Guía de los 3 tipos de firma electrónica: Definición de SES, AES y QES

Existen tres tipos principales de firmas electrónicas, según la definición  del reglamento eIDAS de la Unión Europea:  firmas electrónicas simples (SES), firmas electrónicas avanzadas (AES) y firmas electrónicas cualificadas (QES). Estas firmas se diferencian por su nivel de seguridad, autenticación y validez legal. Mientras que la SES es la más básica, la QES proporciona el mayor nivel de garantía y es legalmente equivalente a una firma manuscrita.

Con una serie de ventajas empresariales  como el aumento de la eficiencia, el ahorro de costes y una mayor seguridad, las firmas electrónicas desempeñan un poderoso papel en la transformación digital de muchas organizaciones.

Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, cada una con capacidades y casos de uso distintos. Comprender cada método le ayudará a asegurarse de que invierte en la solución más segura y conforme a  los requisitos de su empresa.

A continuación le ofrecemos una guía sencilla de los tres tipos de firma electrónica, con sus principales diferencias y casos de uso, para ayudarle a tomar una decisión con conocimiento de causa.

eIDAS: el marco jurídico para la clasificación de las firmas electrónicas

El reglamento eIDAS  (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) es el marco jurídico fundamental de la Unión Europea que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones digitales.

Este reglamento normaliza la legalidad de las firmas electrónicas en toda la UE, clasificándolas por el nivel de garantía, seguridad y peso legal que ofrecen.

Este reglamento define tres niveles distintos de firma electrónica:

1. Firma Electrónica Simple (SES)
2. Firma Electrónica Avanzada (FEA)
3. Firma electrónica reconocida (FER)

Firma electrónica simple (SES)

La firma electrónica simple (SES) es el tipo más básico de firma electrónica y ofrece el nivel más bajo de seguridad y garantía jurídica. Una SES captura la intención del firmante de aceptar un documento, pero sin un alto grado de verificación de identidad o seguridad para proteger el documento de posibles alteraciones.

Se utiliza principalmente para necesidades de firma cotidianas en las que el riesgo de litigio es bajo. Aunque es legalmente válida, la carga de la prueba para demostrar la autenticidad recae en la parte que confía en la firma.

Características principales

• Garantía baja: Proporciona un nivel básico de consentimiento sin una verificación sólida de la identidad.
• Seguridad mínima: La firma en sí no está vinculada criptográficamente al documento, lo que significa que no garantiza la integridad del documento tras la firma.
• Facilidad de uso: Es el tipo de firma electrónica más cómodo de crear y utilizar.

Ejemplos comunes y casos de uso

• Una imagen escaneada de una firma manuscrita.
• Una firma dibujada en una pantalla de ordenador o móvil.
• Un botón de "clic para firmar" o "Acepto" en un sitio web.
• Firma de documentos internos de Recursos Humanos, como informes de gastos o solicitudes de vacaciones.
• Acuse de recibo de las políticas de la empresa.
• Acuerdos de confidencialidad o acuerdos comerciales de bajo riesgo.

Para profundizar en la legalidad específica de las firmas electrónicas simples en distintas jurisdicciones, consulte nuestro libro electrónico Guía definitiva de la firma electrónica .

Firma electrónica avanzada (FEA)

Una Firma Electrónica Avanzada (FEA) es una firma electrónica legalmente reconocida que proporciona un mayor nivel de seguridad y autenticación que una FEA. Definida por el reglamento eIDAS, una AES debe cumplir unos requisitos técnicos específicos para garantizar un alto grado de verificación de la identidad del firmante y la integridad del documento.

Este tipo de firma es ideal para procesos empresariales que requieren una mayor confianza en la identidad del firmante y la prueba de que el documento no ha sido alterado después de la firma.

Características clave

• Vinculación exclusiva con el firmante: La firma se crea utilizando datos que están exclusivamente bajo el control del firmante, lo que garantiza un vínculo directo entre el firmante y el documento firmado.
• Inviolable: La firma está vinculada criptográficamente al documento, lo que crea un sello a prueba de manipulaciones. Cualquier cambio realizado en el documento después de que haya sido firmado invalidará la firma, proporcionando una prueba de la integridad del documento.
• Mayor seguridad jurídica: La identidad del firmante se verifica y se vincula a la firma, lo que reduce el riesgo legal y la carga de la prueba en comparación con una firma electrónica simple.

Casos de uso comunes

• Documentos de RRHH: Incorporación de empleados, contratos de trabajo y acuerdos de política interna.
• Contratos comerciales: Acuerdos de venta, órdenes de compra y facturas que requieren un nivel de seguridad medio.
• Servicios financieros: Apertura de nuevas cuentas de clientes o autorización de transacciones financieras.
• Documentos jurídicos: Acuerdos de confidencialidad (NDA) y otros acuerdos legales que requieren mayor seguridad que una SES.

Firma electrónica reconocida (FER)

Una firma electrónica reconocida (FER) representa el nivel más alto de seguridad y validez legal para las firmas electrónicas, tal y como se define en el reglamento eIDAS. Una FEC es el único tipo de firma electrónica que es legalmente equivalente a una firma manuscrita y conlleva una presunción legal de validez en todos los Estados miembros de la Unión Europea. Esto significa que la carga de la prueba recae en la parte que intenta impugnar la firma.

Un QES se crea utilizando un certificado cualificado emitido por un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado (QTSP). Los QTSP son proveedores rigurosamente auditados y acreditados, que garantizan los más altos niveles de seguridad y fiabilidad.

Características principales

• Legalmente equivalente a una firma manuscrita: Una QES tiene el mismo valor legal que una firma física de tinta húmeda.
• Máximo nivel de seguridad y autenticación: La identidad del firmante se verifica en persona o mediante un proceso remoto equivalente, y la firma es creada por un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas.
• Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado (QTSP): El certificado cualificado que vincula la identidad del firmante a la firma debe ser emitido por un QTSP incluido en la Lista de Confianza de la UE.
• Carga de la prueba: Un QES se presume válido. Si se cuestiona su autenticidad, la parte que impugna la firma es responsable de demostrar que no es válida.

Casos de uso comunes

• Transacciones de gran valor: Firma de contratos de compraventa de bienes inmuebles o de arrendamiento financiero.
• Gobierno corporativo: Resoluciones del consejo de administración, acuerdos entre accionistas y otros documentos oficiales de la empresa.
• Sector público y jurídico: Documentos que requieren una firma notarial o jurada, e interacciones con organismos gubernamentales.
• Sector financiero y bancario: solicitudes de préstamos de alto valor, hipotecas y otros acuerdos bancarios formales.

Comparación de los tipos de firma electrónica: SES vs. AES vs. QES

La principal diferencia entre los tres tipos de firma electrónica es el nivel de seguridad y garantía jurídica que ofrecen.

Esto viene determinado por la forma en que cada firma aborda cuatro elementos clave: identidad, autenticidad, integridad y autenticación.

La siguiente tabla ofrece un desglose detallado.

Elegir el método de firma electrónica adecuado para su empresa

Elegir el método de firma electrónica adecuado requiere una evaluación estratégica de las necesidades específicas de su empresa y de los requisitos normativos globales. Respondiendo a estas preguntas clave, podrá determinar el nivel de garantía y cumplimiento necesario para sus transacciones.

¿Cuál es el valor empresarial que necesita conseguir?

Defina los objetivos inmediatos y a largo plazo de la implantación de la firma electrónica. Aunque sus necesidades actuales pueden ser básicas, considere cómo su hoja de ruta de transformación digital y sus planes de crecimiento podrían requerir mayores niveles de seguridad y cumplimiento legal en el futuro.

• Necesidades de bajo valor: Para documentos básicos e internos, una firma electrónica simple (SES) puede ser suficiente.
• Necesidades crecientes: A medida que su empresa crece y maneja documentos más importantes, una firma electrónica avanzada (AES) ofrece una mejora necesaria en seguridad y autenticación.
• Necesidades de alto valor: Para transacciones legales y altamente reguladas, una firma electrónica cualificada (QES) garantiza el máximo nivel de validez y protección legal.

¿Cuáles son los casos de uso en sus flujos de trabajo actuales?

Analice sus flujos de trabajo actuales para identificar dónde pueden añadir valor las firmas electrónicas. El tipo de firma adecuado depende en gran medida del contexto y la importancia de los documentos que se firman.

• Tareas cotidianas: Para actividades rutinarias y de bajo riesgo, como el reconocimiento de las políticas de la empresa o la aprobación de informes de gastos, un SES suele ser la opción más eficiente.
• Operaciones comerciales estándar: Para transacciones como contratos de venta o incorporación de nuevos empleados, un SES proporciona la seguridad y la defensa legal necesarias.
• Proyectos de alto riesgo: Para proyectos de alto valor, transfronterizos o jurídicamente complejos (por ejemplo, acuerdos inmobiliarios, fusiones y adquisiciones), se suele requerir una QES para cumplir estrictas normas reglamentarias y legales.

¿Cuáles son sus requisitos de cumplimiento y seguridad?

El entorno jurídico y normativo es un factor primordial a la hora de elegir. El riesgo asociado a una transacción dicta el nivel requerido de seguridad y autenticación.

• Documentos de bajo riesgo: Para documentos con una exposición legal mínima, un SES suele ser adecuado.
• Estándares del sector: En sectores regulados como el financiero, el sanitario y el jurídico, a menudo se exige un AES o QES para cumplir leyes específicas de protección de datos y firma electrónica (por ejemplo, eIDAS, ESIGN Act).
• Transacciones globales: Para los acuerdos internacionales o transfronterizos, una ECA ofrece una presunción legal de validez que simplifica el cumplimiento y reduce el riesgo legal en múltiples jurisdicciones.

Una vez que tenga claros sus requisitos, la selección de un proveedor de firma electrónica se convierte en un proceso sencillo de adecuación de sus ofertas a sus necesidades específicas.

Preguntas frecuentes sobre los distintos tipos de firma electrónica

¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital?

Una firma electrónica es un término jurídico amplio para cualquier proceso electrónico que indique la aceptación de un documento por parte de una persona. Una firma digital, sin embargo, es un tipo específico de firma electrónica que utiliza una tecnología criptográfica para asegurar un documento y verificar la identidad del firmante. Todas las firmas digitales son firmas electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son firmas digitales.

¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes?

Sí, en muchas jurisdicciones de todo el mundo (incluidas las de EE.UU. y la UE), las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y admisibles ante los tribunales. En Estados Unidos, la ESIGN Act y la Uniform Electronic Transactions Act (UETA  - adoptada por 49 estados; Nueva York utiliza la  Electronic Signatures and Records Act ) proporcionan el marco legal. En la Unión Europea, la normativa eIDAS regula su situación jurídica.

¿Es una FER legalmente equivalente a una firma manuscrita?

Sí. Según el Reglamento eIDAS, una firma electrónica reconocida (FER) es el único tipo de firma electrónica que tiene el mismo valor jurídico que una firma manuscrita. Se supone que es válida en todos los Estados miembros de la UE.

¿En qué se diferencian SES, AES y QES en términos de seguridad?

Los tres tipos de firma electrónica se clasifican por su nivel de seguridad:

• SES ofrece el nivel más bajo de seguridad y no verifica la identidad del firmante.
• El AES ofrece un mayor nivel de seguridad, ya que vincula de forma exclusiva la firma al firmante, garantiza su identificación y permite detectar cualquier cambio posterior a la firma.
• QES ofrece el máximo nivel de seguridad, ya que requiere una estricta verificación de la identidad por parte de un Proveedor Cualificado de Servicios de Confianza (QTSP).

¿Cuál es la función de un proveedor cualificado de servicios de confianza (QTSP)?

Un proveedor cualificado de servicios de confianza (QTSP ) es una entidad altamente regulada y acreditada que se encarga de verificar la identidad de un firmante y de emitir los certificados cualificados necesarios para crear un QES. Su función es garantizar la integridad y la validez jurídica de la firma, por lo que son una parte crucial del proceso de la EQF.

¿Necesito siempre una FER para mis documentos?

No. El nivel requerido de firma electrónica depende de los requisitos legales y del riesgo asociado al documento. Mientras que una FER es legalmente equivalente a una firma manuscrita, una FEA es suficiente para documentos cotidianos de bajo riesgo, y una FEA es a menudo una buena opción para contratos comerciales estándar.

¿Puede utilizarse una SES ante un tribunal?

Sí, una FEA puede utilizarse como prueba ante un tribunal. Sin embargo, a diferencia de una EES, que tiene una presunción legal de validez, la parte que se basa en la EES tendría la carga de la prueba para demostrar su autenticidad y la intención del firmante de quedar vinculado por el documento.

¿Cómo puedo verificar una firma electrónica?

La verificación depende del tipo de firma electrónica:

• Lasfirmas electrónicas avanzadas (AES) y las firmas electrónicas cualificadas (QES ) se verifican mediante métodos criptográficos. Esto significa comprobar las propiedades criptográficas de la firma (por ejemplo, validación de clave pública), confirmar que el certificado es válido y ha sido emitido por un proveedor de confianza, y asegurarse de que el documento no ha sido alterado desde su firma.
• Todas las firmas electrónicas -incluidaslas firmas electrónicas simples (SES)- deben estar respaldadas por un registro de auditoría. Normalmente se registran los eventos de firma, las marcas de tiempo, las direcciones IP, las direcciones de correo electrónico y las confirmaciones de consentimiento explícito. La pista de auditoría sirve como prueba complementaria en caso de que se cuestione la autenticidad de la firma.

Ejemplo:
Si recibe un PDF firmado por QES, puede abrirlo en un visor de PDF de confianza que admita la validación de firmas (por ejemplo, Adobe Acrobat, Nitro PDF Pro). El visor comprobará el estado de confianza del certificado, verificará la integridad de la firma y mostrará si es válida. Además, su plataforma de firma electrónica debe proporcionar un registro de auditoría que muestre la identidad verificada del firmante, cuándo firmó y el método utilizado para autenticarlo.

¿Qué es el reglamento eIDAS?

El Reglamento eIDAS es el marco jurídico de la Unión Europea para la identificación electrónica y los servicios de confianza en el mercado único de la UE. Establece un estándar para el estatus legal de las firmas electrónicas, sellos electrónicos y otros servicios de confianza electrónicos, garantizando que son legalmente válidos y aplicables en todos los estados miembros de la UE.

Impulse los resultados empresariales con Nitro Sign

Comprender los diferentes tipos de firmas electrónicas es el primer paso. Tanto si necesita firmar un simple formulario interno como un acuerdo inmobiliario de gran valor, Nitro Sign puede ayudarle a navegar por el camino de la firma electrónica e implementar una solución adecuada para su empresa.

Hable con nuestro equipo de ventas hoy mismo para empezar.