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Wie die Finanzbranche E-Signaturen einsetzt

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Von großen Finanzinstituten bis hin zur Einrichtung eines Kontos – Nitro Sign hilft Unternehmen bei der Nutzung von E-Signaturen, um vertrauliche Finanzdokumente mühelos zu unterzeichnen.

„Papierkram“ ist eine unvermeidliche Realität der Finanzindustrie – er gehört einfach dazu. Aber wenn Sie das Papier eliminieren, entfällt am Ende auch ein Großteil der Arbeit. Unabhängig davon, ob Sie ein großes Finanzinstitut leiten oder ein Händlerkonto für Ihr Kleinunternehmen einrichten: Digitale Dokumente und E-Signaturen machen das Unterzeichnen und Sichern sensibler Finanzdokumente zum Kinderspiel.

Wie E-Signaturen bei der Optimierung von Prozessen helfen:

1. Kein Papier

From opening a new account to financing a purchase to applying for a mortgage, everything is faster when paper is out of the picture. Many, if not most, financial documents contain multiple pages and multiple places to sign and initial. If a client misses a single one, you end up making phone calls, faxing documents, or arranging another meeting. Digital documents and eSigning let you move quickly through the signing process, ensuring that all relevant fields have been signed before you can move on to the next page.

2. Zusammenarbeit an Dokumenten und Unterschriften von überall

eSigning schafft eine bequemere Benutzererfahrung für das Teilen von Dokumenten und die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen oder Kunden. Die Bearbeitungszeit von Dokumenten erhöht sich drastisch, wenn das Unterzeichnungsverfahren nicht optimiert wurde, und die Jagd nach Unterschriften für Dokumente, bei denen etwas fehlt oder Fehler vorliegen, kostet nicht nur Zeit sondern auch Geld. eSigning löst beide Probleme, indem es den Unterzeichnungsprozess beschleunigt und Fehler eliminiert, die den Abschluss von Anträgen und Verträgen verlängern.

3. Sicherheit

Trotz der Aussicht auf schnellere Unterschriften, eine verbesserte Kundenerfahrung und effizientere Zusammenarbeit im Team zögern Unternehmen in der Finanzbranche manchmal aufgrund von Sicherheitsbedenken, auf elektronische Signaturen umzustellen. In Wahrheit sind Ihre Dokumente und die persönlichen Daten Ihrer Kunden in digitaler Form sicherer.

Verschlüsselte digitale Speicherung bedeutet, dass Dokumente seltener verloren gehen oder in den falschen Händen landen. Virtuelle private Netzwerke (VPNs) und kennwortgeschützte PDFs können zusätzliche Sicherheitsebenen für vertrauliche Dokumente hinzufügen, sodass Informationen, die dem Need-to-know-Prinzip unterliegen, auch wirklich „need to know“ bleiben. PDFs machen es zudem einfacher, Informationen in bestimmten Dokumenten sicher zu schwärzen, wenn Sie sie über weniger sichere Medien wie E-Mail versenden.

Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten spart Kosten und reduziert den Arbeitsaufwand der internen Verwaltung, indem sie die Einhaltung des Bank Secrecy Act (US-Gesetz über das Bankgeheimnis), des Electronic Funds Transfer Act (US-Gesetz über den elektronischen Zahlungsverkehr), des Truth in Lending und Truth in Savings Act (US-Gesetze über wahrheitsgetreue Angaben im Kredit- und Sparwesen) sowie weiterer US-Bundesanforderungen an die Dokumentenaufbewahrung von Finanzinstituten erleichtert und kostengünstiger macht.

You may also be wondering if electronic signatures are legally binding and secure – if they have the clout to make major documents like loan paperwork and other financial contracts official and legal. The answer? Electronic signatures on contracts of any kind are just as legally-binding as handwritten signatures. In fact, most major banks accept electronic signatures for at least some of their documents and workflows.

Wie eSigning in der Finanzindustrie eingesetzt wird:

Kontoeröffnung

Sicheres eSigning entspricht dem Patriot Act in den Vereinigten Staaten. Antragsteller können von jedem beliebigen Ort aus ein Konto mit elektronischen Signaturen eröffnen, was Ihre Institution für potenzielle Mitglieder deutlich attraktiver macht, insbesondere für jüngere Mitglieder, die mit vollautomatisierten Prozessen rechnen.

The Aite research group, has found that when financial institutions have fully online account opening processes, new customers are much less likely to abandon their applications in favor of another institution.

Darlehens-/Kreditanträge

E-Signaturen bieten einen ähnlichen Vorteil bei Darlehens- und Kreditanträgen. Sowohl persönliche als auch Online-Darlehensanträge werden durch elektronische Dokumente und E-Signaturen optimiert, wodurch die Kundenerfahrung verbessert und die Zeit zwischen dem ersten Interesse des Kunden und der offiziellen Genehmigung des Kredits drastisch verkürzt wird.

Mit eSigning sind Kreditantragsprozesse schneller und weniger anfällig für Fehler, die korrigiert werden müssen, wie z. B. das Weglassen einer Unterschrift, was zu weniger Kundenabgängen im Laufe des Antragsprozesses führt. Die Einhaltung der Bundesvorschriften zur ordnungsgemäßen Speicherung und Sicherheit dieser Dokumente ist mit einem vollständig digitalen Dokumentensystem wesentlich einfacher und kostengünstiger.

IRA- und 401k-Rollovers

Bei Renten-Rollovers geht es oft um beträchtliche Geldsummen. In dem Bemühen, Rollovers zu erzielen, verweisen Investmentgesellschaften häufig auf ihre niedrigen Kontoeröffnungsgebühren oder Maklerprovisionen. Die Bereitstellung eines vereinfachten eSigning-Prozesses ist eine weitere Möglichkeit für eine Investmentgesellschaft, sich von der Konkurrenz abzuheben und den Onboarding-Prozess für neue Kunden zu verbessern.

Vorab-Genehmigung/Genehmigung von Hypotheken

In wettbewerbsintensiven Märkten gehen die Traumhäuser schnell weg, und Käufer müssen schnell seriöse Angebote machen. Ein schnelles Online-Verfahren für die Vorabgenehmigung von Hypotheken ist nicht nur ein Luxus, sondern für viele Hauskäufer ein Muss.

Dies sind nur einige der am weitesten verbreiteten Arten, wie eSigning und digitale Dokumente zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und Sicherheit in der Finanzbranche eingesetzt werden. Mit Bergen von Dokumenten sowohl auf der Kundenseite als auch hinter den Kulissen wird die Liste der Anwendungsfälle immer länger:

  • Änderungsanfragen (Empfängeraktualisierungen, Adressänderungen etc.)
  • Offenlegungen und Term Sheet (Nachtrag)
  • Wiederverwendbare Vorlagen zur Reduzierung von Mehrfacharbeit
  • Übertragung von Vermögenswerten
  • Handelsbestätigungen

There’s never been a more pressing time for financial institutions to adopt remote signing, which is critical to creating a positive customer experience under secure circumstances. Even before social distancing, clients expected eSigning. Now, it’s absolutely essential. If you’re not offering remote, completely digital account opening and onboarding, potential customers will find someone who is. That’s why we’re offering free eSigning to businesses of any size for the remainder of 2020. Get your business eSigning today with a truly free account (as in no credit card required) here.

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