Guide des trois types de signatures électroniques : SES, AES et QES définis

Il existe trois principaux types de signatures électroniques, tels que définis par  le règlement eIDAS de l'Union européenne:  Les signatures électroniques simples (SES), les signatures électroniques avancées (AES) et les signatures électroniques qualifiées (QES). Ces signatures se distinguent par leur niveau de sécurité, d'authentification et de validité juridique. Alors que la signature électronique avancée est la plus élémentaire, la signature électronique qualifiée offre le niveau d'assurance le plus élevé et est juridiquement équivalente à une signature manuscrite.

Avec une foule d'avantages commerciaux  tels qu'une efficacité accrue, des économies et une sécurité renforcée, les signatures électroniques jouent un rôle puissant dans la transformation numérique de nombreuses organisations.

Il existe différents types de signatures électroniques, chacun ayant des capacités et des cas d'utilisation distincts. Comprendre chaque méthode vous permettra de vous assurer que vous investissez dans la solution la plus sûre et la plus conforme aux  exigences de votre entreprise.

Voici un guide simple des trois types de signatures électroniques, avec leurs principales différences et leurs cas d'utilisation, pour vous aider à prendre une décision en connaissance de cause.

eIDAS : le cadre juridique de la classification des signatures électroniques

Le règlement eIDAS  (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est le cadre juridique fondamental de l'Union européenne qui régit l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions numériques.

Ce règlement normalise la légalité des signatures électroniques dans l'UE, en les classant en fonction du niveau d'assurance, de sécurité et de poids juridique qu'elles offrent.

Ce règlement définit trois niveaux distincts de signatures électroniques :

1. la signature électronique simple (SES)
2. Signature électronique avancée (AES)
3. Signature électronique qualifiée (QES)

Signature électronique simple (SES)

La signature électronique simple (SES) est le type de signature électronique le plus basique, offrant le niveau de sécurité et d'assurance juridique le plus faible. Une SES fonctionne en capturant l'intention du signataire d'accepter un document, mais sans un haut degré de vérification de l'identité ou de sécurité pour protéger le document contre la modification.

Il est principalement utilisé pour les besoins quotidiens de signature où le risque de litige juridique est faible. Bien qu'elle soit juridiquement valable, la charge de la preuve de l'authenticité incombe à la partie qui s'appuie sur la signature.

Caractéristiques principales

• Faible assurance : Fournit un niveau de consentement de base sans vérification solide de l'identité.
• Sécurité minimale : La signature elle-même n'est pas liée cryptographiquement au document, ce qui signifie qu'elle ne garantit pas l'intégrité du document après sa signature.
• Facilité d'utilisation : il s'agit du type de signature électronique le plus pratique à créer et à utiliser.

Exemples courants et cas d'utilisation

• Image numérisée d'une signature manuscrite.
• Une signature dessinée sur un écran d'ordinateur ou de téléphone portable.
• Un bouton "cliquer pour signer" ou "j'accepte" sur un site web.
• Signature de documents RH internes tels que les notes de frais ou les demandes de congés.
• Accusé de réception des politiques de l'entreprise.
• Accords de non-divulgation (NDA) ou accords commerciaux à faible risque.

Pour en savoir plus sur la légalité des signatures électroniques simples dans les différentes juridictions, consultez notre livre électronique intitulé Ultimate Guide to Electronic Signatures .

Signature électronique avancée (SEA)

Une signature électronique avancée (AES) est une signature électronique légalement reconnue qui offre un niveau de sécurité et d'authentification plus élevé qu'une signature électronique simple. Définie par le règlement eIDAS, une AES doit répondre à des exigences techniques spécifiques afin de garantir un niveau élevé de vérification de l'identité du signataire et de l'intégrité du document.

Ce type de signature est idéal pour les processus commerciaux qui nécessitent une plus grande confiance dans l'identité du signataire et la preuve que le document n'a pas été modifié après la signature.

Caractéristiques principales

• Lien unique avec le signataire : La signature est créée à l'aide de données qui sont exclusivement sous le contrôle du signataire, ce qui garantit un lien direct entre le signataire et le document signé.
• Infalsifiable : La signature est cryptographiquement liée au document, ce qui crée un sceau d'inviolabilité. Toute modification apportée au document après qu'il a été signé invalide la signature, ce qui prouve l'intégrité du document.
• Une plus grande assurance juridique : L'identité du signataire est vérifiée et liée à la signature, ce qui réduit le risque juridique et la charge de la preuve par rapport à une simple signature électronique.

Cas d'utilisation courants

• Documents RH : Embarquement des employés, contrats de travail et accords de politique interne.
• Contrats commerciaux : Contrats de vente, bons de commande et factures nécessitant un niveau d'assurance moyen.
• Services financiers : Ouverture de nouveaux comptes clients ou autorisation de transactions financières.
• Documents juridiques : Accords de non-divulgation (NDA) et autres accords juridiques nécessitant un niveau de sécurité supérieur à celui d'une SES.

Signature électronique qualifiée (SEQ)

Une signature électronique qualifiée (SEQ) représente le niveau le plus élevé de sécurité et de validité juridique pour les signatures électroniques, tel que défini par le règlement eIDAS. Une SEQ est le seul type de signature électronique qui soit juridiquement équivalent à une signature manuscrite et qui bénéficie d'une présomption légale de validité dans tous les États membres de l'Union européenne. Cela signifie que la charge de la preuve incombe à la partie qui tente de contester la signature.

Un SEQ est créé à l'aide d'un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (PSTQ). Les QTSP sont des fournisseurs rigoureusement audités et accrédités, qui garantissent les normes les plus élevées en matière de sécurité et de fiabilité.

Caractéristiques principales

• Juridiquement équivalent à une signature manuscrite : Un QES a la même valeur juridique qu'une signature physique à l'encre humide.
• Niveau de sécurité et d'authentification le plus élevé : L'identité du signataire est vérifiée en personne ou par un processus équivalent à distance, et la signature est créée par un dispositif de création de signature électronique qualifié.
• Prestataire de services de confiance qualifié (PSFT) : le certificat qualifié qui lie l'identité du signataire à la signature doit être délivré par un PSFT figurant sur la liste de confiance de l'UE.
• Charge de la preuve : Un SEQ est présumé valide. Si son authenticité est contestée, il incombe à la partie qui conteste la signature de prouver qu'elle n'est pas valide.

Cas d'utilisation courants

• Transactions de grande valeur : Signature de contrats d'achat de biens immobiliers ou de contrats de location.
• Gouvernance d'entreprise : Résolutions du conseil d'administration, accords d'actionnaires et autres documents officiels de l'entreprise.
• Secteur juridique et public : Documents nécessitant une signature notariée ou assermentée, et interactions avec les organismes gouvernementaux.
• Finance et banque : demandes de prêt de grande valeur, hypothèques et autres accords bancaires officiels.

Comparaison des types de signatures électroniques : SES vs. AES vs. QES

La principale différence entre les trois types de signatures électroniques est le niveau de sécurité et d'assurance juridique qu'elles offrent.

Ce niveau est déterminé par la manière dont chaque signature prend en compte quatre éléments clés : l'identité, l'authenticité, l'intégrité et l'authentification.

Le tableau suivant présente une ventilation détaillée.

Choisir la bonne méthode de signature électronique pour votre entreprise

Pour choisir la bonne méthode de signature électronique, il faut procéder à une évaluation stratégique des besoins spécifiques de votre entreprise et des exigences réglementaires internationales. En répondant à ces questions clés, vous pourrez déterminer le niveau d'assurance et de conformité nécessaire à vos transactions.

Quelle est la valeur commerciale à atteindre ?

Définissez les objectifs immédiats et à long terme de la mise en œuvre des signatures électroniques. Même si vos besoins actuels sont élémentaires, réfléchissez à la manière dont votre feuille de route de transformation numérique et vos plans de croissance pourraient nécessiter des niveaux de sécurité et de conformité juridique plus élevés à l'avenir.

• Besoins de faible valeur : Pour les documents internes de base, une signature électronique simple (SES) peut suffire.
• Besoins croissants : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et traite des documents plus importants, une signature électronique avancée (AES) offre une mise à niveau nécessaire en matière de sécurité et d'authentification.
• Besoins à forte valeur ajoutée : Pour les transactions légales et hautement réglementées, une signature électronique qualifiée (SEQ) garantit le plus haut niveau de validité et de protection juridiques.

Quels sont les cas d'utilisation dans vos flux de travail actuels ?

Analysez vos flux de travail actuels pour déterminer où les signatures électroniques peuvent apporter une valeur ajoutée. Le type de signature approprié dépend fortement du contexte et de l'importance des documents signés.

• Tâches quotidiennes : Pour les activités de routine à faible risque, comme la reconnaissance des politiques de l'entreprise ou l'approbation des notes de frais, la signature électronique est souvent l'option la plus efficace.
• Opérations commerciales standard : Pour les transactions telles que les contrats de vente ou l'intégration de nouveaux employés, un SEA offre la sécurité et la légitimité juridique nécessaires.
• Projets à fort enjeu : Pour les projets de grande valeur, transfrontaliers ou juridiquement complexes (par exemple, les accords immobiliers, les fusions et les acquisitions), un SEQ est généralement requis pour répondre à des normes réglementaires et juridiques strictes.

Quelles sont vos exigences en matière de conformité et de sécurité ?

L'environnement juridique et réglementaire est un facteur primordial dans votre choix. Le risque associé à une transaction dicte le niveau de sécurité et d'authentification requis.

• Documents à faible risque : Pour les documents présentant un risque juridique minime, un SES est généralement suffisant.
• Normes industrielles : Dans les secteurs réglementés tels que la finance, la santé et le droit, un AES ou un QES est souvent requis pour se conformer à des lois spécifiques sur la protection des données et la signature électronique (par exemple, eIDAS, ESIGN Act).
• Transactions mondiales : Pour les accords internationaux ou transfrontaliers, une SEQ offre une présomption légale de validité qui simplifie l'application et réduit le risque juridique dans plusieurs juridictions.

Une fois que vous avez bien compris vos exigences, le choix d'un fournisseur de signature électronique devient un processus simple qui consiste à faire correspondre ses offres à vos besoins spécifiques.

FAQ sur les différents types de signatures électroniques

Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique ?

Une signature électronique est un terme juridique général qui désigne tout processus électronique indiquant l'acceptation d'un document par une personne. Une signature numérique, en revanche, est un type spécifique de signature électronique qui utilise une technologie cryptographique pour sécuriser un document et vérifier l'identité du signataire. Toutes les signatures numériques sont des signatures électroniques, mais toutes les signatures électroniques ne sont pas des signatures numériques.

Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?

Oui, dans de nombreuses juridictions à travers le monde (y compris aux États-Unis et dans l'Union européenne), les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et recevables devant les tribunaux. Aux États-Unis, la loi ESIGN et la loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA  - adoptée par 49 États ; New York utilise la  loi sur les signatures et enregistrements électroniques ) constituent le cadre juridique. Dans l'Union européenne, c'est le règlement eIDAS qui régit leur statut juridique.

Une SEQ est-elle juridiquement équivalente à une signature manuscrite ?

Oui. En vertu du règlement eIDAS, une signature électronique qualifiée (SEQ) est le seul type de signature électronique ayant la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Elle est présumée valide dans tous les États membres de l'UE.

Quelles sont les différences entre SES, AES et QES en termes de sécurité ?

Les trois types de signature électronique sont classés en fonction de leur niveau de sécurité :

• SES offre le niveau de sécurité le plus bas et ne vérifie pas l'identité du signataire.
• AES offre un niveau de sécurité plus élevé en liant de manière unique la signature au signataire, en garantissant que le signataire peut être identifié et en rendant détectable toute modification postérieure à la signature.
• QES offre le niveau de sécurité le plus élevé, en exigeant une vérification stricte de l'identité par un fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP).

Quel est le rôle d'un prestataire de services de confiance qualifié (PSTQ) ?

Un prestataire de services de confiance qualifié (PSTQ ) est une entité hautement réglementée et accréditée qui est chargée de vérifier l'identité d'un signataire et de délivrer les certificats qualifiés nécessaires à la création d'un SEQ. Son rôle est de garantir l'intégrité et la validité juridique de la signature, ce qui en fait un élément essentiel du processus QES.

Ai-je toujours besoin d'une QES pour mes documents ?

Le niveau requis de signature électronique dépend des exigences légales et du risque associé au document. Alors qu'une QES est juridiquement équivalente à une signature manuscrite, une SES est suffisante pour les documents quotidiens à faible risque, et une AES est souvent un excellent choix pour les contrats commerciaux standard.

Un SES peut-il être utilisé au tribunal ?

Oui, un SES peut être utilisé comme preuve au tribunal. Toutefois, contrairement à un SEQ qui bénéficie d'une présomption légale de validité, il incombe à la partie qui s'appuie sur le SES de prouver son authenticité et l'intention du signataire d'être lié par le document.

Comment puis-je vérifier une signature électronique ?

La vérification dépend du type de signature électronique :

• Lessignatures électroniques avancées (AES ) et les signatures électroniques qualifiées (QES) sont vérifiées à l'aide de méthodes cryptographiques. Il s'agit de vérifier les propriétés cryptographiques de la signature (par exemple, la validation de la clé publique), de confirmer que le certificat est valide et émis par un fournisseur de confiance, et de s'assurer que le document n'a pas été modifié depuis la signature.
• Toutes les signatures électroniques, y compris lessignatures électroniques simples (SES), doivent être accompagnées d'une piste d'audit. Celle-ci enregistre généralement les événements de signature, les horodatages, les adresses IP, les adresses électroniques et les confirmations de consentement explicite. La piste d'audit sert de preuve supplémentaire en cas de contestation de l'authenticité de la signature.

Exemple :
Si vous recevez un PDF signé par QES, vous pouvez l'ouvrir dans une visionneuse PDF fiable qui prend en charge la validation de la signature (par exemple, Adobe Acrobat, Nitro PDF Pro). Le visualiseur vérifiera l'état de confiance du certificat, l'intégrité de la signature et sa validité. Parallèlement, votre plateforme de signature électronique doit fournir un journal d'audit indiquant l'identité vérifiée du signataire, la date à laquelle il a signé et la méthode utilisée pour l'authentifier.

Qu'est-ce que le règlement eIDAS ?

Le règlement eIDAS est le cadre juridique de l'Union européenne pour l'identification électronique et les services de confiance dans le marché unique de l'UE. Il établit une norme pour le statut juridique des signatures électroniques, des sceaux électroniques et d'autres services de confiance électroniques, garantissant qu'ils sont légalement valides et applicables dans tous les États membres de l'UE.

Obtenir des résultats commerciaux avec Nitro Sign

La première étape consiste à comprendre les différents types de signatures électroniques. Que vous ayez besoin de signer un simple formulaire interne ou un contrat immobilier de grande valeur, Nitro Sign peut vous aider à naviguer dans votre parcours de signature électronique et à mettre en œuvre une solution adaptée à votre entreprise.

Contactez notre équipe commerciale dès aujourd'hui pour commencer.