Hoe maak je de overstap naar e-overheid

Overheidsinstanties en -organisaties staan onder druk om digitaal te gaan, aangezien burgers schreeuwen om dezelfde ervaringen die ze overal elders opdoen. Maar de overheid is een veel langzamer bewegende machine dan andere bedrijfstakken, en met andere obstakels om digitaal te gaan. Langdurige besluitvormings- en goedkeuringsprocessen, zorgen over de veiligheid en budgetten kunnen er allemaal voor zorgen dat bureaus e-government niet omarmen.

De overstap naar digitale processen is essentieel voor overheidsorganisaties, niet alleen omdat burgers digitale interacties eisen, maar omdat digitale transformatie de weg is naar beter bestuur voor iedereen. De 2022 E-Government Survey van de Verenigde Naties merkt op dat "niemand achterlaten" een "centrale as" is van duurzame ontwikkeling, en dat het wegwerken van verbroken verbindingen binnen het digitale overheidsecosysteem een essentiële manier is om ervoor te zorgen dat e-overheid niet alleen profiteren van hogere inkomens, bevoordeelde segmenten van de samenleving.

Als u niet zeker weet waar u moet beginnen met e-government, overweeg dan digitale documentoplossingen. Ze zijn een van de meest cruciale componenten van een digitale transformatiestrategie en specifieke documenttools zoals PDF- en eSign- oplossingen zijn een grote opstap naar succes.

Probeer Nitro PDF 14 dagen gratis uit!

Ten eerste zul je grote vooruitgang zien in efficiëntie. Door digitale documentoplossingen te gebruiken, kunt u veel van de handmatige processen automatiseren die vaak papierzware organisaties zoals overheidsinstanties in de weg staan. Automatisering stelt u in staat om selfservice-workflows te integreren, zodat kiezers zelf digitaal papierwerk kunnen verwerken.

Door de overstap te maken naar een e-overheidsaanpak krijgt u ook een zekere flexibiliteit en de mogelijkheid om een digitaal personeelsbestand te ondersteunen. De juiste partner voor digitale transformatie geeft uw organisatie toegang tot documenten via één platform dat werknemers op meerdere apparaten kunnen gebruiken. Je past moderne werkomgevingen aan en bent flexibeler in verandering.

Beveiliging en compliance voor uw gegevens, documenten en gevoelige informatie zijn ook voordelen die u zult zien met digitale documentatieoplossingen zoals PDF en eSign. U dwingt beleid af dat u in overeenstemming houdt met nalevingsvoorschriften, terwijl eSign-oplossingen wettelijk bindende handtekeningen genereren. De juiste oplossing helpt u te voldoen aan meerdere branchevereisten met beveiligingsmaatregelen waarop u kunt rekenen voor een succesvolle digitale overheid.

Het cyberbeveiligingslandschap staat elke dag op zijn kop als er een nieuwe, schadelijke inbreuk plaatsvindt. Maar de juiste leverancier van oplossingen zal duidelijk maken welke beveiligingsfuncties en compliance ze kunnen bieden.

Een partner voor digitale transformatie zoals Nitro houdt alle vertrouwelijke gegevens veilig door middel van strikte beveiligingspraktijken, en handhaaft documentintegriteit en audittrajecten voor gegarandeerde naleving. U vereenvoudigt audits met digitale documentatie, aangezien uw werknemers geen enorme tijd hoeven te verspillen aan het filteren door fysieke bestanden of verspreide elektronische mappen. Versietracking betekent dat er een duidelijke manier is om aan te tonen dat u zich aan de regelgeving houdt. En met zeer veilige eSigning- en identiteitsverificatieprocessen kunt u gerust zijn met een proactieve benadering van gegevensbescherming.

Stel uzelf deze vragen voordat u een documentaanbieder en oplossing zoekt om u te helpen bij de overstap naar e-government.

• Biedt de leverancier integraties met uw bestaande oplossingen zodat u niet hoeft te rippen en vervangen?
• Is het duidelijk en aantoonbaar welke ROI u uit de oplossing haalt?
• Zijn hun beveiligingspraktijken geavanceerd?
• Zullen licenties of trainingen verrassende kosten met zich meebrengen?
• Zijn ze bereid om binnen uw budget te werken?
• Bieden ze gratis wijzigingsbeheer en klantenondersteuning?
• Kun je het proberen voordat je het koopt?

Door deze vragen te stellen, komt u dichter bij het vinden van de juiste partner voor een slimme, strategische digitale transformatie bij de overheid.

Als overheidsinstantie hebt u waarschijnlijk verschillende systemen in uw activiteiten verweven. Met de juiste oplossing voor digitale documentatie hoeft u ze niet te ontwortelen. In plaats daarvan moet de oplossing met hen worden geïntegreerd via krachtige API's, zodat u gegevens tussen systemen kunt stroomlijnen en werk kunt consolideren op minder platforms.

Vragen over hoe integraties in uw overheidsorganisatie werken? We zijn hier om te helpen.

Hier zijn enkele praktijkvoorbeelden van hoe overheidsinstanties de volgende oplossingen gebruiken om verbeteringen aan te brengen.

• Met PDF's kunt u gebruikmaken van een enkel, veilig platform met een intuïtieve gebruikersinterface om PDF-documenten te maken, bewerken, converteren, combineren en ondertekenen.
  
• Elektronische handtekeningen stellen mensen in documentworkflows in staat om digitale documenten veilig te ondertekenen met wettelijk bindende handtekeningen op conforme manieren. Lees meer over high-trust eSigning in onze Ultieme gids voor elektronische handtekeningen.
  
• Analyses geven u inzicht in en inzicht in uw workflows, zodat u inzicht krijgt in het gebruik en verbeteringen kunt aanbrengen om het maximale rendement uit uw oplossing te halen.

Met elektronische handtekeningen kunt u veel van het heen-en-weer automatiseren dat typisch is voor papieren workflows. U kunt rollen zoals goedkeurders, acceptanten, ontvangers en meer toewijzen aan een breed scala aan documenten, waaronder vergunningen, licenties, contracten, juridische documenten en meer. Documenten kunnen in de juiste volgorde naar de juiste personen worden gestuurd.

Maatschappelijke dienstverleners hebben vaak een papieren dossier en ze kunnen van veel partijen eisen - artsen, rechercheurs, casemanagers - om dossiers te beoordelen en te ondertekenen. eSignatures maken het samenwerkings-, goedkeurings- en revisieproces voor dossiers een meer naadloze ervaring voor alle partijen, en stellen de betrokkenen in staat om overal documenten te bekijken en te ondertekenen. Het digitaliseren van uw dossiers kan het vaak levensreddende werk van de sociale dienst versnellen.

Handmatige documentprocessen kunnen het ontvangen van subsidies onnodig vertragen als personeel fysiek aanwezig moet zijn om aanvraagdocumentatie mee te nemen of dossiers goed te keuren. PDF- en eSign-oplossingen vergemakkelijken deze belangrijke workflows, zodat bureaus sneller geld kunnen ontvangen.

Nitro kent de strijd van overheidsinstanties als het gaat om verouderde technologie, oudere werkwijzen en obstakels bij het adopteren van nieuwe oplossingen. Daarom zijn onze PDF- en eSign-tools ontworpen om e-overheid naadloos te integreren en op een kosteneffectieve manier in uw organisatie te introduceren.

Nitro reikt u geen oplossing voor digitale documenten aan en laat u daar aan over. Wij bieden op verschillende manieren hulp bij verandermanagement. We bieden deskundige onboarding en ondersteuning aan elke gebruiker, en we identificeren potentiële obstakels - en hun oplossingen - in een vroeg stadium. Het plannen van mijlpalen, actiepunten en trainingssessies zorgt voor betrokkenheid van medewerkers.

Wanneer u een verbintenis aangaat met software die een integraal onderdeel zal zijn van het succes van uw digitale transformatie, moet u deze uitproberen voordat u deze koopt. Veel "gratis proefversies" van aanbieders van digitale documentoplossingen zijn kort en bieden niet de toegang tot hun functies die u als echte gebruiker zou krijgen.

Als u een meeslepende proefervaring wilt, biedt het pilotprogramma van Nitro u de beste, meest uitgebreide manier om te leren of Nitro geschikt is voor uw overheidsorganisatie. U krijgt toegang tot het Nitro Productivity Platform met een risicoloze proefperiode en de pilot duurt enkele weken. Gedurende die tijd kunnen uw gebruikers diepgaande tests en technische evaluaties uitvoeren van onze alles-in-één PDF-, eSign- en analyseoplossing. Als u besluit voor Nitro te gaan, zal uw onboarding snel zijn, zodat u snel ROI kunt zien.

Het analyseproduct van Nitro stelt u in staat om duidelijk te laten zien hoe u uw investering in uw digitale documentatietools maximaliseert, naast het verbeteren van het gebruik door de hele organisatie. Door relevante gegevens vast te leggen, kunt u het gebruik van Nitro-producten volgen, knelpunten verwijderen en automatisch besparingen berekenen. U bewijst ROI met meetbare productiviteit.

Bij Nitro geloven we dat toegewijde klantenondersteuning geen grote ticket-add-on mag zijn. Ons team zet zich in voor uw succes op de lange termijn met onze oplossing, dus we blijven 24x7 beschikbaar om u te helpen met alle ondersteuningsservices die u nodig heeft. We hebben in het verleden ervaring met het helpen van overheidsinstanties over de hindernissen van de acceptatie van digitale oplossingen, en onze experts zijn toegewijd om eventuele problemen zo snel mogelijk voor u op te lossen.

Met Nitro kunt u workflows stroomlijnen voor de volgende documenttypen:

• Financiële & fiscale documenten
• Subsidies en leningen
• Vergunningen en licenties
• Inkoop
• Maatschappelijke dienstverlening
• Casemanagement
• rapporten
• Contracten & overeenkomsten
• Legale documenten
• Arbeidsdocumenten
  

Download ons gratis eBookvoor meer informatie over het kiezen van een digitale transformatiepartner voor uw overheidsorganisatie.

We horen graag meer over de doelen en behoeften van uw bureau. Neem vandaag nog contact op met Nitro om een demo van onze oplossingen te zien en te ontdekken hoe we u kunnen helpen.