Met tal van zakelijke voordelen, zoals verhoogde efficiëntie, kostenbesparingen en sterkere beveiliging en naleving, is het gemakkelijk in te zien waarom elektronische handtekeningen een krachtige rol spelen in het transformatietraject voor veel organisaties.
Maar wist u dat er verschillende soorten elektronische handtekeningen bestaan? Drie om precies te zijn, elk met verschillende mogelijkheden en use-cases. Als u op de hoogte bent van elke methode, kunt u plannen maken voor de toekomst en ervoor zorgen dat u investeert in de meest veilige en conforme eSignature-oplossing voor uw zakelijke vereisten.
Hier is een eenvoudige gids met de belangrijkste feiten die u moet weten over de verschillende soorten e-handtekeningen.
De beste methoden voor elektronische handtekeningen kiezen voor uw bedrijf
De verordening inzake elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten (eIDAS) van de Europese Unie definieert de juridische structuur voor elektronische identificatie, handtekeningen, zegels en documenten in de hele EU.
Het classificeert eSignatures op het niveau van zekerheid dat ze bieden in drie soorten:
1 . Eenvoudige elektronische handtekening (SES)
De eenvoudige elektronische handtekening is de meest eenvoudige methode die werkt voor veel dagelijkse ondertekeningsvereisten. Het werkt door simpelweg de acceptatie of goedkeuring door de ondertekenaar te bewijzen. Dit kan een gescande afbeelding van een handtekening zijn, een handtekening die handmatig op een desktopscherm is getekend (en digitaal is opgeslagen) of een klik op een knop "Ik accepteer". Eenvoudige elektronische handtekeningen zijn een snelle en efficiënte manier voor bedrijven om aanbiedingsbrieven te versturen of algemene voorwaarden te vragen om te worden ondertekend door belanghebbenden.
Hoewel er voor elke methode meerdere use-cases zijn, moet u van tevoren de voorschriften van uw land controleren. Lees sectie 4 van onze Ultieme gids voor e-handtekeningen voor meer informatie over landspecifieke wetten.
2 . Geavanceerde elektronische handtekening (AES)
Geavanceerde elektronische handtekeningen bieden meer veiligheid dan eenvoudige elektronische handtekeningen. Ze bieden een hoger niveau van ondertekenaar-ID-verificatie en sabotageverzegeling, wat betekent dat het document niet kan worden gewijzigd nadat het is ondertekend. De handtekening moet op unieke wijze aan de ondertekenaar zijn gekoppeld en onder het exclusieve beheer van de ondertekenaar worden gemaakt.
Geavanceerde elektronische handtekeningen kunnen bijdragen aan een naadloze werknemerservaring. Met remote en hybrid work here to stay kunnen organisaties processen zoals onboarding van medewerkers efficiënter en gemakkelijker maken.
3 . Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES):
Beveiliging en authenticiteit zijn belangrijke overwegingen bij het kiezen van een eSignature. Een gekwalificeerde elektronische handtekening biedt het hoogste beveiligingsniveau en wordt beschouwd als het equivalent van de handgeschreven methode.
Het koppelt de identiteit van de ondertekenaar aan zijn handtekening door middel van een persoonlijk, gekwalificeerd certificaat dat is uitgegeven door een Qualified Trust Service Provider (QTSP). Dit zorgt ervoor dat de handtekening niet alleen geldig is in het EU-land waar deze is toegewezen, maar ook wordt erkend als een geldige, wettelijk bindende handtekening in elke andere lidstaat van de Europese Unie. In tegenstelling tot de andere ondertekeningsmethoden ligt de bewijslast bij de partij die de handtekening(en) betwist, niet bij de initiatiefnemer.
Gekwalificeerde elektronische handtekeningen kunnen helpen bij het beveiligen en stroomlijnen van hoogwaardige transacties, zoals koopcontracten en leaseovereenkomsten.
Wat is het verschil tussen typen elektronische handtekeningen?
De belangrijkste onderscheidende factoren tussen eSignature-methoden zijn gebaseerd op vier belangrijke elementen:
- Authenticiteit
- Identity
- Integriteit
- Verificatie
Laten we het verder uitsplitsen om u te helpen elk van deze elementen in meer detail te begrijpen:
Welke e-handtekeningmethode heeft u nodig?
Het kiezen van een e-handtekeningmethode die aansluit bij uw zakelijke behoeften en uw wereldwijde wettelijke vereisten is van cruciaal belang. Stel deze drie vragen om u voor te bereiden op succes:
1. Wat moet u uit een oplossing voor e-handtekeningen halen?
Bepaal wat u wilt bereiken met het gebruik van elektronische handtekeningen. Zullen deze doelen evolueren naarmate u vordert op uw reis naar digitale transformatie? Hoewel je vandaag misschien alleen de basisvereisten hebt, heb je in de toekomst mogelijk hogere beveiligings- en nalevingsniveaus nodig naarmate je groeit.
2 . Hoe gaat u eSignatures gebruiken binnen uw bestaande workflows?
Het is belangrijk om rekening te houden met de verschillende gebruiksscenario's voor e-handtekeningen in uw bedrijf. Bent u op zoek naar dagelijkse taken of richt u zich op complexe projecten met hoge prioriteit? Analyseer uw bestaande workflows en identificeer waar eSignatures potentiële waarde kunnen toevoegen.
3 . Wat zijn uw nalevings- en beveiligingsvereisten voor elektronische handtekeningen?
Bekijk de transacties die u gaat eSigning en het bijbehorende risico nader. Als u actief bent in een sterk gereguleerde sector, hebt u het hoogste beveiligingsniveau nodig. Wet- en regelgeving rond e-handtekeningen kunnen ook per regio en land verschillen. Voor specifieke details over wettigheid en afdwingbaarheid, lees Sectie 3 van ons eBook met elektronische handtekeningen .
Zodra u de meest geschikte methode voor uw organisatie heeft bepaald, zal de volgende stap van het kiezen van een eSignature-leverancier veel eenvoudiger zijn. Bekijk onze evaluatiechecklist om u te helpen een weloverwogen beslissing te nemen.
Bekijk hoe e-handtekeningen zakelijke resultaten kunnen stimuleren
Of u nu een nieuwe werknemer in dienst neemt of een vastgoedovereenkomst ondertekent, Nitro kan u helpen uw eSignature-traject te doorlopen en een oplossing te kiezen die geschikt is voor uw bedrijf.
Ontvang vandaag nog uw gratis exemplaar van het 2023 GigaOm Radar-rapport voor eSignatures om te ontdekken waarom Nitro Sign opnieuw werd uitgeroepen tot leider naast Adobe en DocuSign.
Neem contact op om vragen te stellen, een gratis proefversie voor uw bedrijf te bespreken of ervaar de elektronische handtekeningmogelijkheden van Nitro Sign in actie met een persoonlijke demonstratie.