Waarom "High Trust" de nieuwe regel van eSigning is

In het veranderende digitale landschap van vandaag, waar het merendeel van de zaken online gebeurt, maken organisaties zich steeds meer zorgen over cybercriminaliteit en fraude. Mensen schudden niet langer fysiek de hand wanneer ze een contract ondertekenen, dus het opbouwen van vertrouwen bij klanten en leveranciers gebeurt via elektronische transacties. Dit omvat onder meer het ondertekenen van juridisch bindende documenten via beveiligde eSignatures.

Elke elektronische handtekening die uw organisatie verwerkt, is op verschillende manieren belangrijk voor het bedrijf. Maar sommige documenten zijn buitengewoon belangrijk en kunnen, als ze niet elektronisch worden ondertekend met het oog op veiligheid, beveiliging en naleving, u mogelijk voor de rechter brengen of de organisatie grote sommen geld kosten door verloren zaken te doen. Het probleem is dat veel bedrijven alle eSignature-oplossingen en -processen op dezelfde manier behandelen, wat kan leiden tot ongunstige resultaten en juridische gevolgen.

Hoewel elektronische ondertekening alle organisaties ten goede kan komen, kan het geen "one-size-fits-all"-benadering zijn.

Bij Nitro bieden we "High-Trust" eSigning en geloven dat dit de toekomst is van elektronische handtekeningen. Veel landen hebben al regelgeving en hogere normen voor eSign-compliance aangenomen of werken momenteel aan de implementatie daarvan. Hoog vertrouwen is meer dan een term; het vertegenwoordigt de belangrijkste pijlers van eSign-beveiliging en -compliance die elke organisatie zou moeten overwegen, ongeacht welke oplossing wordt gebruikt.

Een veilige eSignature-oplossing die voldoet aan hoge betrouwbaarheidsnormen, combineert meerdere beschermingslagen, waaronder:

Als een documentgeschil u voor de rechtbank brengt, moet u bewijzen dat het document wettelijk bindend is. Uw eSign-oplossing moet:

• een elektronisch zegel aanbrengen om te bevestigen dat er niet met het document is geknoeid
• bewijs leveren dat de identiteit van de ondertekenaar naar behoren is geverifieerd
• zorg ervoor dat het bestand in rust en onderweg is versleuteld

Veel industrieën en landen hebben strenge regels waaraan alle elektronische handtekeningen moeten voldoen. Om naleving te garanderen, moet een eSignature-platform voldoen aan de strengste internationale vereisten en naadloos integreren met identiteitsverificatie- en authenticatiediensten van overheden en derden.

Fraude treedt meestal op wanneer een ondertekenaar zichzelf verkeerd voorstelt of na ondertekening met een document knoeit. Om fraude te verminderen en veilige e-handtekeningen te garanderen, moeten platforms meerdere niveaus van identiteitsverificatie bieden, fraudebestendige technologie gebruiken en ingebouwde audittrails bieden om alle interacties van ontvangers te volgen en vast te leggen.

Hoogwaardige documenten en overeenkomsten, of wanneer er een hoog risico op geschillen bestaat, hebben extra maatregelen nodig om ervoor te zorgen dat elektronische handtekeningen veilig en juridisch bindend zijn. Specifieke landen en industrieën hebben ook specifieke nalevingsvereisten, en het kan ingewikkeld en overweldigend worden voor organisaties om dit allemaal bij te houden. Daarom is het belangrijk om samen te werken met een ervaren softwareleverancier die gespecialiseerd is in betrouwbare, veilige eSignatures.

Met een verspreid personeelsbestand en meer online processen worden organisaties steeds vaker geconfronteerd met situaties waarin een hoog vertrouwen van cruciaal belang is, vooral wanneer u een document ondertekent met iemand die u nog nooit persoonlijk hebt ontmoet en waarmee u geen fundamenteel vertrouwen hebt.

Er zijn veel use-cases waarbij eSignatures met een hoog vertrouwen nodig en waardevol zijn. Hier zijn een paar:

Financiële dienstverleners die te maken hebben met risicovolle geldtransacties en -overboekingen hebben behoefte aan betrouwbare, veilige eSigning met identiteitsverificatie. Een veelvoorkomende use case voor financiële dienstverleners en investeringsorganisaties is KYC (Know Your Client/Customer) om de identiteit van een klant te verifiëren, fraude of illegale activiteiten te voorkomen en/of deze digitaal aan te melden, zoals het aanmaken van een nieuwe bank- of creditcardrekening.

Werkgevers die handtekeningen van nieuwe medewerkers willen verifiëren. In het verleden hielden bedrijven interviews in persoon en werkten medewerkers op locatie. Nu worden nieuwe medewerkers niet altijd persoonlijk ontmoet voordat ze toegang krijgen tot geprivilegieerde systemen en databases, wat betekent dat een hoger niveau van identiteitsverificatie nodig is om fraude te voorkomen.

Wereldwijde bedrijven die actief zijn of transacties uitvoeren in verschillende geografische locaties of sectoren met specifieke voorschriften voor elektronische ondertekening. Om een document juridisch bindend te laten zijn, moet het voldoen aan de hoogste nalevingsnormen, wat bijdraagt aan de complexiteit en behoefte aan een betrouwbare, veilige eSign-oplossing.

Wil een contract bijvoorbeeld wettelijk bindend zijn in de EU, dan moet het voldoen aan specifieke identiteitsverificatieprocessen. Dat proces is echter mogelijk niet vereist in Noord-Amerika. Als een bedrijf met hoofdzetel in Parijs een contract tekent met een in Californië gevestigd bedrijf, moet het document voldoen aan de strengere EU-normen. Als dat niet het geval is, is het document niet juridisch bindend en kan het in Parijs gevestigde bedrijf het contract mogelijk zonder repercussies verbreken. Regelgeving is vaak zowel van toepassing op de locaties van de ondertekenaars als op het hoofdkantoor van het bedrijf . Dit maakt remote en hybride werkprocessen nog ingewikkelder.

High-trust eSignatures kunnen een langer workflowproces vereisen en extra kosten met zich meebrengen. Als documenten alleen een handtekening nodig hebben voor ceremoniële waarde, is het high-trust-proces niet nodig. Medewerkers en klanten kunnen ook snel gefrustreerd raken door extra stappen die niet voor elk afzonderlijk document nodig zijn.

Wat bedoelen we met 'ceremoniële' waarde? Bijvoorbeeld een vaste medewerker die zijn functioneringsgesprek officieel moet ondertekenen. Dat document heeft waarschijnlijk geen extra identiteitsverificatie nodig voor de ondertekenaar en zal niet worden betrokken bij een juridische procedure. Hoewel u misschien een betrouwbare en veilige eSignature wilt bij het ondertekenen van een contract met een nieuwe leverancier die u online hebt gevonden, heeft u misschien niet hetzelfde proces nodig bij het verlengen van uw contract met het bedrijf dat de afgelopen twee jaar elke dag is komen opdagen om diensten voor op kantoor.

Denk bij het bepalen of een document het high-trust-proces nodig heeft aan de 3 -pijlers.

• Moet de eSignature voldoen aan een specifieke nalevingsregelgeving?
  
• Bent u bang dat het document in de rechtbank terechtkomt?
  
• Kent u de persoon of personen die het document ondertekenen persoonlijk?

Als u alleen een eSignature gebruikt om het proces te versnellen en de handtekening ceremonieel is, moet u de snelste en eenvoudigste digitale handtekeningmethode gebruiken die mogelijk is.

Veel eSignature-platforms bieden een betrouwbaar en veilig eSign-proces voor alle documenten of bieden dit niveau van beveiliging en verificatie helemaal niet. Nitro is uniek in onze flexibiliteit, waardoor bedrijven het beveiligings- en verificatieniveau kunnen kiezen dat nodig is voor elk document, zodat de organisatie de meest productieve, conforme en kosteneffectieve benadering van elektronische ondertekening bereikt.

Neem contact op met onze experts voor meer informatie over high-trust eSigning. U kunt ook een demo plannen of een gratis zakelijke proefversie starten om te ontdekken hoe Nitro past in uw workflows voor naleving en beveiliging.