Nitro-blog

PDF en eSigning: het geheime wapen voor externe medewerkers

PDF_remote_employees-pins-on-a-map-1000 X763 .jpeg

Werken op afstand is versneld door vele factoren, zoals een toename van software en technologie die traditionele workflows transformeert, zoals afdrukken, ondertekenen en scannen van een contract naar digitaal.

Tijdens deze unieke tijden kan het zijn dat u of uw bedrijf op afstand moet werken. Werken op afstand is versneld door vele factoren, zoals een toename van software en technologie die traditionele workflows transformeert, zoals afdrukken, ondertekenen en scannen van een contract naar digitaal.

Mensen die één keer per maand op afstand werken, zijn24 % meer kans om zich gelukkiger te voelen en productiever in hun werk . Maar wat maakt dit uit als traditionele, offline documentlevenscycli in de weg staan?21 .3 % productiviteitsverlies door documentuitdagingen; en51 % van de afdruktaken is bedoeld voor een handtekening; en81 % van de werknemers zei dat ze merkten dat ze aan de verkeerde versie van een bestand werkten, wat niet alleen de productiviteit doodt, maar ook uw werknemers gestrest. Er zijn tegenwoordig zoveel dingen die kunnen worden gedaan ten gunste van mensen die besluiten om vanuit huis te werken in plaats van in een kantoorruimte te werken.

Tijdens deze overgangsperiode zijn er veel voordelen van op afstand werken:

  • verhoging van de productiviteit
  • grotere autonomie
  • een flexibeler schema
  • vrijheid van een tijdrovend woon-werkverkeer

Met de nieuwe verandering van veel bedrijven die de overstap maken naar werken op afstand, heeft de overgang van kantoor naar thuis zijn complicaties. Misschien zijn de samenwerkingstools van uw team niet compatibel met uw apparaten. Of je krijgt door het tijdsverschil pas de volgende dag antwoord. Misschien bevriezen de audio en video tijdens uw telefonische vergadering (nou ja, dat is een gegeven voor elk gesprek). Met externe medewerkers verspreid over het hele land en de wereld, ontstaan er nieuwe uitdagingen voor effectieve samenwerking, communicatie en technologie.

Hoewel videoconferentieprogramma's en berichtenplatforms krachtige manieren zijn om werknemers verbonden te houden, is er nog een ander geheim wapen dat bedrijven vaak over het hoofd zien: PDF. PDF is het meest productieve documentformaat ter wereld en kan op vijf unieke manieren de samenwerking en productiviteit voor externe medewerkers naadloos verbeteren.

5Manieren om de samenwerking en productiviteit voor externe medewerkers naadloos te verbeteren

Consistente PDF-opmaak
Of u nu een formulier of een met grafieken gevuld rapport verzendt, een PDF-bestand behoudt de unieke opmaak en lay-out van het document. Elke keer dat u een PDF-document of afbeelding verzendt, kunt u er zeker van zijn dat uw bestand eruit zal zien zoals u het bedoeld had - een feit dat van vitaal belang wordt bij het werken met een verscheidenheid aan hardware, software en besturingssystemen. Omdat PDF's ook gemakkelijk kunnen worden geconverteerd naar over300 andere bestandstypen, waaronder Microsoft Word, Excel en PowerPoint, heeft uw ontvanger ook de vrijheid om uw document om te zetten in een indeling die voor hem of haar werkt.

Betere samenwerking tussen ondernemingen
In een enquête uitgevoerd door Nitro en Qualtrics, een overweldigende meerderheid van kenniswerkers over de hele wereld (97 %) zei dat ze veel ruimte zien om documentprocessen in hun organisaties te verbeteren. Als het gaat om werken op afstand, wordt dit gebrek aan zichtbaarheid en samenwerking een uitdaging en soms wordt de productiviteit helemaal geblokkeerd. Met een documentproductiviteitstool zoals Nitro kun je gemakkelijk samenwerken, of je nu feedback combineert in een enkel PDF-bestand of meerdere versies van een PDF-bestand vergelijkt.

24 uur per dag connectiviteit terwijl u op afstand werkt
Het moderne personeelsbestand van vandaag werkt niet op een9 -tot-5 basis niet meer. Externe medewerkers, verschillende tijdzones en sporadische schema's vergroten de behoefte voor bedrijven om een manier te bieden om productief te zijn buiten de desktop. Het kiezen van PDF-software met een cloudcomponent is cruciaal om ervoor te zorgen dat uw werknemers altijd en overal verbonden kunnen blijven. Met de cloud-verbonden functies van Nitro kunnen werknemers PDF's converteren, combineren of bewerken vanuit elke webbrowser, en documenten veilig opslaan, delen en beoordelen.

Toegang tot alle teams tegen gereduceerde kosten
Van het onderhouden van hardware tot het aanvullen van papier en andere benodigdheden, kantoorgerelateerde kosten kunnen snel oplopen voor externe medewerkers. Omdat we ons allemaal aanpassen aan onze nieuwe manier van leven, is een eenvoudige en hoogstwaarschijnlijk noodzakelijke manier om deze kosten te verlagen en tegelijkertijd de productiviteit te verhogen, het elimineren van op papier gebaseerde processen zoals printen, scannen en kopiëren. Wanneer bedrijven deze verouderde praktijken vervangen door digitale documenten en workflows, snijden ze onmiddellijk de hoge prijskaartjes die gepaard gaan met printeronderhoud, papier, inkt en andere gerelateerde apparatuur.

Verbeterde documentbeveiliging
In een wereld waar hacken en beveiligingsproblemen dagelijks nieuws zijn, worden we voortdurend herinnerd aan de belangrijke rol van beveiliging in onze documenten, vooral bij het heen en weer verzenden van bestanden tussen externe medewerkers. Daarom is het voor elke werknemer van vitaal belang om een VPN en veilige wachtwoorden voor al zijn documenten te gebruiken. Bovendien helpen PDF-bestanden het risico op gegevenslekken en ongeoorloofd delen te verkleinen met functies die uw gevoelige informatie beschermen. Wanneer u communiceert met externe medewerkers via niet-beveiligde platforms zoals e-mail, kunt u gemakkelijk gevoelige gegevens, tekst en afbeeldingen uit uw PDF-bestanden redigeren.

Probeer Nitro voor uw externe realiteit

Uitgerust met Nitro, zou niemand ooit meer met een printer, papier of zelfs een pen te maken moeten hebben.

Nitro Cloud stelt iedereen in staat om een onbeperkt aantal e-handtekeningenverzoeken in te dienen die kunnen worden voltooid vanaf elk apparaat met een mobiele browser. Iedereen kan de basisversie van Nitro Cloud , de eSigning-oplossing van de Nitro Productivity Suite. Het is gemakkelijk te gebruiken, het is gratis en het is voor altijd. Start uw account hier .

Geïnteresseerd om uzelf of uw externe medewerkers verbonden te houden via de kracht van PDF en eSigning? Koop nu de Nitro Productivity Suite voor20 % korting (tot maart31 NS,2020 ). Of, voor grotere teams en bedrijven, neem vandaag nog contact met ons op over een gratis beheerde proefperiode voor uw team.

Inhoudsbilbiotheek

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Learn how the pandemic has transformed productivity, workflows and digital initiatives, as well as the trends and technologies shaping work in 2022 and beyon.
Portions of this page translated by Google.