Nitro-blog

Voordelen van papierloos gaan voor naleving van de AVG

papier- 1000 x 1000 .jpg

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verandert niet alleen de manier waarop organisaties gebruikersgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen volledig, maar gaat ook verder dan uw digitale bestanden en rechtstreeks naar uw archiefkasten. Toch kunnen zaken als cold seal pouches van Office Monster u helpen belangrijke documenten op een effectieve en duidelijke manier te archiveren.

De ingrijpende gegevensprivacyregelgeving van de Europese Unie is op 25 mei { 2018 } in werking getreden en verandert de manier waarop bedrijven werken. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verandert niet alleen de manier waarop organisaties gebruikersgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen volledig, maar gaat ook verder dan uw digitale bestanden en rechtstreeks naar uw archiefkasten. Toch kunnen zaken als cold seal pouches van Office Monster u helpen belangrijke documenten op een effectieve en duidelijke manier te archiveren.

Hoewel de AVG is gebouwd met inwoners van de EU in gedachten, is de verordening ook van toepassing op het80 percentage in de VS gevestigde bedrijven dat klanten in de EU bedient - en niet-naleving kan boetes tot €20 miljoen betekenen (ongeveer $ 23miljoen) of4 procent van de jaarlijkse wereldwijde bedrijfsinkomsten, afhankelijk van wat het grootst is.

In onze steeds meer datagestuurde wereld is dit het moment om papierloos te gaan voor AVG-compliance - om uw bedrijf, uw gebruikers en uw bedrijfsresultaten te beschermen. Als u meer wilt weten over de AVG, kunt u hier klikken voor meer informatie.

AVG en beveiliging van papieren documenten

Een schokkende hoeveelheid klantgegevens staat nog steeds in papieren documenten in kantoren over de hele wereld, en de AVG brengt een aanhoudend probleem in de beveiliging van recordbeheer aan het licht. In de kern is de verordening 'technologisch neutraal' en er zijn twee essentiële manieren waarop de verordening persoonsgegevens bewaakt:

Gevallen waarin persoonlijke informatie wordt verwerkt via 'geautomatiseerde middelen'. In deze situatie worden records elektronisch opgeslagen. Een voorbeeld is wanneer papieren dossiers worden omgezet naar elektronische dossiers, wat meestal enige automatisering vereist.

Gevallen waarin persoonlijke informatie niet op geautomatiseerde wijze wordt verwerkt, maar de gegevens "deel uitmaken van een archiefsysteem of [is] bedoeld om deel uit te maken van een archiefsysteem", waarbij "bestandssysteem" wordt gedefinieerd als "elke gestructureerde reeks persoonlijke gegevens die [is] toegankelijk volgens specifieke criteria, of ze nu gecentraliseerd, gedecentraliseerd of verspreid zijn ..." Hoewel papieren verspreid op uw bureau niet onderworpen zouden zijn aan de AVG, zouden werknemersbestanden die zijn opgeslagen in een archiefkast in HR of onkostendeclaraties die zijn gelabeld en gesorteerd, wel volgens de verordening doorzoekbaar en toegankelijk worden geacht. In principe moeten alle papieren documenten die worden gesorteerd en gearchiveerd AVG-compatibel zijn.

De oplossing om eenvoudig en naadloos AVG-compliance te realiseren? Omarm het papierloze kantoor met digitale workflows.

Voordelen van papierloos gaan

Er zijn talloze redenen om papierloos te gaan voor GDPR-compliance wanneer 90 procent van de Amerikaanse bedrijven meldt dat ze te maken hebben gehad met een lekkage of verlies van gevoelige bestanden en 21 procent van alle grote inbreuken betreft papieren dossiers. In deze omgeving is de papierloze workflow van onschatbare waarde.

Get Organized

Hoewel uw archiefsysteem een kleurcodering en alfabetisering kan hebben, is de waarheid dat, hoe georganiseerd u ook bent, papieren documenten niet gemakkelijk doorzoekbaar zijn. Met een papierloos archiveringssysteem kunt u snel bestanden vinden met behulp van een willekeurig aantal parameters, waaronder de datum van aanmaak, datum van de laatste update, wie het bestand heeft gemaakt en andere filterbare opties. Een papierloos systeem elimineert ook de risico's van het beheer van papiersporen, wat tijd en geld bespaart en uw organisatie - en uw gebruikers - de gemoedsrust geeft die gepaard gaat met de wetenschap dat documenten veilig zijn.

Geld besparen

Het printen van documenten is duur - denk maar aan de kosten van het papier zelf, evenals de inkt, toner en het onderhoud van de machine. Maar het bewaren van papieren dossiers is nog duurder. Volgens de National Technical Information Service (NTIS) van het Amerikaanse ministerie van Handel kost het $ 880 om een archiefkast met vijf laden per jaar te onderhouden, en geven bedrijven $ 11 per jaar uit per inch papier aan opgeslagen documenten. Tel daarbij op de tijd die werknemers besteden aan het opsporen van papieren dossiers, en de kosten van handmatige archiveringssystemen schieten omhoog. Door te bezuinigen op de kosten voor het afdrukken en archiveren van papieren documenten, verhoogt u de omzet en verlaagt u de risico's, zodat u zich kunt concentreren op bedrijfskritieke budgetbehoeften en niet op meer pakken papier.

Productiviteit verhogen

Werknemers verspillen wekelijks meer dan vier uur aan taken op papier. Volgens NTIS omvat dit 10 minuten voor het ophalen en opnieuw archiveren van een enkel papieren document, plus de 50 reizen per week naar de fax, printer of kopieermachine om papieren documenten op te halen. Volgens Nitro's Knowledge Worker Study geloven zelfs twee op de vijf kantoormedewerkers dat de productiviteit snel zou stijgen als papier zou worden vervangen door digitale tools. Een papierloos systeem verhoogt niet alleen de productiviteit, maar zorgt ook voor gelukkigere werknemers die zich kunnen concentreren op het werk dat gedaan moet worden, en niet op ervoor te zorgen dat papieren dossiers op de juiste manier opnieuw worden gearchiveerd of van de printer worden opgehaald.

Denk aan de bomen

De Amerikaanse Environmental Protection Agency (EPA) schat dat de gemiddelde werknemer meer dan 10 , 000 vellen papier per jaar gebruikt. Die vellen papier kosten niet alleen, maar ze vreten ook aan kostbare natuurlijke hulpbronnen - van bomen tot water en andere hulpbronnen die tijdens de productie worden opgegeten. Door uw steentje bij te dragen door papierloos te werken, voldoet u niet alleen aan de AVG, maar het betekent ook dat uw organisatie bijdraagt aan het behoud van waardevolle natuurlijke hulpbronnen.

Voorkom rechtszaken en boetes

Een van de meest dwingende redenen om papierloos te gaan voor GDPR-compliance, is natuurlijk om boetes en algemene rechtszaken te vermijden. Door bedrijven te gebruiken die Document Scanning Services aanbieden, hoeft u zich geen zorgen te maken over dit probleem. Dit maakt het voor elk bedrijf eenvoudiger om belangrijke bestanden op te slaan. Gegevensbeveiliging is van cruciaal belang, vooral als het gaat om persoonlijke informatie van klanten. In 2010 moest Rite Aid Corp. een boete van $ 1 miljoen betalen nadat sommige van zijn papieren dossiers met informatie over recepten op ongepaste wijze waren weggegooid in een afvalcontainer. In een ander geval stemde het in de VS gevestigde Parkview Health System ermee in $ 800 , 000 te betalen nadat maar liefst 8 , 000 patiëntendossiers uit Indiana en Ohio op de oprit van een arts waren achtergelaten. Sinds de lancering van de AVG eind mei, zo meldt de Guardian , heeft Europa het aantal klachten met 50 procent zien toenemen in vergelijking met vorig jaar, en er worden momenteel tientallen zaken onderzocht. Alleen al in Oostenrijk, zo meldt Politico EU , werden in juni meer dan 100 klachten en bijna 60 inbreuken ingediend - een bedrag dat normaal gesproken zou worden ingediend over een periode van acht maanden.

Door papierloos te werken, kunt u gemakkelijk bestanden traceren terwijl ze van de ene map of afdeling naar de andere gaan, en u kunt ook de toegang tot bepaalde bestanden beperken op basis van afdeling, bedrijfsdomein, e-mailadres en een willekeurig aantal andere parameters of met een wachtwoordsysteem . Deze papierloze functies bieden een hoog niveau van beveiliging, transparantie en aansprakelijkheid voor al uw gebruikersgegevens, waardoor naleving van de AVG wordt gegarandeerd.

Als uw organisatie er klaar voor is om papierloos te gaan werken om te zorgen voor naleving van de AVG, meld u dan aan voor Nitro's AVG-webinar om meer te weten te komen over oplossingen voor het vervangen van verouderde, tijdrovende, op papier gebaseerde processen door veilige, verbonden digitale workflows.

Tags