Waarom elektronische handtekeningen snel een noodzaak worden in de documenteconomie

Toen de wereld werd getroffen door een pandemie en huizen van de ene op de andere dag in kantoren veranderden, realiseerden organisaties zich al snel dat de manier waarop dingen werden gedaan, moest veranderen om door te kunnen gaan. Aangezien de productiviteit stabiel bleef en in veel gevallen zelfs steeg  tijdens COVID , weten we dat organisaties in staat waren om veel van hun papieren processen aan te passen en te digitaliseren om hun bedrijfscontinuïteit te behouden.

Deze digitalisering werd voor een groot deel mogelijk gemaakt door elektronische handtekeningen. Als ze er nog geen gebruik van maakten, begonnen organisaties snel elektronische handtekeningen toe te voegen aan hun toolkits, zodat ze hun bedrijf door konden laten gaan. We zagen  het gebruik van e-handtekeningen in 2021 met 60% toenemen ten opzichte van 2020. De voordelen die organisaties kunnen halen uit het gebruik van elektronische handtekeningen zijn duidelijk - grotere efficiëntie, betere gebruikerservaringen, naleving en duurzaamheid zijn slechts enkele voorbeelden.

Efficiëntie verhogen

Maar al te vaak worden bedrijfsprocessen al snel tijdrovende nachtmerries vol vervelend papierwerk. In plaats van productief te zijn, wordt er tijd verspild aan het opzoeken van handtekeningen en repetitieve administratieve taken. De introductie van elektronische handtekeningen kan de doorlooptijd en voltooiing van documenten versnellen, waardoor mensen binnen enkele seconden kunnen ondertekenen en transacties binnen enkele minuten kunnen voltooien. Elektronische documenten kunnen gemiddeld  80% sneller worden voltooid  dan papieren documenten. Dit betekent dat goedkeuringen gemakkelijker en sneller dan ooit kunnen worden ontvangen, contracten kunnen worden voltooid en deals kunnen worden gesloten, zonder fouten.

Gebruikerservaringen verbeteren

Gezien het belang van ervaring - 86% van de kopers wil meer betalen voor een betere klantervaring - kunnen bedrijven veel voordeel behalen door het klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken om zaken met hen te doen. Met elektronische handtekeningen kunnen documenten overal worden ondertekend. Ze kunnen het zakendoen extreem gemakkelijk maken, zodat klanten onderweg, op elk moment en met elk apparaat dat ze bij de hand hebben, kunnen ondertekenen om in een handomdraai te doen wat ze moeten doen. Dat is het soort ervaring dat  de tevredenheid, retentie en zelfs cross- en upsales kansen kan verbeteren .

Voldoen aan relevante regelgeving

In de afgelopen jaren hebben de meeste landen wereldwijd wet- en regelgeving aangenomen die de wettigheid van elektronische handtekeningen erkent en ze als wettelijk bindend beschouwt. Dit betekent dat ze in elke rechtbank kunnen worden gebruikt, net als elk ander ondertekend papieren document. Het belangrijkste is ervoor te zorgen dat de oplossing voor elektronische handtekeningen voldoet aan alle relevante voorschriften en zich houdt aan de beveiligings- en echtheidsnormen die het gebruik ervan sturen, zodat het kan worden gebruikt voor het stroomlijnen en vereenvoudigen van een groot aantal gebruikssituaties - verkoop, financiën, personeelszaken, bedrijfsvoering, inkoop en juridische zaken.

Positieve invloed op duurzaamheid

Elektronische handtekeningen kunnen een grote positieve impact hebben op ons milieu. Naast de voor de hand liggende voordelen van het vervangen van papieren processen door digitale - het verminderen van papier-, toner- en verzendkosten - kan het elektronisch kunnen ondertekenen van documenten ook de noodzaak om te reizen minimaliseren (en soms helemaal elimineren). Daarnaast kan het waardevol zijn om de behoefte aan fysieke archivering en al het verbruik dat daarmee gepaard gaat (papier en onroerend goed) te verminderen, om nog maar te zwijgen van het extra voordeel dat documenten online beschikbaar zijn, op elk moment en toegankelijk vanaf elke locatie.

Wat is de volgende stap?

Gezien al deze voordelen is het geen verrassing dat de uitgaven aan eSigning-oplossingen wereldwijd  naar verwachting zullen groeien  met een CAGR van 26,6% in de komende tien jaar (2021-2030) tot $ 12.721,4 miljoen. Er wordt zelfs verwacht dat  de IT-budgetten  gestaag zullen toenemen om ervoor te zorgen dat bedrijven flexibeler en veerkrachtiger zijn bij voortdurende veranderingen. Tools zoals elektronische handtekeningen en PDF-oplossingen zullen zeker deel uitmaken van de mix -  bijna de helft van de werknemers  zei dat ze iets of veel productiever zouden zijn met een van deze oplossingen.

Gezien wat er op het spel staat, is het belangrijk om de oplossing te kiezen die maximale waarde voor uw bedrijf oplevert.

Om een oplossing voor elektronische handtekeningen te evalueren, kunt u " The Ultimate Guide to Electronic Signatures " bekijken. Het vertelt u alles wat u wilt weten over elektronische handtekeningen en geeft u een checklist om u te helpen ervoor te zorgen dat de oplossing die u kiest de juiste is voor uw bedrijf.