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6 Critical Change Management Success Factors IT Departments Need

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We’ve put together six key elements to help lead your IT department to successful change management in 2021 and beyond.

If 2020 taught businesses anything, it’s that constant change is the new normal. With global lockdowns and shifts to remote work, organizations have been hit with multiple challenges that have highlighted the need for nimble change management to address increasingly dynamic business needs.

But as any IT department knows, obstacles to change management are numerous — from employee resistance and lack of stakeholder buy-in to insufficient training and resources. The stumbling blocks to change management in the IT industry can, at times, seem insurmountable.

We’ve put together six key elements to help lead your IT department to successful change management in 2021 and beyond.

Les éléments clés pour réussir la gestion du changement

1. Communicate

Comme vous le savez, la transformation numérique est censée augmenter la productivité des employés, optimiser le rendement des produits et des services et éliminer les tâches répétitives afin d’accroître l’efficacité et le retour sur investissement des entreprises. Pourtant, lors du déploiement de nouveaux logiciels ou de nouvelles solutions par les services informatiques, la communication, la préparation et l’analyse post-lancement sont bien souvent insuffisantes.

Communication is the most critical component of successful change management. Before you make changes in processes, be sure you know exactly what team members need. It might be, for example, that everyone in the company is using different software to achieve similar ends and you need to standardize productivity solutions and get everyone on the same page.

Évaluez les besoins des employés et informez-les suffisamment à l’avance des dates de lancement de nouveaux logiciels et de nouveaux processus afin qu’ils puissent consacrer du temps à l’acquisition de nouvelles compétences. Une fois le déploiement effectué, veillez à ce que votre équipe interne analyse ce qui a fonctionné ou non. Il est important de comprendre dans quelle mesure ces nouveaux outils et ces nouveaux processus servent (ou desservent) vos collègues.

2. Former à la gestion du changement

Another key element of successful change management is training. Not only will you need to make time for training stakeholders, you’ll also need to ensure that different departments have training tailored to their specific needs and goals. Do everything you can to ease the transition into new processes and incentivize departments and employees to take the time to adopt new technologies.

3. Accompagner l’adoption et améliorer l’alignement

Une gestion du changement réussie passe aussi par l’adoption à long terme de nouveaux logiciels et de nouvelles solutions. Assurez-vous que chaque collaborateur est accompagné par une équipe de gestion du changement facilement accessible. Souhaitez-vous adopter une nouvelle plateforme de productivité documentaire ? Vous avez besoin d’outils de signature électronique pour l’ensemble de votre entreprise ? Choisissez un partenaire de solutions de productivité qui soutiendra votre entreprise dans son plan de gestion du changement et vous fournira une assistance technique en continu.

Change management also provides IT teams the opportunity to develop stronger enterprise-wide alignment on company goals. Break down traditional work silos, and help your organization’s various departments understand how they must all work collaboratively to reduce pain points and ensure successful implementation of new tools.

4. Organize a framework for adoption

Change isn’t easy, even when you have a supportive IT department and round-the-clock access to technical support from technology partners. Understand you may not be able to roll out a new plan all at once, particularly if you have ambitious change management goals.

Mettez en place un framework d’adoption qui introduit de manière progressive les nouveaux logiciels et les nouveaux processus dans l’entreprise. Procédez par étape et tenez compte des besoins de chaque service.

5. Mesurer la performance

Il ne suffit pas de mettre en œuvre de nouveaux logiciels ou de nouvelles procédures, vous devez aussi en mesurer les performances. Observez si les employés utilisent les nouveaux outils, la façon dont ils les utilisent et définissez des indicateurs pour mesurer les résultats en matière d’efficacité et d’économies. Il est important que la réussite soit mesurée à l’échelle de l’entreprise, et pas seulement au niveau de chaque service.

6. Encourager l’adaptabilité

If you’ve addressed the above critical success factors for change management, congratulations! You’re well on your way to being an agile organization that can quickly adapt to changing circumstances and organizational goals. But don’t stop here. Even if you have enterprise-wide adoption and success with new technologies and practices, there are still other things you can be doing. Be sure to constantly monitor your gains, adjust technologies when they aren’t providing sufficient value, and improve your approach to fostering stronger collaboration among stakeholders.

Making these six critical success factors part of your change management strategy, will better equip your IT department to navigate market shifts, changes in customer expectations, and adjustments in employee project management goals.

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