Nitro-blog

Waarom elektronische handtekeningen snel een noodzaak worden in de documenteconomie

elektronische handtekening.png

De voordelen die organisaties kunnen behalen door het gebruik van elektronische handtekeningen en de toekomst van deze productiviteitstools.

Toen de wereld werd getroffen door een pandemie en huizen van de ene op de andere dag in kantoren veranderden, realiseerden organisaties zich al snel dat de manier waarop dingen gedaan werden, zou moeten veranderen als ze door wilden gaan. Aangezien de productiviteit stabiel bleef, en in veel gevallen zelfs steeg tijdens COVID , weten we dat organisaties in staat waren om veel van hun papieren processen aan te passen en te digitaliseren om hen te helpen hun bedrijfscontinuïteit te behouden.

Deze digitalisering werd voor een groot deel mogelijk gemaakt door elektronische handtekeningen. Als ze ze nog niet gebruikten, begonnen organisaties snel elektronische handtekeningen toe te voegen aan hun toolkits, zodat ze hun bedrijf vooruit konden helpen. We zagen het gebruik van eSigning met 60 % toenemen in 2021 over 2020 . De voordelen die organisaties kunnen behalen door het gebruik van elektronische handtekeningen zijn duidelijk: meer efficiëntie, betere gebruikerservaringen, naleving en duurzaamheid zijn er maar een paar.

Efficiëntie verhogen

Maar al te vaak kunnen bedrijfsprocessen snel tijdrovende nachtmerries worden vol vervelend papierwerk. In plaats van productief te zijn, wordt er tijd verspild met het opsporen van handtekeningen en het uitvoeren van repetitieve administratieve taken. De introductie van elektronische handtekeningen kan de doorloop- en voltooiingstijden van documenten versnellen, waardoor mensen zich in seconden kunnen aanmelden en transacties in minuten kunnen voltooien. Elektronische documenten kunnen gemiddeld 80 % sneller worden ingevuld dan papieren documenten. Dit betekent dat goedkeuringen kunnen worden ontvangen, contracten kunnen worden afgerond en deals kunnen worden gesloten, eenvoudiger en sneller dan ooit tevoren, en zonder fouten.

Verbeter gebruikerservaringen

Gezien het belang van ervaring - 86 % van de kopers zal meer betalen voor een betere klantervaring - kunnen bedrijven enorm profiteren door het klanten net zo gemakkelijk te maken om zaken met hen te doen. Met elektronische handtekeningen kunnen documenten overal en altijd worden ondertekend. Ze kunnen het zakendoen uiterst gemakkelijk maken, zodat klanten zich onderweg kunnen aanmelden, op elk moment, met elk apparaat dat ze bij de hand hebben, om binnen enkele ogenblikken te doen wat ze moeten doen. Dat is het soort ervaring dat de tevredenheid, retentie en zelfs kansen voor cross- en up-sale kan verbeteren .

Handhaving van de naleving van relevante regelgeving

De afgelopen jaren hebben de meeste landen wereldwijd wet- en regelgeving aangenomen die de wettigheid van elektronische handtekeningen erkent en juridisch bindend acht. Dit betekent dat ze in elke rechtbank kunnen staan zoals elk ander ondertekend papieren document. De sleutel is om ervoor te zorgen dat de oplossing voor elektronische handtekeningen voldoet aan alle relevante regelgeving en zich houdt aan de beveiligings- en authenticiteitsnormen die het gebruik ervan sturen, zodat het kan worden gebruikt om een willekeurig aantal use-cases te stroomlijnen en te vereenvoudigen - verkoop, financiën, human resources, operaties, inkoop en juridische zaken.

Positieve impact op duurzaamheid

Elektronische handtekeningen kunnen een grote positieve impact hebben op ons milieu. Naast de voor de hand liggende voordelen van het vervangen van papieren processen door digitale - het verminderen van het gebruik en de kosten van papier, toner en verzendkosten - kan de mogelijkheid om documenten elektronisch te ondertekenen ook de noodzaak om te reizen minimaliseren (en soms zelfs helemaal elimineren). Bovendien kan het achteraf waardevol zijn om de noodzaak van fysieke archivering en al het verbruik dat daarmee gepaard gaat (papier en onroerend goed) te verminderen, om nog maar te zwijgen van het extra voordeel dat documenten op elk moment online beschikbaar zijn en toegankelijk zijn vanaf overal.

Wat is het volgende?

Gezien al deze voordelen is het geen verrassing dat de uitgaven voor eSigning-oplossingen wereldwijd naar verwachting zullen groeien met een CAGR van 26 . 6 % in de komende tien jaar, 2021 - 2030 tot $ 12 , 721 . 4 miljoen. In feite wordt verwacht dat de stijging van de IT-budgetten gestaag zal groeien om ervoor te zorgen dat bedrijven flexibeler en veerkrachtiger zijn in het licht van voortdurende veranderingen. Tools, zoals elektronische handtekeningen en PDF-oplossingen, zullen zeker deel uitmaken van de mix - bijna de helft van de werknemers zei dat ze enigszins of veel productiever zouden zijn met een van deze oplossingen.

Gezien wat er op het spel staat, is het belangrijk om de oplossing te kiezen die maximale waarde voor uw bedrijf oplevert.

Om te zien hoe u een oplossing voor elektronische handtekeningen kunt evalueren, raadpleegt u " De ultieme gids voor elektronische handtekeningen ". Het zal u alles vertellen wat u wilt weten over elektronische handtekeningen en u een checklist geven om u te helpen ervoor te zorgen dat de oplossing die u kiest geschikt is voor uw bedrijf.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.