Vóór de pandemie waren veel onderwijsinstellingen blij dat hun personeel en faculteiten de operationele efficiëntie evalueerden op basis van een lineair tempo van technologische verandering. De realiteit is dat toen de fysieke faculteitswerkplek niet langer de primaire focus was, het gemakkelijker werd om na te denken over hoe de diepgewortelde processen die deze instellingen altijd hebben geplaagd en gehinderd, moeten worden aangepakt.
Wat heeft Covid beïnvloed en veranderd?
We zijn allemaal bekend met de goedkeuring door de industrie van de technologie voor virtuele werkplekken, samenwerking en informatie-uitwisseling, die duidelijk dringend nodig was voor onderwijsinstellingen om door te gaan met elke vorm van klassikale activiteit en interactie tussen student en leraar toen de pandemie in volle gang was.
Waar we ons echter minder van bewust zijn, is het tempo van de veranderingen die worden toegepast op de processen en technologieën die intern de manier hebben veranderd waarop instellingen de efficiëntie van de productiviteit van facultaire medewerkers stimuleren, en meer specifiek hoe deze verbetering wordt gemeten:
1 . Ten eerste is de manier waarop studenten omgaan met de faculteit voor/na toelating en gedurende hun onderwijscarrière exponentieel geëvolueerd.
2 . Ten tweede hebben faculteiten de manier veranderd waarop ze voldoen aan en interfunctioneel interageren terwijl ze overgaan op digitale processen.
3. Ten slotte is de proef met alumnidonatie en fondsenwerving een uitdaging geweest voor universiteiten in heel Covid, en als zodanig is het hele proces van interactie tussen personeel en alumni voor fondsenbeheer en bestuur digitaal geëvolueerd.
Uiteindelijk willen instellingen dat leveranciers helpen bij het vereenvoudigen van interne processen, het verbeteren van de ervaringen van studenten en het verbeteren van de tijdsefficiëntie met personeel en docenten, terwijl ook de kosten worden verlaagd. Digitale transformatie is tegenwoordig moeilijk. Uit onderzoek van McKinsey blijkt zelfs dat slechts 16 % van de organisaties rapporteerde met succes het meten van resultaten , dus onderwijsinstellingen moeten zich concentreren op gebieden waar gemakkelijke winsten mogelijk zijn en identificeerbare metingen.
Identificeren waar inefficiëntie leeft
Documentlevenscycli zijn zeer inefficiënt en kostbaar in onderwijsinstellingen. Van studenten- en faculteitsprocessen over hoe documenten worden verkregen en gemaakt in verschillende kantoorindelingen van leveranciers (G Suite, MS Office) en PDF-uitvoer, tot de repetitieve cycli van afdrukken, bewerken, kopiëren, zoeken en vaak opnieuw maken, die helaas inherent handmatig zijn.
Laten we ook niet vergeten hoe documenten worden opgeslagen (vaak gedecentraliseerd), gearchiveerd en gedupliceerd voor samenwerking - waardoor eindeloze kopieën van dezelfde documenten door de organisatie vliegen met gevolgen voor e-mail, zakelijke berichtenplatforms, retentie en governance.
Tot slot, wanneer u workflows hebt waarbij documenten door twee of meer partijen - binnen of buiten de instelling - moeten worden beoordeeld, gemaild en uitgevoerd, wordt de hele levenscyclus van documenten nog complexer en kost het veel tijd en geld.
Geef prioriteit aan eenvoud in documentproductiviteit
Er zijn twee manieren om na te denken over het verbeteren van de documentproductiviteit. ( 1 ) Begin met de gebruiker en het proces/de tools die van invloed zijn op hen en werk verder om verbeterpunten te identificeren. Het alternatief is ( 2 ) beginnen met de werkstroom van de organisatie en afbouwen. Als het directe doel is om studenten en docenten efficiënter te maken, is het altijd het beste om eerst met de eenvoudige dingen te beginnen (zie onderstaande tabel).
Het is een goed begin om te focussen op toegankelijke manieren om documenten te maken, te bewerken en te delen. Naast de handmatig intensieve activiteiten die de individuele productiviteit belemmeren, zoals onboarding-pakketten voor studenten, bestelformulieren en bevestigingen van HR-beleid, zijn dit allemaal voorbeelden van eenvoudige ondertekeningsactiviteiten die een last kunnen zijn voor zowel de zender als de ontvanger als ze handmatig worden voltooid.
Het Nitro Productivity Platform lost al het bovenstaande op met eenvoudige geconsolideerde licenties voor studenten en gecentraliseerd beheer voor faculteiten. Het platform faciliteert ook de belangrijke tweede stap in het digitale adoptieproces van documenten, namelijk achterhalen, meten en rapporteren wat er speelt.
Nitro Analytics biedt het broodnodige inzicht in de werkelijke activiteit, trends en besparingen die rechtstreeks uit de software worden afgeleid. De analyse-inzichten van Nitro worden vertrouwd door 68% van de Fortune 500. Hiermee kunt u vragen beantwoorden als "hoeveel papier hebben we vandaag gebruikt?" of "hoe snel was dat ondertekeningsproces elektronisch afgerond?". De sleutel tot het gebruik van het platform van Nitro is dat u uw woorden waarmaakt en het rendement van uw investering bewijst. Maar daar hoeft het niet bij te blijven.
Wanneer u klaar bent voor de grotere documentprocessen van organisaties, is het belangrijk om te begrijpen dat multifunctionele workflows waarschijnlijk automatisering en integratie met specifieke oplossingen vereisen. Nitro integreert met tools zoals Microsoft Power Automate via zijn alliantie met Microsoft en maakt gebruik van zijn eigen API's.
Speciaal gebouwd voor onderwijs
Nitro investeert in Junior Colleges, Colleges, K- 12 , Universities, Professional Schools, Business Schools en Educational Support Services, terwijl veel leveranciers in de branche de kosten en onnodige licenties opdrijven. Een recente EdWeek Market Brief verwees naar uitgaven aan op technologie gebaseerde leerplannen , en benadrukte dat hoewel de investeringen in technische abonnementen in de VS de afgelopen 12 maanden aanzienlijk zijn gestegen, een derde van de instellingen federale noodfondsen zal vragen om de investering te ondersteunen, en daarom zijn voorzichtige en geldige licenties essentieel.
We hebben onlangs een wereldwijd kanaalprogramma gelanceerd voor de onderwijssector op drie continenten en hebben enkele specifieke partners die zich richten op de behoeften van het onderwijs, waaronder SoftwareONE™. We hebben een speciaal gebouwd licentiemodel ontwikkeld voor studenten, docenten en personeel, tegen de juiste prijs die de instellingen zich kunnen veroorloven.
