Pourquoi les signatures électroniques deviennent-elles rapidement une nécessité dans l'économie du document ?

Lorsque le monde a été frappé par une pandémie et que les maisons se sont transformées en bureaux du jour au lendemain, les organisations ont rapidement réalisé que la façon dont les choses étaient faites devait changer si elles voulaient continuer à fonctionner. Comme la productivité est restée stable, et dans de nombreux cas a même augmenté  pendant le COVID , nous savons que les organisations ont été en mesure de s'adapter et de numériser un grand nombre de leurs processus papier pour les aider à maintenir la continuité de leurs activités.

Cette numérisation a été rendue possible en grande partie grâce aux signatures électroniques. Si elles ne les utilisaient pas déjà, les organisations ont rapidement commencé à ajouter les signatures électroniques à leur boîte à outils, afin de pouvoir poursuivre leurs activités.  L'utilisation de la signature électronique  a augmenté de  60 % en 2021 par rapport à 2020. Les avantages que les organisations peuvent tirer de l'adoption des signatures électroniques sont évidents : une plus grande efficacité, de meilleures expériences pour les utilisateurs, la conformité et la durabilité, pour n'en citer que quelques-uns.

Augmenter l'efficacité

Trop souvent, les processus d'entreprise peuvent rapidement devenir des cauchemars chronophages remplis de paperasserie fastidieuse. Au lieu d'être productif, le temps est perdu à rechercher des signatures et à effectuer des tâches administratives répétitives. L'introduction des signatures électroniques peut accélérer les délais d'exécution et d'achèvement des documents, en permettant aux personnes de signer en quelques secondes et d'effectuer des transactions en quelques minutes. En moyenne, les documents électroniques peuvent être  complétés 80 % plus rapidement  que les documents papier. Cela signifie que les approbations peuvent être reçues, les contrats complétés et les affaires conclues plus facilement et plus rapidement qu'auparavant, et sans erreurs.

Améliorer l'expérience des utilisateurs

Compte tenu de l'importance de l'expérience - 86 % des acheteurs sont prêts à payer davantage pour une meilleure expérience client - les entreprises ont tout à gagner à faire en sorte qu'il soit le plus facile possible pour leurs clients de faire des affaires avec elles. Les signatures électroniques permettent de signer des documents n'importe où et n'importe comment. Elles peuvent rendre les affaires extrêmement pratiques, en permettant aux clients de signer en déplacement, à tout moment, en utilisant l'appareil qu'ils ont à portée de main, pour faire ce qu'ils ont à faire en quelques instants. C'est le type d'expérience qui  peut améliorer la satisfaction, la fidélisation et même les opportunités de ventes croisées et incitatives .

Respecter les réglementations en vigueur

Ces dernières années, la plupart des pays du monde ont adopté des lois et des règlements qui reconnaissent la légalité des signatures électroniques et les considèrent comme juridiquement contraignantes. Cela signifie qu'elles peuvent être présentées devant un tribunal comme n'importe quel autre document papier signé. L'essentiel est de s'assurer que la solution de signature électronique est conforme à toutes les réglementations pertinentes et qu'elle respecte les normes de sécurité et d'authenticité qui guident son utilisation, afin qu'elle puisse être utilisée pour rationaliser et simplifier un grand nombre de cas d'utilisation - ventes, finances, ressources humaines, opérations, achats et questions juridiques.

Un impact positif sur le développement durable

Les signatures électroniques peuvent avoir un impact positif important sur notre environnement. Outre les avantages évidents du remplacement des processus papier par des processus numériques - réduction de l'utilisation et des coûts de papier, de toner et d'expédition -, la possibilité de signer des documents électroniquement peut également minimiser (et parfois éliminer complètement) la nécessité de se déplacer. En outre, cela peut avoir une valeur ultérieure en réduisant le besoin d'archivage physique et toute la consommation qui l'accompagne (papier et immobilier), sans parler de l'avantage supplémentaire de rendre les documents disponibles en ligne, à tout moment, et accessibles de n'importe où.

Quelle est la prochaine étape ?

Compte tenu de tous ces avantages, il n'est pas surprenant que les dépenses consacrées aux solutions de signature électronique au niveau mondial  devraient augmenter  à un taux de croissance annuel moyen de 26,6 % au cours de la prochaine décennie (2021-2030) pour atteindre 12 721,4 millions de dollars. En fait , on s'attend à ce que  les budgets informatiques augmentent  régulièrement afin que les entreprises soient plus flexibles et résilientes face aux changements constants. Les outils tels que les signatures électroniques et les solutions PDF feront certainement partie du mélange -  près de la moitié des travailleurs  ont déclaré qu'ils seraient un peu ou beaucoup plus productifs avec l'une ou l'autre de ces solutions.

Compte tenu des enjeux, il est important de choisir la solution qui apportera le plus de valeur à votre entreprise.

Pour évaluer une solution de signature électronique, consultez " The Ultimate Guide to Electronic Signatures ". Il vous dira tout ce que vous voulez savoir sur les signatures électroniques et vous fournira une liste de contrôle pour vous aider à vous assurer que la solution que vous choisissez est adaptée à votre entreprise.