Documentautomatisering implementeren in 5 stappen

Met documentautomatisering kunnen organisaties automatisch documenten maken. Deze digitale transformatie resulteert in verbeterde organisatorische efficiëntie, verhoogde winstgevendheid, betere klantervaringen en nog veel meer.

Een duizelingwekkende 35% van de IT-leiders heeft AI en automatisering benadrukt als de belangrijkste investeringen waarvan zij verwachten dat deze in 2023 de meest positieve impact zullen hebben op hun bedrijven. En ook al lijkt het misschien een lastig proces om aan documentautomatisering te doen, het is 100% de moeite waard. Vraag het maar aan Ramsay Sante.

Maar hoe begin je?

Nitro Pro-tip: sla de rest van dit artikel over en chat in plaats daarvan met een van onze automatiseringsexperts.

Maak een inventaris van de soorten documenten die uw organisatie vaak produceert, om te begrijpen welke documenten moeten worden geautomatiseerd. Denk hierbij aan contracten, voorstellen, rapporten en interne communicatie. Maak een uitgebreide lijst, inclusief een verscheidenheid aan voorbeelden uit de hele organisatie, om een duidelijk inzicht te krijgen in de verscheidenheid en reikwijdte van de documenten die betrokken zijn bij het automatiseringsproces.

Nadat u de verschillende documenttypen heeft geïdentificeerd, zoekt u naar overeenkomsten tussen deze typen. Zijn er bepaalde secties, clausules of informatie die vaak in verschillende documenten voorkomen?

Veel voorkomende voorbeelden zijn:

• Aanhef: gebruiken deze mensen voornamen of formele titels en achternamen? 
• Formaten: gebruiken bepaalde documenten vaste structuren, visuals of branding? 
• Invoergegevens: Waar komt de kerninformatie vandaan, is dit een digitale database? 

Door deze patronen te herkennen, kunt u prioriteit geven aan het maken van herbruikbare sjablonen voor deze secties in uw documentautomatiseringsproces, waardoor u deze niet elke keer opnieuw hoeft te maken.

Om het genereren en automatiseren van documenten effectief te stroomlijnen, is het essentieel om de juiste tools te kiezen. Nitro Pro Business biedt een krachtig platform voor het maken, bewerken en samenwerken aan PDF-documenten. De gebruiksvriendelijke interface en robuuste functies maken het een ideale keuze voor het beheren van documentsjablonen.

Over het algemeen kunt u het volgende overwegen:

• Opslag: Waar worden uw huidige documenten opgeslagen? Zijn ze digitaal opvraagbaar of fysiek opgeslagen? Digitale opslag is ideaal voor automatisering. 
• Integratie: Als u integraties nodig heeft tussen uw documentoplossing en andere systemen, neem dan contact op met uw leverancier om er zeker van te zijn dat deze compatibel zijn.   
• Ondersteuning: Bedenk hoe documentautomatiseringssoftware wordt geleverd. Hoe zal de training plaatsvinden? Wat is de productroadmap en hoe worden updates afgehandeld?   
• Testen: Probeer tools voor documentautomatisering te testen met behulp van uw eigen voorbeeldgegevens en workflows om te zien of de interface ideaal is voor uw gebruikers. U kunt Nitro PDF-tools gratis uitproberen. 
• Veiligheid: Uw gegevens zijn waardevol en kwetsbaar. Het is van essentieel belang dat u weet hoe informatie bij uw leverancier wordt opgeslagen en beschermd. Bespreek beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, versiebeheer, hoe gebruikers worden geverifieerd en hoe vaak cloudgebaseerde opslag wordt gecontroleerd.  

Echte documentautomatisering betekent feitelijk dat technologie het grootste deel van het werk voor u doet. Slimme sjablonen moeten slim genoeg zijn om met uw bedrijf mee te evolueren en mogen niet afhankelijk zijn van onhandige oplossingen of snelle oplossingen.

Controleer of uw oplossing aanpassingen bevat voor variabelen en gegevensinvoer, documentuitvoertypen en gebruikersfunctionaliteit.

Met uw sjablonen wordt het proces voor het genereren van documenten aanzienlijk efficiënter. Het enige wat u hoeft te doen is de specifieke details voor elk document in te vullen , en de sjabloon vult automatisch de tijdelijke aanduidingen in, waardoor u tijd bespaart en de kans op fouten verkleint.

Zodra uw documentautomatiseringsproces is geïmplementeerd, moet u voortdurend controleren op mogelijkheden voor verbetering.

Zoals bij elke procesimplementatie zullen er bij documentautomatisering ongetwijfeld uitdagingen ontstaan. Hier volgen enkele veelvoorkomende uitdagingen en hoe u deze kunt aanpakken:

• Documenten zoeken en verzamelen: Met een toenemend aantal documenten kan het vinden van de juiste documenten een uitdaging worden. Implementeer een robuust documentbeheersysteem dat efficiënt zoeken en categoriseren mogelijk maakt. 
• Toenemend aantal documenten: Naarmate uw organisatie groeit, zal ook het aantal documenten dat wordt gegenereerd en vervolgens geautomatiseerd toenemen. Zorg ervoor dat uw documentgeneratieproces schaalbaar is en het groeiende volume aankan. 
• Meerdere versiegeschiedenissen beheren: Bij het gezamenlijk bewerken van documenten wordt versiebeheer van cruciaal belang. Gebruik functies zoals het vergelijken van documenten in Nitro om wijzigingen en revisies bij te houden. 
• Beveiliging garanderen: Het beschermen van gevoelige informatie is van cruciaal belang. Implementeer encryptie en toegangscontroles om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde mensen toegang hebben tot documenten en deze kunnen bewerken. 
• Weerstand tegen verandering: Het introduceren van een nieuw proces kan soms op weerstand stuiten. Een goede training en duidelijke communicatie over de voordelen van het nieuwe systeem kunnen de zorgen helpen wegnemen. 

Het optimaliseren van uw proces voor het genereren van documenten bestaat uit meerdere stappen en vereist een zorgvuldige planning en de juiste hulpmiddelen.

Nitro wordt vertrouwd door 67% van de Fortune 500 en blinkt uit in het verbeteren van de efficiëntie.

We willen graag weten wat de doelstellingen en behoeften op het gebied van documentautomatisering van uw organisatie zijn. Neem contact met ons op voor een demo van onze oplossingen en ontdek hoe wij u kunnen helpen.