer werkt wanneer u hem nodig hebt en uw documenten niet zoekraken bij de post.
Het goede nieuws is dat er een snellere manier is om ondertekende documenten te verkrijgen, en wel met elektronische handtekeningen.
In deze gids ziet u hoe elektronische handtekeningen verschillen van natte handtekeningen en hoe zij uw ondertekeningsproces kunnen versnellen, de veiligheid kunnen verhogen en de kosten kunnen verlagen.
Wat is een natte handtekening?
Een natte handtekening is een teken dat een persoon op een fysiek stuk papier zet om zijn deelname aan een contract of overeenkomst aan te geven. Het wordt "nat" genoemd omdat meestal inkt wordt gebruikt, waarbij de ondertekenaar een pen of een zegel gebruikt.
Hoewel bedrijven deze ondertekeningsmethode al honderden jaren gebruiken, kunnen elektronische handtekeningen in de meeste landen en scenario's dezelfde juridisch bindende kracht hebben.
Wat is een elektronische handtekening?
Een elektronische handtekening, of e-handtekening, is een geautomatiseerde en juridisch bindende methode om snel elektronische documenten te ondertekenen. Het is veilig en verifieerbaar en helpt u bij het versnellen van workflows waarvoor voorheen papieren documenten nodig waren.
Het gebruik van elektronische handtekeningen levert veel voordelen op, waaronder meer efficiëntie, een betere gebruikerservaring, naleving van de wetgeving, veiligheid en een positief effect op de duurzaamheid.
Wilt u meer weten over de voordelen voor uw organisatie? Bekijk onze Ultimate Guide to eSignatures.
Wat zijn de nadelen van natte handtekeningen versus elektronische handtekeningen?
Zelfs voor degenen die de gevestigde bedrijfspraktijken eerbiedigen, raken natte handtekeningen uit de gratie vanwege de vele nadelen ten opzichte van eSigning:
- Trage doorlooptijd: Het verkrijgen van een natte handtekening kost nu eenmaal meer tijd in vergelijking met elektronische handtekeningen.
- Hogere kosten: De kosten voor papier, printerinkt, verzendbenodigdheden en bezorgdiensten kunnen snel oplopen, vooral als u in een sector werkt zoals vastgoed of gezondheidszorg waar grote hoeveelheden documenten worden beheerd.
- Verhoogd veiligheidsrisico: Een pak papier dat van het ene kantoor naar het andere wordt verplaatst, is gevoelig voor verlies, beschadiging of diefstal. Een digitaal bestand verzonden via een beveiligd systeem met een elektronische handtekening is een veel veiliger optie, vooral als het om gevoelige gegevens gaat.
- Niet schaalbaar: Denk aan alle nadelen van een natte handtekening en vermenigvuldig ze met de honderden of meer handtekeningen die uw bedrijf maandelijks nodig heeft. Het is gewoon niet praktisch, gezien de technologie die vandaag beschikbaar is.
- Omslachtige archivering: U kunt hele magazijnen vullen met archiefdozen met ondertekende documenten, en wanneer u een dossier moet raadplegen, moet u in het fysieke archief graven om het te vinden.
- Negatieve gevolgen voor het milieu: Honderden of duizenden documenten van meerdere pagina's per jaar staan gelijk aan vele dode bomen. In de 21e eeuw kunnen bedrijven het beter doen, natuurlijke hulpbronnen sparen en toch de klus klaren met elektronische handtekeningen.
- Minder zicht op de status van de handtekening: Wanneer u natte handtekeningen gebruikt, weet u misschien niet waar een document zich in het ondertekeningsproces bevindt. Daarentegen bieden elektronische handtekeningen een controlespoor, zodat u altijd weet wat de status van een document is.
De nadelen van natte handtekeningen zijn legio, maar ook de voordelen van vervanging door elektronische handtekeningen.
Wanneer kan ik een elektronische handtekening gebruiken in plaats van een natte handtekening?
Als u bang bent dat elektronische handtekeningen niet werken voor u of uw zakelijke behoeften, hoeft dat niet zo te zijn. Elektronische handtekeningen hebben in vrijwel elk geïndustrialiseerd land dezelfde juridisch bindende impactals natte handtekeningen.
Dankzij deElectronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN)van de VS zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig in de VS en overal waar federale wetten van toepassing zijn. Evenzo stelt de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) de juridische uniformiteit vast van elektronische en met de hand ondertekende records om belemmeringen voor digitale handel in de VS weg te nemen.
In de Europese Unie (EU) bepaalt de verordening Electronic Identification, Authentication and Trust Services (eIDAS) de wettigheid van elektronische handtekeningen. Sommige EU-landen gaan nog verder en vereisen een digitale handtekening - een gecodeerde code die een ondertekenaar kan gebruiken om de integriteit en authenticiteit van een bericht te verifiëren, naast andere verschillen met elektronische handtekeningen.
Hoewel u op veel plaatsen in de wereld en in de meeste scenario's wettelijk elektronische handtekeningen kunt gebruiken in plaats van natte handtekeningen, zijn er enkele uitzonderingen.
Wanneer moet ik nog een natte handtekening gebruiken? Een elektronische handtekening?
De regels die bepalen waar natte handtekeningen vereist zijn, variëren.
In het kader van eIDAS is een natte handtekening vereist op de volgende documenten:
- Documenten met betrekking tot familierecht en erfenis, zoals scheidingsovereenkomsten of testamenten
- Juridische handelingen of documenten waarvoor een notariële machtiging nodig is
- Juridische documenten voor het stellen van een eigendomsgarantie voor borgtocht
- Gevallen waarin een speciale wet eSigning verbiedt
De Amerikaanse wet vereist ook een natte handtekening op:
- Notariële documenten
- Hypotheken of uitzettingen
- Akten van vertrouwen
- Promessen
In Australië zijn elektronische handtekeningen niet geldig in gevallen van staatsburgerschap en migratie.
De Canada's Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)heeft geen betrekking op familierecht (testamenten, trusts, echtscheidingen) en vastgoedtransacties.
De beste praktijk om zeker te zijn is om onderzoek te doen naar de richtlijnen in de specifieke landen die relevant zijn voor uw transactie.
Kan ik Nitro Sign gebruiken voor een natte handtekening?
Hoewel bedrijven gewoonlijk Nitro Sign gebruiken voor het beheer van elektronische en digitale handtekeningen, kan het ook helpen bij het sneller verzamelen van natte handtekeningen.
Met Nitro Sign kunt u op verschillende manieren een natte handtekening aan een digitaal document toevoegen, waaronder het uploaden van een handtekening vanaf een scan of het "schrijven" van een handtekening met behulp van een cursor.
Stroomlijn uw werkstromen en verhoog uw productiviteit met Nitro Sign
Om de productiviteit te verhogen, moet u verspilling van tijd en middelen tegengaan. Als u de unieke kenmerken, voor- en nadelen van natte versus elektronische handtekeningen kent, kunt u de beste beslissingen nemen over wat u nodig hebt om efficiënt te werken en hoe u dat kunt realiseren.
Nitro Sign biedt de eenvoudigste methode voor het maken, verzenden en bijhouden van elektronische handtekeningen en integreert tegelijkertijd met uw andere digitale processen.
Neem contact op met onze productexperts om de mogelijkheden van Nitro Sign voor elektronische handtekeningen in actie te ervaren met een persoonlijke demonstratie.