Nitro-blog

5 Voordelen van het moderniseren van uw systeem van overeenkomsten

pexels-pixabay- 261679 - 1 .jpg

Hoe kunt u uw overeenkomstbeheersysteem eenvoudiger en kosteneffectiever maken? Het begint met het standaardiseren en digitaliseren van zoveel mogelijk onderdelen van het proces.

Overeenkomsten zijn een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Van de onderhandelingen en contracten met uw klanten en leveranciers tot de overeenkomsten die werknemers moeten bekijken en ondertekenen tijdens de onboarding, overeenkomstbeheer is waarschijnlijk een belangrijk onderdeel van de routineactiviteiten in uw organisatie.

Maar systemen van overeenkomsten vergen vaak een buitensporige hoeveelheid administratieve tijd om te verwerken. Printen, ondertekenen, scannen, e-mailen en misschien zelfs fysieke bezorging - het kost allemaal veel menselijke en financiële middelen. Hoe kunt u uw overeenkomstbeheersysteem eenvoudiger en kosteneffectiever maken? Het begint met het standaardiseren en digitaliseren van zoveel mogelijk onderdelen van het proces.

We hebben enkele richtlijnen voor het opstellen van elektronische overeenkomsten waarmee u op kantoor veel efficiëntie kunt behalen:

1 . Versnel de onderhandelingen en verhoog de efficiëntie

Stelt u zich eens voor dat u contracten in uren...misschien zelfs minuten kunt omdraaien in plaats van dagen of weken. Dat kan met een elektronisch afsprakenbeheersysteem.

Verzand niet in alle heen-en-weer communicatie die vaak nodig is om een contract af te sluiten. Met een productiviteitstool en PDF-oplossing kunnen meerdere belanghebbenden conceptovereenkomsten in realtime beoordelen en annoteren zonder dat ze meerdere documenten hoeven te herzien en te verzenden. Met behulp van een oplossing als Nitro PDF Pro kunt u digitale partnerschapsovereenkomsten, contracten met klanten, huurovereenkomsten en meer maken, bewerken en zelfs elektronisch ondertekenen zonder dat u een printer, scanner of het postkantoor nodig heeft.

2 . Geld besparen

Laten we eerlijk zijn: papier is niet milieuvriendelijk; en het is ook niet goedkoop. Toch gebruikt de gemiddelde kenniswerker volgens de EPA 10 , 000 vellen papier per jaar. Dat komt overeen met meer dan één gemiddelde boom per kantoormedewerker per jaar. Wanneer u uw proces voor overeenkomstbeheer echter digitaal maakt, kunt u het printen aanzienlijk verminderen en ook de porto- en bezorgkosten verlagen.

3 . Verbeter de klant- en medewerkerstevredenheid

Moderne werknemers en klanten verwachten steeds meer directheid in hun interacties met bedrijven. Als uw potentiële klant documenten en overeenkomsten moet afdrukken, ondertekenen en vervolgens per post opsturen om formeel een relatie met u aan te gaan, loopt u het risico een gefrustreerde relatie te beginnen. Tegelijkertijd willen uw technisch onderlegde medewerkers geen stapels papier hoeven uit te printen om processen vooruit te helpen en deals te sluiten.

Geef zowel uw klanten als uw medewerkers de mogelijkheid om elektronisch samen te werken met u en andere belanghebbenden. Deel pdf's online, maak realtime beoordeling en annotatie van die pdf's mogelijk en bepaal wie toegang heeft tot bekijken, reageren en bewerken met een tool als Nitro Sign .

4 . Compliantie opbouwen

Het elektronisch beheren van overeenkomsten zorgt ook voor eenvoudigere standaardisatie van processen, het eenvoudig maken van sjablonen en realtime toegang tot de nieuwste versies van documenten. Wanneer iedereen in uw team dezelfde tools, formulieren en processen gebruikt, betekent dit een sterk verminderd risico op fouten of onjuist uitgevoerde afspraken. Stroomlijn uw elektronische overeenkomstbeheersysteem met een digitale partner die meer tools kan bieden voor automatisering en elektronische samenwerking met een intuïtieve, gemakkelijk te leren interface.

5 . Creëer meer naadloze workflows

Een van de grootste pijnpunten voor de kenniswerkers van vandaag zijn inefficiënte documentprocessen. In feite zegt 39 % van de kenniswerkers dat hun kantoorworkflows slechts 'op zijn best enigszins up-to-date' zijn. Met een digitale oplossing zoals Nitro PDF Pro kunt u uw overeenkomstbeheersysteem echter updaten naar een systeem dat meer naadloze workflows biedt . Nitro kan ervoor zorgen dat de overeenkomsten van uw organisatie papierloos worden met zowel eSigning als samenwerking in de cloud.

Wilt u nog meer handige richtlijnen voor het opstellen van elektronische overeenkomsten? Verhoog de efficiëntie van uw organisatie met Nitro PDF Pro en breng uw overeenkomstbeheersysteem naar een hoger niveau.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.