Nitro-blog

5 Vragen om te stellen bij het evalueren van oplossingen voor e-handtekeningen

Oplossingen voor e-handtekeningen evalueren

Leer hoe u een veilige, vertrouwde en schaalbare eSignature-leverancier voor uw bedrijf selecteert.

De snelle, digitale economie van vandaag biedt zowel uitdagingen als kansen voor bedrijven van elke omvang. Tijden zijn veranderd. Mensen zijn veranderd. Technologie is veranderd. En natuurlijk is de manier waarop we documenten moeten ondertekenen veranderd.

Het ondertekenen, kopiëren, scannen, mailen en faxen (ja, sommige mensen faxen nog steeds) papieren documenten is geen duurzame of winstgevende manier om een bedrijf te runnen. Het kan zeer tijdrovend en riskant zijn.

Als u eSignature-oplossingen en leveranciers voor uw bedrijf evalueert, zijn we hier om u te helpen met duidelijk advies en middelen om een weloverwogen beslissing te nemen. Laten we beginnen met enkele belangrijke feiten over e-handtekeningen.

Wat is een e-handtekening?

Een elektronische handtekening, of eSignature, is de digitale tegenhanger van een handgeschreven handtekening. Dit kan eenvoudig een afbeelding van uw handtekening zijn die in een document is geplakt. Juridisch gezien legt een e-handtekening de intentie van een persoon vast om in te stemmen met de inhoud van een elektronisch document, contract, record of reeks gegevens.

Er zijn veel zakelijke voordelen van eSignatures , waaronder een efficiëntere, veiligere en meer conforme manier om documenten overal ter wereld en op elk apparaat te ondertekenen. Een schaalbare eSignature-oplossing is een onmisbare tool in uw technologiestack geworden om groei en digitale transformatie te ondersteunen.

Welke leveranciers u ook evalueert, we raden u aan het 2022 GigaOm-radarrapport voor eSignature-oplossingen te downloaden en te lezen. Nitro Sign was vereerd om als leider te worden genoemd in dit rapport, dat een diepgaande analyse en beoordeling geeft van verschillende leveranciers in de categorie eSignature. U zult zien hoe leveranciers scoren op basis van belangrijke criteria zoals geavanceerde digitale handtekeningen, flexibiliteit, schaalbaarheid, gebruiksgemak, beveiliging, naleving en meer.

Wat zijn de 3 soorten elektronische handtekeningen?

Weten welke soorten elektronische handtekeningen u moet ondersteunen, is erg belangrijk om te bepalen welke eSignature-oplossing u nodig heeft. Hoewel u vandaag misschien alleen maar eenvoudige handtekeningen nodig hebt, moet u er rekening mee houden dat u in de toekomst mogelijk betrouwbare, gekwalificeerde elektronische handtekeningen nodig hebt naarmate u groeit.

Er zijn 3 soorten elektronische handtekeningen en Nitro Sign ondersteunt ze allemaal. De verschillen daartussen zijn voornamelijk gebaseerd op het niveau van Authenticiteit, Identiteit, Integriteit en Authenticatie.

Basis- of eenvoudige elektronische handtekening (SES): Een eenvoudige of eenvoudige elektronische handtekening moet alleen de aanvaarding of goedkeuring door de ondertekenaar bewijzen. Dit kan een gescande afbeelding van een handtekening zijn, een handtekening die handmatig op een desktopscherm is getekend (en digitaal opgeslagen), een klik op een "Ik accepteer"-knop, enz.

Geavanceerde elektronische handtekening (AES): een geavanceerde handtekening moet voldoen aan specifieke vereisten die een hoger niveau van ondertekenaar-ID-verificatie, beveiliging en sabotagebeveiliging bieden (wat betekent dat het document niet kan worden gewijzigd nadat het is ondertekend).

Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES): Een gekwalificeerde of onweerlegbare handtekening is het enige type elektronische handtekening dat een speciale juridische status heeft in de EU. In tegenstelling tot de andere handtekeningen ligt de bewijslast bij de partij die de handtekening(en) betwist, niet bij de initiatiefnemer.

Checklist elektronische handtekening

Is een elektronische handtekening hetzelfde als een digitale handtekening?

Nee. De termen elektronische handtekening en digitale handtekening worden vaak door elkaar gebruikt, maar een digitale handtekening is gebaseerd op coderings-/decoderingstechnologie en is het meest geavanceerde en veilige type elektronische handtekening. Digitale handtekeningen zorgen voor een extra beveiligings- en integriteitslaag. Ze worden gebruikt om te voldoen aan strikte wettelijke vereisten met zekerheid van de identiteit en authenticiteit van de ondertekenaar en het document.

Een digitale handtekening is altijd een elektronische handtekening, terwijl een elektronische handtekening niet altijd een digitale handtekening is.

Zijn e-handtekeningen juridisch bindend?

Ja. In de meeste delen van de wereld is een elektronische handtekening wettelijk erkend en afdwingbaar. De wet- en regelgeving rond eSignatures kan echter per regio en land verschillen. Voor specifieke details over de wettigheid en afdwingbaarheid van elektronische handtekeningen, lees Sectie 3 van onze whitepaper, Ultieme gids voor elektronische handtekeningen.

Hoe kiest u nu de beste eSignature-leverancier?

Het eerste waar u zich van bewust moet zijn, is dat niet alle eSignature-oplossingen gelijk zijn gemaakt. Leveranciers kunnen aanzienlijk verschillen in functionaliteit, naleving van regelgeving en zelfs verborgen kosten. Grondig onderzoek is cruciaal.

Wanneer u een leverancier voor uw bedrijf kiest, moet u ervoor zorgen dat hun belangrijkste handtekeningmogelijkheden zijn afgestemd op uw zakelijke vereisten en uw wereldwijde wettelijke vereisten. Hoewel er verschillende componenten zijn die deel uitmaken van een eSignature-oplossing, hebben we hieronder vijf belangrijke aandachtsgebieden voor uw beslissing.

Sign_SES,AESandQES_Left.png

Uw evaluatiechecklist voor oplossingen voor e-handtekeningen

1 . Is de oplossing flexibel en schaalbaar?

Alleen omdat u vandaag de dag misschien een klein tot middelgroot bedrijf bent, zou uw eSignature-oplossing u moeten kunnen ondersteunen, hoe groot uw bedrijf ook wordt. Bovendien zullen uw documentgebruiksscenario's en workflows in de loop van de tijd veranderen. U voegt mensen toe, voegt locaties toe en/of voegt wereldwijde, grensoverschrijdende transacties toe voor eSigning. Met een Software as a Service (SaaS) eSignature-oplossing zoals Nitro kunt u zich aanpassen aan veranderende behoeften en meegroeien met uw groei.

Vragen aan leveranciers:

  • Worden de bestandstypen die u gebruikt ondersteund? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML, enz.)
  • Kunt u eenvoudig gebruikers toevoegen of verwijderen?
  • Kunt u de eSignature-oplossing op maat maken?
  • Is de oplossing eenvoudig te implementeren en toegankelijk?
  • Zal de oplossing de huidige en toekomstige behoeften ondersteunen?

2 . Is de oplossing eenvoudig te gebruiken met ingebouwde automatiseringen?

Wanneer u investeert in een eSignature-oplossing, wilt u dat deze eenvoudig en intuïtief is, zodat uw mensen deze graag gebruiken! Een slechte gebruikers- en beheerderservaring leidt tot een slechte ROI. Zorg ervoor dat u het product kunt uitproberen voordat u het koopt om uw risico te minimaliseren. Naast een eenvoudige, overzichtelijke interface, wilt u ook de mogelijkheid om document- en ondertekeningsworkflows te automatiseren, van eenvoudig tot geavanceerd.

Een grote tijdsbesparing voor Nitro Sign is ons sjabloonportaal dat repetitieve verzoeken om e-handtekeningen automatiseert. U kunt een vooraf gedefinieerde workflow selecteren, ondertekenaars toevoegen, configuraties aanpassen en wijzigingen op aanvraag toepassen, zonder dat u uw workflows elke keer opnieuw hoeft te configureren.

Vragen aan leveranciers:

  • Is de oplossing gemakkelijk te leren en te gebruiken?
  • Hoe bereidt u documenten voor ondertekening en verzendverzoeken voor?
  • Wordt de oplossing geleverd met geautomatiseerde handtekeningstromen?
  • Kun je ondertekenaars een keuze aan ondertekeningsmethoden bieden op elk apparaat?
  • Kunt u pakketten met documenten ondertekenen?

3 . Is de oplossing veilig en voldoet deze aan uw specifieke wettelijke vereisten?

Elk bedrijf moet van eSignature-beveiliging en -compliance een prioriteit maken. Dit is vooral belangrijk als u zich in een sterk gereguleerde sector bevindt, zoals de gezondheidszorg of financiële dienstverlening, of als u grensoverschrijdende transacties uitvoert.

Om uw gegevens en bedrijf te beschermen, moet u ervoor zorgen dat uw eSignature-leverancier en hun datacenters voldoen aan industriële en internationale normen zoals eIDAS, UETA, ISO 27001 , SOC 2 , HIPAA, QTSP, enz. Met een toename van identiteitsfraude en datalekken, geavanceerde beveiligingsmaatregelen en certificeringen zijn essentieel. Als uw leverancier subverwerkers gebruikt, wilt u ook vragen naar hun beveiligings- en privacybeleid.

Nitro zorgt ervoor dat uw gegevens, documenten en elektronische handtekeningen worden beschermd en we blijven op de hoogte van beveiliging en naleving, zodat u dat niet hoeft te doen. We verifiëren onze controles door middel van jaarlijkse nalevingstests en certificeringen. Nitro Sign Premium voldoet aan en overtreft enkele van de strengste internationale wetten en voorschriften inzake elektronische handtekeningen die van toepassing zijn in de Europese Unie, de Verenigde Staten van Amerika, Zwitserland, Singapore en Hong Kong.

Vragen aan leveranciers:

  • Wat zijn het gegevensbeveiligings- en privacybeleid en de certificeringen van de leverancier?
  • Voldoet de oplossing aan de grensoverschrijdende wet- en regelgeving op het gebied van elektronische handtekeningen?
  • Kan iemand de handtekening valideren, zelfs zonder toegang tot het systeem?
  • Wat is het proces van de leverancier als zich een datalek voordoet?

4 . Kunt u de oplossing integreren met uw andere bedrijfsapplicaties?

Het integreren van elektronische handtekeningen in uw favoriete zakelijke en webapplicaties, op verschillende apparaten, verbetert de efficiëntie en samenwerking in het hele bedrijf. U wilt er zeker van zijn dat uw eSignature-oplossing Application Programming Interfaces (API's) en connectoren bevat die werken met uw specifieke browsers en toepassingen. Denk na over uw gebruiksscenario's en workflows in deze toepassingen. Moeten gebruikers handtekeningverzoeken verzenden en volgen binnen Salesforce of Microsoft Outlook?

Vragen aan leveranciers:

  • Is de eSignature-oplossing compatibel met de nieuwste versies van gangbare besturingssystemen (zowel pc als mobiel)?
  • Biedt het een volledig responsief ontwerp?
  • Heeft de oplossing een flexibele Application Programming Interface (API)?
  • Zijn er out of the box connectoren beschikbaar voor programma's als Salesforce, Microsoft SharePoint en Power Automate?

5 . Hoeveel kost de oplossing? Wat zijn de totale eigendomskosten (TCO)?

Hoeveel kost een eSignature-oplossing? Leveranciers lopen sterk uiteen wat betreft licentiemodellen en kosten, en u wilt oppassen voor verborgen kosten of overschrijdingen. Gebruik voor een echte kostenvergelijking de totale eigendomskosten versus alleen de kosten vooraf of licentiekosten per gebruiker.

Met Nitro Sign Essentials en Advanced krijg je bijvoorbeeld onbeperkt ondertekenen. Voor Nitro Sign Premium met geavanceerde high-trust, gekwalificeerde handtekeningmogelijkheden, betaalt u alleen voor elke succesvol voltooide handtekening. Zorg ervoor dat de kosten duidelijk zijn gedefinieerd, zodat u iedereen in staat kunt stellen te voldoen aan de eisen van elke eSignature-toepassing in uw organisatie, zonder dat u later voor verrassingen komt te staan.

Vragen aan leveranciers:

  • Wat is het kostenmodel van de oplossing?
  • Betaalt u per gebruiker, per handtekening of voor de complete oplossing?
  • Moet u een eeuwigdurende licentie kopen of is een abonnementsprijs een optie?
  • Zijn er toeslagen voor overschrijdingen?

Krijg deskundig advies voor het kiezen van een vertrouwde eSignature-partner

Het is zo belangrijk om een eSignature-oplossing en partner te kiezen die u kan ondersteunen terwijl uw bedrijf en technologie zich ontwikkelen. Nitro-experts zijn hier om u te helpen uw opties te verkennen en de beste beslissing voor uw toekomst te nemen. Neem gerust contact op voor een persoonlijk gesprek of demonstratie.

Elektronische handtekeningen
Een leider in e-handtekeningen
Nitro Sign erkend als leider in het 2022 GigaOm Radar Report for eSignatures. Lees meer over GigaOm's evaluatie en analyse van de beste eSignature-leveranciers in de categorie.