Tips voor het aanpassen en gebruiken van contracten voor evenementenfotografie

Voor het succes van uw fotografiebedrijf moet u ervoor zorgen dat u een duidelijk inzicht hebt in elke opdracht die u aanneemt en dat u wordt betaald voor uw werk. U kunt het risico uitsluiten dat u de omvang van een opdracht niet begrijpt, en ervoor zorgen dat de betalingsvoorwaarden duidelijk zijn door een sjabloon voor een evenementfotografie te gebruiken.

Dit is wat we hieronder zullen behandelen:

• Contractbepalingen voor evenementenfotografie
• Waarschuwingen voor het kruipen in de baan
• Contracten wijzigen
• Handige bronnen

Zoals bij elk contract zijn er standaardonderdelen die moeten worden opgenomen. Wanneer u een modelcontract voor evenementenfotografie gebruikt, zult u de volgende clausules opgenomen zien die volledige aanpassing mogelijk maken met de informatie die u en uw klant overeenkomen.

• Partijen bij het contract
• Details van het evenement (datum, locatie)
• Tijdsgegevens (begin en einde)
• Soort evenement (gelegenheid en formeel/informeel)
• Thema (indien gerechtvaardigd)
• Extra locaties (voor foto's)
• Vergoedingen (beschrijvend)
• Overleg voorafgaand aan het evenement (indien gebruikt)
• Annuleringsbeleid (met terugbetaling/aanbetalingovereenkomst)
• Identificatie van "belangrijke partijen" tijdens het evenement
• Planningstijd (starten en toevoegen aan planning)
• Regels van de locatie (die de fotograaf in acht moet nemen)
• Copyright
• Kennisgeving weergeven
• Model release
• Aansprakelijkheidsgrenzen
• Wijzigingsclausule
• Geschillenbeslechting
• Scheidbaarheid en verklaring van afstand
• Bevoegdheid
• Overdraagbaarheid van rechten (opvolgers/verkrijgers)

Dit zijn de typische clausules die men in alle fotografiecontracten moet laten opnemen.

Een uitdaging waarmee een fotograaf vaak wordt geconfronteerd, is de vraag om op een evenement "spontane" foto's te maken die niet in hun contract zijn opgenomen. Er zijn manieren waarop dit kan worden aangepakt:

• Contract addendums - u kunt een contract addendum gebruiken om een klant vóór een evenement te informeren over uitbreidingen die tijdens het evenement tegen een specifieke vergoeding beschikbaar kunnen worden gesteld. Als de klant dan tijdens het evenement om een aanvulling vraagt, wordt hem meegedeeld dat deze onder het addendum bij het contract valt en dat hij mondeling met de aanvulling moet instemmen. Onmiddellijk na afloop van het evenement doet u er verstandig aan de klant te vragen alle zaken waarvoor hij toestemming heeft gegeven te paraferen en hem te wijzen op de extra kosten. Er moeten betalingsregelingen worden getroffen.
• Apart serviceblad - een andere mogelijkheid is om een extra serviceblad bij u te hebben wanneer u vertrekt naar een fotografie-evenement. Als de klant tijdens het evenement om extra diensten vraagt, bevat dit blad de bijzonderheden en de kosten van de extra diensten.

Het laatste wat u als fotograaf wilt doen is tijd toevoegen aan een evenement en daar niet voor gecompenseerd worden. U wilt ook niet eindigen met het maken van foto's voor een klant die geen deel uitmaakten van het oorspronkelijke contract zonder dat de klant bereid is te betalen voor de extra diensten.

Er zijn vaak redenen waarom een contract moet worden gewijzigd. De regels van de locatie kunnen veranderen, het weer kan een wijziging noodzakelijk maken of de datum van het evenement kan worden uitgesteld. Zorg ervoor dat u in de sjabloon van uw contract voor evenementfotografie een ruimte hebt waarin u aangeeft hoe dit soort wijzigingen kunnen worden behandeld, en wat de termijnen zijn voor het wijzigen van data.

Klanten denken vaak dat zelfstandige fotografen slechts één evenement per dag boeken. Als hun evenement echter een van meerdere evenementen is die op één dag zijn gepland, is het belangrijk dat u hen dat van tevoren duidelijk maakt, zodat zij weten dat het tijdschema niet kan worden gewijzigd om tegemoet te komen aan wijzigingen in hun agenda of verzoek.

• 10 Kritische punten voor sterke fotografiecontracten
• Ja, u hebt een fotografiecontract nodig!
• De definitieve gids voor fotografie van bedrijfsevenementen
• Een bedrijfsevenement fotograferen

Wanneer u en uw klant alle laatste details van uw contract hebben afgesproken, moet u de overeenkomst finaliseren om er zeker van te zijn dat deze voor beide partijen bindend is. Gelukkig hoeft u hiervoor niet altijd een tweede of derde face-to-face bijeenkomst bij te wonen. Dankzij de technologie en de legaliteit van elektronisch ondertekenen is het eenvoudiger dan ooit om Nitro te gebruiken voor het finaliseren van al uw contracten! Start vandaag nog uw gratis proefperiode van Nitro.