5 Vragen om te stellen bij het evalueren van oplossingen voor e-handtekeningen

De snelle digitale economie van vandaag brengt zowel uitdagingen als kansen met zich mee voor bedrijven van elke omvang. Tijden zijn veranderd. Mensen zijn veranderd. Technologie is veranderd. En natuurlijk is de manier waarop we documenten moeten ondertekenen veranderd.

Het ondertekenen, kopiëren, scannen, mailen en faxen (ja, sommige mensen faxen nog steeds) papieren documenten is geen duurzame of winstgevende manier om een bedrijf te runnen. Het kan extreem tijdrovend en riskant zijn.

Als u eSignature-oplossingen en -leveranciers voor uw bedrijf evalueert, zijn wij er om u te helpen met duidelijk advies en middelen om een weloverwogen beslissing te nemen. Laten we beginnen met enkele belangrijke feiten over eSignatures.

Een elektronische handtekening, of eSignature, is de digitale tegenhanger van een handgeschreven handtekening. Dit kan gewoon een afbeelding zijn van uw handtekening die in een document is geplakt. Juridisch legt een e-handtekening de intentie van een persoon vast om akkoord te gaan met de inhoud van een elektronisch document, contract, record of gegevensset.

Er zijn veel zakelijke voordelen van eSignatures , waaronder een efficiëntere, veiligere en conforme manier om documenten overal ter wereld en op elk apparaat te ondertekenen. Een schaalbare eSignature-oplossing is een onmisbare tool in uw technologiestapel geworden om groei en digitale transformatie te ondersteunen.

Welke leveranciers u ook evalueert, we raden u aan het 2023 GigaOm Radar Report for eSignature Solutionste downloaden en te lezen. Nitro Sign was vereerd om te worden uitgeroepen tot leider in dit rapport, dat een diepgaand overzicht en overzicht geeft van verschillende leveranciers in de eSignature-categorie. U zult zien hoe leveranciers scoren op basis van belangrijke criteria, zoals geavanceerde digitale handtekeningen, flexibiliteit, schaalbaarheid, gebruiksgemak, beveiliging, compliance en meer.

Weten welke soorten elektronische handtekeningen u moet ondersteunen, is erg belangrijk bij het bepalen welke eSignature-oplossing u nodig heeft. Hoewel u vandaag misschien alleen eenvoudige handtekeningen nodig heeft, moet u er rekening mee houden dat u in de toekomst betrouwbare, gekwalificeerde elektronische handtekeningen nodig kunt hebben naarmate u groeit.

Er zijn 3 soorten elektronische handtekeningen en Nitro Sign ondersteunt ze allemaal. De verschillen tussen hen zijn voornamelijk gebaseerd op het niveau van authenticiteit, identiteit, integriteit en authenticatie.

Elektronische basishandtekening of eenvoudige elektronische handtekening (SES): Een eenvoudige of eenvoudige elektronische handtekening moet gewoon de aanvaarding of goedkeuring door de ondertekenaar bewijzen. Dit kan een gescande afbeelding van een handtekening zijn, een handtekening die handmatig op een desktopscherm is getekend (& digitaal opgeslagen), een klik op een knop "Ik accepteer", enz.

Geavanceerde elektronische handtekening (AES): Een geavanceerde handtekening moet aan specifieke vereisten voldoen en een hoger niveau van ondertekenaar-ID-verificatie, beveiliging en sabotageverzegeling bieden (wat betekent dat het document niet kan worden gewijzigd nadat het is ondertekend).

Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES): Een gekwalificeerde of onweerlegbare handtekening is het enige type elektronische handtekening dat een speciale wettelijke status heeft in de EU. In tegenstelling tot de andere handtekeningen ligt de bewijslast bij de partij die de handtekening(en) betwist, niet bij de initiatiefnemer.

Nee. De termen elektronische handtekening en digitale handtekening worden vaak door elkaar gebruikt, maar een digitale handtekening is afhankelijk van coderings-/decoderingstechnologie en is het meest geavanceerde en veilige type elektronische handtekening. Digitale handtekeningen bieden een extra beveiligingslaag en integriteit. Ze worden gebruikt om te voldoen aan strikte wettelijke vereisten met zekerheid van de identiteit en authenticiteit van de ondertekenaar en het document.

Een digitale handtekening is altijd een elektronische handtekening, terwijl een elektronische handtekening niet altijd een digitale handtekening is.

Ja. In de meeste delen van de wereld is een elektronische handtekening wettelijk erkend en afdwingbaar. De wet- en regelgeving rond eSignatures kan echter per regio en land verschillen. Voor specifieke details over de wettigheid en afdwingbaarheid van elektronische handtekeningen, lees sectie 3 van onze whitepaper, Ultieme gids voor elektronische handtekeningen.

Het eerste waar u op moet letten, is dat niet alle eSignature-oplossingen hetzelfde zijn. Leveranciers kunnen aanzienlijk verschillen in functionaliteit, naleving van wet- en regelgeving en zelfs verborgen kosten. Grondig onderzoek is van cruciaal belang.

Wanneer u een leverancier voor uw bedrijf kiest, moet u ervoor zorgen dat hun belangrijkste handtekeningmogelijkheden zijn afgestemd op uw zakelijke vereisten en uw wereldwijde wettelijke vereisten. Hoewel er verschillende componenten zijn waaruit een eSignature-oplossing bestaat, hebben we hieronder vijf belangrijke aandachtsgebieden voor uw beslissing.

1 . Is de oplossing flexibel en schaalbaar?

Omdat u tegenwoordig misschien een klein tot middelgroot bedrijf bent, zou uw eSignature-oplossing u moeten kunnen ondersteunen, hoe groot uw bedrijf ook wordt. Bovendien zullen uw document use cases en workflows waarschijnlijk in de loop van de tijd veranderen. Je voegt personen toe, voegt locaties toe en/of voegt globale, grensoverschrijdende transacties toe voor eSigning. Een Software as a Service (SaaS) eSignature-oplossing zoals Nitro stelt u in staat zich aan te passen aan veranderende behoeften en te schalen terwijl u groeit.

Vragen om verkopers te stellen:

• Worden de bestandstypen die u gebruikt ondersteund? (PDF, DOC, DOCX, TXT, XML, enz.)
  
• Kun je eenvoudig gebruikers toevoegen of verwijderen?
  
• Kunt u de eSignature-oplossing op maat maken?
  
• Is de oplossing eenvoudig te implementeren en toegankelijk?
  
• Zal de oplossing de huidige en toekomstige behoeften ondersteunen?
  

2 . Is de oplossing eenvoudig te gebruiken met ingebouwde automatiseringen?

Wanneer u investeert in een eSignature-oplossing, wilt u dat deze eenvoudig en intuïtief is, zodat uw mensen er graag gebruik van maken! Een slechte gebruikers- en beheerderservaring leidt tot een slechte ROI. Zorg ervoor dat u het product kunt uitproberen voordat u het koopt om uw risico te minimaliseren. Naast een eenvoudige, overzichtelijke interface wilt u ook de mogelijkheid hebben om document- en ondertekeningsworkflows te automatiseren, van eenvoudig tot geavanceerd.

Een grote tijdsbesparing voor Nitro Sign is onze sjabloonportal die herhaalde eSignature-verzoeken automatiseert. U kunt een vooraf gedefinieerde workflow selecteren, ondertekenaars toevoegen, configuraties aanpassen en wijzigingen op verzoek toepassen, zonder dat u uw workflows elke keer opnieuw hoeft te configureren.

Vragen om verkopers te stellen:

• Is de oplossing eenvoudig te leren en te gebruiken?
  
• Hoe maak je documenten klaar voor ondertekening en verstuur je verzoeken?
  
• Wordt de oplossing geleverd met geautomatiseerde handtekeningstromen?
  
• Kunt u ondertekenaars een keuze aan ondertekenmethoden bieden op elk apparaat?
  
• Kun je pakketten met documenten ondertekenen?

3 . Is de oplossing veilig en voldoet deze aan uw specifieke wettelijke vereisten?

Elk bedrijf moet van eSignature-beveiliging en -naleving een prioriteit maken. Dit is vooral belangrijk als u zich in een sterk gereguleerde sector bevindt, zoals de gezondheidszorg of financiële dienstverlening, of als u grensoverschrijdende transacties uitvoert.

Om uw gegevens en bedrijf te beschermen, moet u ervoor zorgen dat uw eSignature-leverancier en hun datacenters voldoen aan industriële en internationale normen zoals eIDAS, UETA, ISO 27001 , SOC 2 , HIPAA, QTSP, enz. Met een toename van identiteitsfraude en datalekken zijn geavanceerde beveiligingsmaatregelen en certificeringen essentieel. Als uw leverancier subverwerkers gebruikt, wilt u ook naar hun beveiligings- en privacybeleid vragen.

Nitro zorgt ervoor dat uw gegevens, documenten en elektronische handtekeningen worden beschermd en wij blijven op de hoogte van beveiliging en compliance, zodat u dat niet hoeft te doen. Wij verifiëren onze controles door jaarlijkse conformiteitstests en certificeringen. Nitro Sign Premium voldoet aan en overtreft enkele van de strengste internationale wetten en voorschriften inzake elektronische handtekeningen die gelden in de Europese Unie, de Verenigde Staten van Amerika, Zwitserland, Singapore en Hong Kong.

Vragen om verkopers te stellen:

• Wat zijn het gegevensbeveiligings- en privacybeleid en de certificeringen van de leverancier?
  
• Voldoet de oplossing aan grensoverschrijdende wet- en regelgeving op het gebied van elektronische handtekeningen?
  
• Kan iedereen de handtekening valideren, zelfs zonder toegang tot het systeem?
  
• Wat is het proces van de leverancier als zich een datalek voordoet?
  

4 . Kunt u de oplossing integreren met uw andere bedrijfsapplicaties?

Het integreren van elektronische handtekeningen in uw favoriete zakelijke en webapplicaties, op verschillende apparaten, verbetert de efficiëntie en samenwerking in het hele bedrijf. Zorg ervoor dat uw eSignature-oplossing API's (Application Programming Interfaces) en connectoren bevat die werken met uw specifieke browsers en applicaties. Denk na over uw use cases en workflows in deze applicaties. Moeten gebruikers ondertekeningsverzoeken verzenden en volgen binnen Salesforce of Microsoft Outlook?

Vragen om verkopers te stellen:

• Is de eSignature-oplossing compatibel met de nieuwste versies van gangbare besturingssystemen (zowel pc als mobiel)?
  
• Biedt het een volledig responsief ontwerp?
  
• Heeft de oplossing een flexibele Application Programming Interface (API)?
  
• Zijn er kant-en-klare connectoren beschikbaar voor programma's als Salesforce, Microsoft SharePoint en Power Automate?

5 . Hoeveel kost de oplossing? Wat zijn de totale eigendomskosten (TCO)?

Hoeveel kost een oplossing voor e-handtekeningen? Leveranciers verschillen sterk in licentiemodellen en -kosten, en u moet uitkijken voor verborgen kosten of extra kosten. Voor een echte kostenvergelijking gebruikt u de totale eigendomskosten in plaats van alleen de aanloopkosten of de licentiekosten per gebruiker.

Met Nitro Sign Essentials en Advanced krijgt u bijvoorbeeld onbeperkt ondertekenen. Voor Nitro Sign Premium met geavanceerde high-trust, gekwalificeerde handtekeningmogelijkheden, betaalt u alleen voor elke succesvol voltooide handtekening. Zorg ervoor dat de kosten duidelijk zijn gedefinieerd, zodat u iedereen in staat kunt stellen om te voldoen aan de vereisten van elke eSignature-gebruikssituatie in uw organisatie, zonder verrassingen achteraf.

Vragen om verkopers te stellen:

• Wat is het kostenmodel van de oplossing?
  
• Betaalt u per gebruiker, per handtekening of voor de volledige oplossing?
  
• Moet u een eeuwigdurende licentie kopen of is abonnementsprijs een optie?
  
• Zijn er toeslagen voor overschrijdingen?

Het is zo belangrijk om een eSignature-oplossing en -partner te kiezen die u kan ondersteunen terwijl uw bedrijf en technologie evolueren. Nitro-experts zijn er om u te helpen uw opties te verkennen en de beste beslissing voor uw toekomst te nemen. U kunt altijd contact opnemen voor een persoonlijk gesprek of demonstratie.