Nitro-blog

Documenten zijn veiliger dankzij verbeteringen in de beveiliging van digitale handtekeningen

Biometrische-duim.png

Om onze klanten beter in staat te stellen deze uitdagingen het hoofd te bieden, hebben we een aantal nieuwe en verbeterde functies voor digitale handtekeningen ingebouwd in Nitro Pro 12 . Deze updates maken het voor gebruikers gemakkelijker om documenten veilig te ondertekenen, de informatie erin te beschermen en automatisch te verifiëren waar ondertekende documenten vandaan komen.

Hoewel het digitaal uitwisselen van documenten de norm is in organisaties over de hele wereld, blijft het op een veilige manier doen die de integriteit van de bestanden en de informatie erin beschermt, uitdagingen vormen voor alle soorten bedrijven.

Om onze klanten beter in staat te stellen deze uitdagingen aan te gaan, hebben we een aantal nieuwe en verbeterde functies voor digitale handtekeningen ingebouwd in Nitro Pro 12 . Deze updates maken het voor gebruikers gemakkelijker om documenten veilig te ondertekenen, de informatie erin te beschermen en automatisch te verifiëren waar ondertekende documenten vandaan komen.

Waarom digitale handtekeningen gebruiken?

Digitale handtekeningen zijn een subset van elektronische handtekeningen en bieden gebruikers een snelle, krachtige en veilige manier om documenten te ondertekenen. Ze zijn ideaal voor sterk gereguleerde sectoren en documentworkflows, omdat ze de authenticiteit en integriteit van een document bewijzen door de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren, de datum en tijd waarop een document is ondertekend en of een document na ondertekening is gewijzigd of ermee is geknoeid. In wezen vergrendelt een digitale handtekening een document, dus alle wijzigingen die worden aangebracht nadat de handtekening is toegepast, zouden de handtekening ongeldig maken en gebruikers waarschuwen voor die wijzigingen.

Om een document digitaal te ondertekenen, moeten gebruikers over digitale certificaten beschikken. Digitale certificaten zijn als elektronische paspoorten waarmee een persoon of organisatie digitale informatie veilig kan uitwisselen met behulp van PKI (Public Key Infrastructure). Digitale certificaten kunnen worden verkregen bij certificeringsinstanties (CA) die vertrouwde instanties zijn, een soort paspoortkantoren.

Grote organisaties of overheidsinstanties hebben mogelijk hun eigen CA's of kunnen vertrouwde 3 externe certificaataanbieders gebruiken die hun certificaten kopen bij vertrouwde leveranciers.

Beveiliging van digitale handtekeningen bij Nitro

In Nitro Pro 12 hebben we het proces van het valideren van digitale handtekeningen (via Chain of Trust) geoptimaliseerd, wat heeft geleid tot snellere workflows. Nitro Pro 12 introduceert ook meer geavanceerde algoritmen voor digitale handtekeningen, waardoor complexere machtigingen voor digitale handtekeningen mogelijk zijn, zoals de mogelijkheid om vergrendelingen in te stellen op verschillende formuliervelden die bedoeld zijn voor verschillende ondertekenaars met behulp van onze Certify-functie.

Keten van vertrouwen

Een van de nieuwe functies voor digitale handtekeningen in Nitro Pro 12 is Chain of Trust . Organisaties kunnen de functie Chain of Trust gebruiken om het proces te automatiseren om te verifiëren of een digitale handtekening afkomstig is van een vertrouwd contact. De beschikbaarheid van Chain of Trust maakt het voor gebruikers niet meer nodig om elk ondertekend document handmatig te verifiëren en goed te keuren zodra het binnenkomt, wat tijd bespaart, de ruimte voor fouten verkleint en de algehele productiviteit verhoogt.

Nitro's Certificeren-functie

Nitro Pro 12 biedt ook een sterk verbeterde Certify-functie, die niet alleen de authenticiteit en integriteit van een document bewijst (vergelijkbaar met digitale handtekeningen), maar documenteigenaren ook in staat stelt afzonderlijke sets machtigingen toe te wijzen aan verschillende gebruikers voor hetzelfde document. Dergelijke machtigingen omvatten: opmerkingen plaatsen, formuliervelden invullen, afdrukken, pagina-extractie, inhoud kopiëren en ondertekenen. De documenteigenaar kan ook kiezen of specifieke gebruikers deze acties mogen uitvoeren nadat het document is gecertificeerd; anders zou het document worden vergrendeld en alle wijzigingen worden beperkt.

Enkele voordelen van Nitro's tools voor digitale handtekeningen op ondernemingsniveau:

  • De certificaten die aan digitale handtekeningen zijn gekoppeld, kunnen niet gemakkelijk worden gekopieerd of gedeeld, dus ze zijn veiliger dan traditionele handtekeningen met pen en inkt.
  • Chain of Trust elimineert de noodzaak om ondertekende documenten handmatig goed te keuren, wat resulteert in een betere productiviteit, efficiëntie en nauwkeurigheid.
  • Gebruikers kunnen verschillende beveiligingsinstellingen toepassen voor verschillende ontvangers van hetzelfde document. De eigenaar van het document kan bijvoorbeeld aan één gebruiker bewerkings- en afdrukrechten verlenen, terwijl een andere gebruiker beperkt is tot alleen weergaverechten.
  • Elimineer de noodzaak om te printen en te ondertekenen, zelfs voor de meest gevoelige, veiligheidsbewuste workflows, en bespaar veel op printgerelateerde kosten.

Veelvoorkomende gebruiksgevallen

Een financieel adviseur bereidt documenten voor die een klant moet ondertekenen, maar de bestanden vereisen ook de handtekening van haar collega. De adviseur plaatst haar digitale handtekening op het document om aan te geven dat het is voltooid en gebruikt vervolgens Nitro's Certify-functie om haar collega toestemming te geven om het document digitaal te ondertekenen, waardoor alle andere functionaliteit wordt beperkt. Vervolgens voegt ze nog een machtiging toe om haar cliënt in staat te stellen het document zowel te ondertekenen als af te drukken. De twee partijen ondertekenen en dienen het document terug in bij de financieel adviseur, die vervolgens een definitief ondertekende en gecertificeerde versie terugstuurt naar de klant. Aan deze definitieve gecertificeerde versie zijn geen extra rechten toegewezen, dus het document is vergrendeld om toekomstige wijzigingen te voorkomen.

Een Engineering Consultant dient een definitief ontwerp in bij de projectmanager voor zijn klant, een wereldwijd productiebedrijf. De ingenieur plaatst zijn digitale handtekening op het ontwerpbestand om aan te geven dat het is voltooid, en dient het document in. Aangezien de ingenieur een van de vertrouwde contacten van het productiebedrijf is, verifieert Chain of Trust automatisch de handtekening wanneer de projectmanager het ontwerpbestand opent, en het productiebedrijf kan vol vertrouwen doorgaan met de volgende stappen, wetende dat het ontwerp is ondertekend door de juiste feest. Als de adviseur geen vertrouwde contactpersoon van het kantoor was geweest, of als iemand anders dan de adviseur had geprobeerd het document te ondertekenen en in te dienen, zou de handtekening zijn afgewezen.

Een kwaliteitsanalist beoordeelt een paar keer per week documenten, zoals gebruikershandleidingen, en ze werken over het algemeen volgens een vaste tijdlijn. Zodra een stuk documentatie is voltooid, moet het worden vergrendeld en moet de datum en tijd worden geverifieerd. Een QA-professional kan Nitro Pro 12 gebruiken om deze documenten digitaal te ondertekenen om te bewijzen dat ze op tijd en door de juiste partijen zijn goedgekeurd. Een dergelijk proces kan de verantwoordelijkheid en efficiëntie aanzienlijk verbeteren in elke organisatie met een QA-team.

Nitro Pro 12 is beschikbaar als onderdeel van de nieuwe Nitro Productivity Suite . Bezoek GoNitro.com/Pricing voor prijs- en verpakkingsinformatie.