Nitro-blog

Overstappen naar een hybride werkmodel? 4 Belangrijkste overwegingen voor CIO's

Nitro_MayQ 2 _DiscoveryGartnerFlex_ 1 . 91 x 1 _Final.png

Het hybride werkmodel biedt veel voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. Deze omgevingen komen echter niet zonder uitdagingen.

De afgelopen 16 maanden was thuiswerken de norm. En een tijdje leek het er niet op dat terugkeren naar kantoor ooit een optie zou zijn. Maar nu de wereld weer opengaat en meer werknemers worden ingeënt, gaan steeds meer bedrijven een hybride benadering van hun werk hanteren.

Volgens het recente rapport van Gartner voorspellen ze dat tot 48 % van het personeelsbestand in externe werksituaties of hybride situaties zal blijven waarin veel werknemers ten minste een deel van de tijd op afstand werken. En een aanzienlijk aantal werknemers heeft gemeld zich productiever te voelen in een hybride werkomgeving.

In de wetenschap dat de meeste ondernemingen tot eind 2021 en waarschijnlijk tot ver in de toekomst zullen overstappen op dit werkmodel, kunnen we niet negeren dat dit werkmodel zijn eigen uitdagingen en overwegingen met zich meebrengt voor CIO's .

Gartner schetst 4 uitdagingen van hybride werk

Het hybride werkmodel biedt vele voordelen voor zowel werkgevers als werknemers, waaronder kostenbesparingen op kantoorruimte terwijl een zekere mate van persoonlijke facetime behouden blijft. Deze omgevingen komen echter niet zonder uitdagingen.

CIO's zullen een aantal obstakels tegenkomen bij het aanpakken van deze nieuwe manier van werken, met name:

  • Gebrek aan voldoende productiviteit, het delen van documenten en samenwerkingstools om werken op afstand mogelijk te maken
  • Logistieke hindernissen gecreëerd door persoonlijke versus externe vergaderingen, of een samenvoeging van de twee
  • Standaardisatie van digitale tools en processen in meerdere bedrijfs- en thuiskantoren

4 belangrijkste aandachtspunten bij het implementeren van een hybride werkomgeving

Nu CIO's beginnen met plannen voor deze werkstijl, stelt Gartner voor dat ze deze vier belangrijke gebieden aanpakken:

1 . Werkstromen

Pre-COVID hadden de meeste kantoren open plattegronden om de communicatie en samenwerking tussen teams te verbeteren. Hoewel deze opzet in onze nieuwe werkwereld kan veranderen, herinnert Gartner ons eraan dat ondernemingen nog steeds ruimte moeten maken voor de natuurlijke samenwerking en innovatie die ontstaat doordat werknemers met elkaar omgaan.

In een hybride werkmodel moeten CIO's het volgende overwegen om flexibele workflows en samenwerkingsomgevingen te garanderen:

  • Identificeer taken, processen en activiteiten die dialoog en discussie vereisen, met behulp van de pre-pandemische, persoonlijke ervaring als basis.
  • Bepaal welke van die taken en processen - van training tot kennisdeling - werknemers succesvol konden blijven doen terwijl ze thuis werkten.
  • Leer van dat succes en maak de processen en tools die het mogelijk maakten bedrijfsbreed beschikbaar .
  • Pak wat niet goed heeft gewerkt tijdens het thuiswerken (dwz persoonlijk delen van kennis en brainstormen) manieren om het beter te laten werken voor externe werknemers.

2 . De psychologische behoeften van uw team

Hoewel werken op afstand zeker zijn voordelen heeft, kan het werknemers ook het gevoel geven dat ze niet verbonden zijn. Het gebrek aan sociale betrokkenheid en persoonlijke ontmoetingen kan moeilijk zijn. Dus, hoe bereik je de juiste mix om je teamleden tevreden en betrokken te houden? Gartner stelt het volgende voor:

  • Bepaal hoe uw werknemers doorgaans sociaal en professioneel betrokken bij elkaar zijn gebleven.
  • Werk samen met uw team om een "verbindings- of contactstrategie" te creëren die een balans biedt tussen virtuele en persoonlijke betrokkenheid.
  • Ontwikkel en probeer verschillende benaderingen om virtuele werknemersinteractie te bevorderen, of het nu gaat om het implementeren van online inloopsessies of het plannen van virtuele sociale contacten.
  • Mix het door ervoor te zorgen dat de mogelijkheden voor betrokkenheid gevarieerd en interessant zijn. Het is gemakkelijk voor een maandelijkse virtuele sociale om muf te voelen. Houd nieuwe betrokkenheidsopties zinvol met buddy-systemen, mentormogelijkheden en teamgebaseerde professionele ontwikkeling.

3 . Gebruik van kantoorruimte

Nu steeds meer organisaties de hybride werkstijl overnemen, is het kantoor niet meer wat het was. Misschien moet slechts een klein percentage van de werknemers altijd ter plaatse werken, wat betekent dat een bedrijf misschien niet zoveel kantoorruimte hoeft te huren. Of misschien is het kantoor vooral een plek geworden voor vergaderingen en evenementen. In deze nieuwe hybride werkomgeving is het belangrijk om de kantoorwerkruimte een waarde te geven die het onderscheidt van het thuiskantoor.

Gartner beveelt het volgende aan:

  • Overweeg om van het kantoor een bestemming en evenementenruimte te maken voor training, professionele ontwikkeling, belangrijke teamvergaderingen, TED-achtige gesprekken of sociale evenementen.
  • Richt speciale samenwerkingsruimtes in voor zowel grote groepen als kleine teams.
  • Creëer open en veilige gemeenschappelijke ruimtes voor socialisatie.
  • Stel een hot desk-omgeving in die het voor elk lid van het team gemakkelijk maakt om het hoofdkantoor te gebruiken wanneer dat nodig is.
  • Denk aan werknemers die parttime thuiswerken. Stel pakketten met kantoormeubilair en gereedschappen samen die ze in hun thuiskantoor kunnen gebruiken, en schets wat ze moeten hebben voor hun externe werkruimte.

4 . Integriteit

Een van de meest kritieke uitdagingen is het waarborgen van de integriteit - van gegevens, beveiliging en zelfs internetverbindingen. Als uw organisatie werknemers heeft die in verschillende omgevingen werken, wordt het risico op datalekken, communicatiestoringen en vertrouwelijkheid groter dan wanneer iedereen in hetzelfde hoofdkantoor werkt en dezelfde communicatieapparatuur en -software gebruikt.

Ga als volgt te werk om de integriteit van de bedrijfseigen informatie en klantgegevens van uw organisatie te waarborgen:

  • Bekijk de werkruimte van elke werknemer vanuit een risicoperspectief en bepaal of u er wijzigingen in moet aanbrengen.
  • Het beleid van de organisatie op het gebied van beveiliging, vertrouwelijkheid en aansprakelijkheid voortdurend versterken.
  • Bevestig dat medewerkers begrijpen dat communicatie met klanten vertrouwelijk is.
  • Moedig transparantie aan en zorg ervoor dat de bedrijfsrichtlijnen over bedrijfsethiek duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn.
  • Stel back-upplannen op voor situaties waarin externe werknemers de communicatielijnen verliezen door stroomuitval of problemen met de internetservice.

Hoe beter CIO's hun organisaties kunnen voorbereiden op hybride werk, hoe wendbaarder hun ondernemingen zullen zijn. Leer meer Gartner-inzichten om op de hoogte te blijven van de nieuwste ondernemingskritieke digitale transformatie-initiatieven voor CIO's en IT-leiders.

Toekomst van werk

Het Nitro-productiviteitsrapport 2022

Ontdek hoe de pandemie de productiviteit, workflows en digitale initiatieven heeft veranderd, evenals de trends en technologieën die het werk in 2022 en daarbuiten vormgeven.