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4 étapes pour mettre en place un bureau sans papier

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Passer des processus papier aux workflows numériques n'est pas chose simple, mais cela en vaut vraiment la peine au final. Lancez la dématérialisation de vos processus grâce à notre essai gratuit de 14 jours.

Si vous n'aviez pas suffisamment de raisons de vous débarrasser du papier jusqu'ici, 2020 et le passage soudain au télétravail vous auront probablement convaincu(e). Passer des processus papier aux workflows numériques n'est pas chose simple mais cela en vaut vraiment la peine au final.

Les avantages d'un bureau dématérialisé

  • Développement durable : Réduire le gaspillage de papier est un premier pas important dans les efforts de votre entreprise en matière d'écologie. Entre les erreurs d'impression, le publipostage, les supports papier, les factures, les présentations et l'emballage, les produits papier mixtes représentent environ 70 % des déchets de bureau.
  • Réduction des coûts : il ne s'agit pas ici que du coût de l'impression et de l'encre, mais également du temps supplémentaire que passent vos employés sur des processus papier inefficaces.
  • Efficacité accrue : Il a été prouvé que les flux de travail sans papier réduisent le temps consacré au « travail chargé » , comme la recherche de signatures, la prise de messages et le remplissage de formulaires. Toutes ces tâches sont plus faciles et plus rapides lorsqu'elles sont effectuées numériquement.
  • Satisfaction accrue des employés : nos études ont montré des taux plus élevés de satisfaction au travail parmi les employés qui pouvaient télétravailler et avaient accès à des outils numériques pour accomplir leurs tâches dans de bonnes conditions. Un gain de temps, une meilleure expérience utilisateur et des workflows plus fluides : voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les employés préfèrent le travail dématérialisé.
  • Plus de sécurité : les documents papier peuvent se retrouver entre de mauvaises mains, être perdus, abîmés ou mal rangés. En revanche, le stockage chiffré dans le cloud protège les fichiers et permet de les retrouver facilement.
  • Collaboration plus facile :  les solutions de productivité PDF comme Nitro PDF ProTM  garantissent que toutes les personnes de l'équipe ont la version la plus récente du document.
  • Compatibilité avec le télétravail : les workflows papier exigent généralement que les gens se trouvent au même endroit. Il n'y a donc rien de surprenant à ce que le volume d'impressions dans le monde ait chuté de 53 % après le début de la pandémie. Cette baisse considérable montre à quel point les processus papier sont incompatibles avec la nouvelle réalité du télétravail.

Le guide pas à pas de la dématérialisation

1. Évaluer vos processus papier actuels

  • Quels processus et services représentent la majeure partie de vos impressions et du stockage physique de documents ? Une fois que vous aurez déterminé cela, vous pourrez commencer à trouver des solutions pour vous lancer dans une dématérialisation.
  • Quelles mesures de sécurité devez-vous respecter pour les processus numériques ? Même les documents les plus sensibles peuvent être stockés en ligne de manière sécurisée et légale. Avant de lancer une dématérialisation générale, assurez-vous d'être en conformité avec les réglementations de votre secteur.
  • Quels ressources de votre entreprise, parmi celles dont elle dispose en interne, pourraient servir à dématérialiser le processus ? Vous avez probablement déjà des outils à votre disposition dont vous n'utilisez pas tout le potentiel.
  • Enfin, de quels nouveaux outils numériques avez-vous besoin pour une dématérialisation complète ? Idéalement, vos nouveaux outils devraient être faciles à utiliser et suffisamment abordables pour être déployés auprès de tous les membres de votre entreprise.

2. Organiser un processus de transfert du papier au numérique

  • Tout d'abord, priorisez les processus de transfert numérique qui constituent la plupart de vos impressions. Pour de nombreuses entreprises, il s'agit de signer et d'envoyer des formulaires .
  • Améliorez votre stockage de documents. Supprimez les accords papier et imprimés qui peuvent être remplis et stockés en ligne à l'aide d'une solution sécurisée comme Nitro PDF Pro , qui offre une protection par mot de passe PDF et une sécurité par certificat.

3. Fournir à vos employés une formation sur vos nouveaux workflows numériques

4. Créer des stratégies d'onboarding et de déploiement pour chaque nouvel outil

  • Faire en sorte que tous les employés de l'entreprise utilisent de nouveaux outils numériques peut être l'un des grands freins à la dématérialisation. Sans stratégie, le processus peut être interminable et stressant, ce qui ralentit l'adoption par les utilisateurs. L'équipe Nitro dévouée à la réussite des clients crée des stratégies sur mesure d'intégration et de déploiement, pour garantir une transition fluide et un retour sur investissement maximum.
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