La guida completa alla legge ESIGN

Senza di essa, la firma dei documenti online potrebbe non essere possibile. Almeno non nel modo in cui la pensiamo noi. Stiamo parlando dell'ESIGN Act, noto anche come Electronic Signatures in Global and National Commerce Act. Più di ogni altra legislazione, questo atto (approvato nel 2000) è responsabile della definizione e della codifica delle leggi relative alle firme elettroniche.

Ma a meno che non le piaccia leggere online lunghi PDF di livello congressuale, può essere difficile dare un senso alla Legge ESIGN. Cosa include? Cosa significa per 2021 e oltre? Per riassumere, abbiamo messo insieme una breve guida alla Legge ESIGN e a come influisce sulle nostre vite oggi.

Chiamatelo il "selvaggio west". Prima dell'anno 2000, le persone stavano ancora cercando di capire come utilizzare questa cosa che chiamiamo Internet. L'aumento della popolarità di Internet negli anni 1990 significava che più persone facevano affari online che mai. Nel 1999, hanno iniziato a spuntare diverse proposte di legge relative alla definizione di commercio "elettronico". Da 2000, era più sensato combinarle in una legislazione completa che è diventata la Legge ESIGN.

Conosciuta anche come E-Sign Act , questa legislazione si proponeva di raggiungere alcuni obiettivi chiave:

• Definisca il termine "elettronico" per aiutare a stabilire un quadro legale per questo e per i futuri regolamenti, soprattutto in relazione a qualsiasi forma elettronica online.
• Stabilisce quali sono i registri elettronici che gli istituti devono conservare per verificare le firme elettroniche.
• Stabilisca i parametri di ciò che costituisce una firma elettronica valida da parte di una delle due parti.

L'atto è diventato legge a partire dall'ottobre 1, 2000. Se questo sembra piuttosto snello per Washington, è perché ESIGN non ha istituito un nuovo organismo di regolamentazione. Invece, ha aiutato i tribunali a definire ciò che costituisce un contratto in base alla legge esistente.

Vediamo le principali disposizioni della Legge ESIGN, secondo l'FDIC :

• Consenso preventivo. In parole povere, una firma riflette il consenso di una persona che accetta il contratto? Per saperne di più su questo argomento, si veda di seguito.
• Requisiti hardware e software. Non può firmare un contratto e poi fare il fantasma di qualcun altro che l'ha firmato. La Legge ESIGN ha stabilito che il consumatore deve avere un accesso ragionevole a questi documenti, oltre a visualizzare tutto ciò che deve visualizzare.
• Conservazione dei registri. E a proposito di registrazioni, ESIGN richiede agli istituti finanziari di conservare registrazioni valide di queste firme elettroniche. 
• Definizioni. La legge ESIGN è stata concepita anche per domare il selvaggio west di Internet. Parte del modo in cui è riuscito a raggiungere questo obiettivo? Il documento contiene le definizioni di parole come "consumatore", "elettronico", "agente elettronico", "record elettronico", "informazioni" e altro ancora. Al giorno d'oggi, le leggi sui documenti elettronici possono fare riferimento alla Legge ESIGN per basarsi sulle definizioni stabilite in precedenza.

Cosa è successo quando è stata approvata la legge ESIGN? Soprattutto, ha fornito risposte a due domande chiave:

• Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti e applicabili? Sì, a condizione che l'azienda conservi un registro elettronico accurato delle firme. Quando lo fa, è come se avesse firmato i documenti di persona.
• Questo vale per tutti gli Stati Uniti? A livello globale? La legge ESIGN si applica ai cittadini statunitensi e riguarda il commercio interstatale, ma non ha giurisdizione sugli altri cittadini. I cittadini statunitensi possono firmare i documenti anche se sono fuori dal Paese.

L'ESIGN Act ha sostanzialmente stabilito cosa rende valida una firma elettronica ai sensi della legge statunitense. In questo modo, ha esteso i contratti legalmente vincolanti al di là del mondo cartaceo e al mondo digitale. Si trattava di un modo essenziale per mantenere gli affari in movimento, in particolare per chi lavorava a distanza.

Uno dei motivi per cui il Congresso ha agito per codificare le firme elettroniche nella legge? Le firme elettroniche erano una tendenza in crescita in tutto il mondo e il Congresso non voleva che gli americani rimanessero indietro.

Tuttavia, questo non significa che i tribunali americani riconosceranno qualsiasi vecchia firma elettronica. Richiede che chiunque firmi documenti come questi abbia accesso alla stessa tecnologia di autenticazione; altrimenti, chiunque dall'altra parte del mondo potrebbe firmare al posto di qualcun altro e creare un contratto non vincolante. Per questo motivo, ESIGN ha contribuito a codificare il tipo di misure di sicurezza e di autenticazione che devono essere presenti per un contratto valido.

Non tutte le firme digitali saranno valide. In effetti, la legge chiarisce bene quali sono i contratti non validi . Parte del ragionamento alla base di ESIGN è stato quello di contribuire a codificare le condizioni che devono essere soddisfatte affinché una firma elettronica abbia lo stesso peso legale di una firma di persona.

Per essere conforme alla Legge ESIGN, un contratto deve avere i seguenti requisiti:

• Intento di firmare. Se qualcuno appone una firma digitale e qualcun altro la sottrae, la ruba e la applica a un contratto, il firmatario originale non dovrebbe essere responsabile. Questo è il fulcro di ciò che rende la legge ESIGN così importante. Solo perché la sua firma digitale può essere disponibile sul web, non significa che chiunque possa firmare il suo nome e aspettarsi che sia un contratto valido.
• Consenso a svolgere attività commerciali per via elettronica. Il motivo per cui spesso si vedono moduli "Accetto" quando si firmano documenti online? È necessario che lei acconsenta a svolgere questa attività per via elettronica. Sembra una formalità, ma è importante stabilire che non sta facendo qualcosa solo perché glielo chiede un modulo online. Deve dare il suo consenso.
• Associazione di firma chiara. Questa è la stessa regola che si applica offline. La sua firma corrisponde a lei? La firma è sua? 
• Conservazione dei registri. È un problema classico. "Se un albero cade in una foresta e nessuno lo sente, fa un rumore?". Lo stesso vale per i contratti. Se nessuno può mai fornire la prova che un contratto ha avuto luogo perché non l'ha conservato nei suoi registri, allora è difficile dimostrare che un contratto esiste. Lo stesso vale per i documenti elettronici. La Legge ESIGN ha stabilito che ogni parte deve conservare i documenti del contratto firmato per dimostrare che l'accordo ha avuto luogo.

Per molto tempo, le firme elettroniche sono state molto più volontarie. Negli anni tra 2000 e 2019, il mondo si è spostato volontariamente verso le trattative e il lavoro a distanza.

Poi, in 2020, è arrivata una pandemia inaspettata. Ha cambiato il modo di lavorare. Nel giro di pochi mesi, 71% degli adulti statunitensi ha dichiarato di lavorare da casa .

Tuttavia, la vita e gli affari dovevano andare avanti. Ciò significava che la tecnologia digitale, comprese le conferenze web e le firme elettroniche, doveva essere all'avanguardia. Oggi ci sono aziende che impiegano una forza lavoro completamente a distanza, senza avere un ufficio fisico da chiamare proprio.

Queste aziende vanno sorprendentemente d'accordo. Aziende come Buffer, Hubstaff e Ghost sono rinomate come aziende completamente remote, il che significa che anche quando fanno firmare un contratto di lavoro a qualcuno, questo contratto è probabilmente un documento elettronico.

Parte del motivo per cui l'economia è stata in grado di riprendersi così rapidamente dopo le interruzioni del COVID-19? Abbiamo già l'infrastruttura per mantenere il commercio. Le persone possono firmare contratti online sapendo due cose:

• La struttura digitale necessaria per archiviare, proteggere e mettere al sicuro questi contratti non solo è qui, ma esiste già da anni. 
• Le persone firmano documenti e contratti online da prima della legge ESIGN e, per la maggior parte, è andata bene.

COVID-19 ha però cambiato le cose. Ha accelerato il nostro passaggio a un luogo di lavoro digitale. Anche la Federal Reserve Bank di New York, ad esempio, ha iniziato ad accettare le firme elettroniche per alcuni documenti.

La realtà dell'allontanamento sociale avrebbe potuto rappresentare una sfida per un'economia interamente cartacea. Ma visto quello che possiamo ottenere ora con la Legge ESIGN in vigore, l'economia ha continuato a ronzare anche durante una pandemia che ha costretto le persone a rimanere nelle loro case.

La legge ESIGN è qualcosa che diamo per scontato al giorno d'oggi. Sappiamo che cliccando sui moduli di consenso e caricando la nostra firma, stiamo firmando qualcosa proprio come se fossimo di persona.

E questa è una buona cosa. Durante il COVID-19, significava che le persone potevano continuare a svolgere la loro attività e distanza sociale. Ciò significa che le persone possono avere fiducia nella sicurezza dei loro documenti elettronici.

Ma lei è sicuro dei suoi archivi elettronici?

La Legge ESIGN prevede che lei debba rispettare determinati standard per garantire la validità dei suoi contratti. Ed è utile avere le carte in regola - il più possibile automatizzate - per assicurarsi di avere tutto ciò che serve per aderire alla Legge ESIGN.

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