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La guida completa all'ESIGN Act

Hai domande sull'ESIGN Act e sul suo impatto su aziende, consumatori e cosa è legalmente consentito? Abbiamo rotto le cose.

Senza di esso, la firma di documenti online potrebbe non essere possibile. Almeno non nel modo in cui la pensiamo noi. Stiamo parlando dell'ESIGN Act, noto anche come Electronic Signatures in Global and National Commerce Act. Più di ogni altra legislazione, quell'atto (approvato nel 2000 ) è responsabile della definizione e della codificazione delle leggi relative alle firme elettroniche.

Ma a meno che non ti piaccia leggere online lunghi PDF a livello del Congresso, può essere difficile dare un senso all'ESIGN Act. Cosa include? Cosa significa per 2021 e oltre? Per riassumere, abbiamo messo insieme una breve guida all'ESIGN Act e al modo in cui influisce sulle nostre vite oggi.

La storia dell'ESIGN Act

Chiamalo il "selvaggio west". Prima dell'anno 2000 , le persone stavano ancora cercando di capire come utilizzare questa cosa che chiamiamo Internet. L'aumento della popolarità di Internet negli anni 1990 significato che più persone che mai facevano affari online. In 1999 iniziato a spuntare diversi progetti di legge relativi alla definizione del commercio "elettronico". Con 2000 , aveva più senso combinarli in una legislazione completa che è diventata l'ESIGN Act.

Conosciuto anche come E-Sign Act , questa legislazione si proponeva di raggiungere alcuni obiettivi chiave:

  • Definire "elettronico" per aiutare a stabilire un quadro giuridico per questa e le future normative, in particolare per quanto riguarda qualsiasi modulo elettronico online
  • Stabilire quali archivi elettronici devono conservare le istituzioni per verificare le firme elettroniche
  • Imposta i parametri per ciò che costituisce una firma elettronica valida da entrambe le parti

L'atto è diventato la legge sui libri contabili a partire da ottobre 1 , 2000 . Se questo suona abbastanza snello per Washington, è perché ESIGN non ha istituito un nuovo organismo di regolamentazione. Invece, ha aiutato i tribunali a definire cosa costituisce un contratto ai sensi della legge esistente.

Diamo un'occhiata alle principali disposizioni dell'ESIGN Act, secondo la FDIC :

  • Consenso anticipato. In poche parole, una firma riflette il consenso di qualcuno che accetta il contratto? Maggiori informazioni su questo di seguito.
  • Requisiti hardware e software. Non puoi benissimo firmare un contratto e poi nascondere qualcun altro che l'ha firmato. L'ESIGN Act ha stabilito che il consumatore deve avere un accesso ragionevole a questi record, oltre a visualizzare tutto ciò che deve visualizzare.
  • Conservazione dei record. E a proposito di record, ESIGN richiede alle istituzioni finanziarie di conservare registrazioni valide di queste firme elettroniche. 
  • Definizioni. L'ESIGN Act è stato progettato anche per domare il selvaggio west di Internet. Parte del modo in cui è stato in grado di farlo? Stabiliva definizioni per parole come "consumatore", "elettronico", "agente elettronico", "record elettronico", "informazioni" e altro ancora. Al giorno d'oggi, le leggi sui record elettronici possono fare riferimento all'ESIGN Act per basarsi su definizioni precedentemente stabilite.

Validità della firma elettronica

Cosa è successo quando è stato approvato l'ESIGN Act? Soprattutto, ha fornito risposte a due domande chiave:

  • Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti e applicabili? Sì, a condizione che un'azienda conservi registrazioni elettroniche accurate delle firme. Quando lo fai, è come se avessi firmato i documenti di persona.
  • Questo vale negli Stati Uniti? Globalmente? L'ESIGN Act si applica ai cittadini statunitensi e riguarda il commercio interstatale, ma non ha giurisdizione sugli altri cittadini. I cittadini statunitensi possono ancora firmare documenti anche se sono fuori dal paese.

L'ESIGN Act ha essenzialmente stabilito ciò che rende valida una firma elettronica ai sensi della legge statunitense. In tal modo, ha esteso i contratti legalmente vincolanti al di là del mondo cartaceo e al mondo digitale. Questo era un modo essenziale per mantenere il business in movimento, in particolare per chiunque lavorasse da remoto.

Commercio Internazionale; Quali paesi sono inclusi?

Uno dei motivi per cui il Congresso ha agito per codificare le firme elettroniche in legge? Le firme elettroniche erano una tendenza in aumento in tutto il mondo e il Congresso non voleva che gli americani rimanessero indietro.

Tuttavia, questo non vuol dire che i tribunali americani riconosceranno qualsiasi vecchia firma elettronica. Richiedeva che chiunque firmasse documenti come questi avesse accesso alla stessa tecnologia di autenticazione; in caso contrario, chiunque da tutto il mondo potrebbe firmare al posto di qualcun altro e creare un contratto non vincolante. Per questo motivo, ESIGN ha aiutato a codificare il tipo di misure di sicurezza e autenticazione necessarie per un contratto valido.

Quali sono le eccezioni alle leggi dell'ESIGN Act?

Non tutte le firme digitali saranno valide. In effetti, la legge rende abbastanza chiaro quali contratti non sono validi. Parte del ragionamento alla base di ESIGN consisteva nell'aiutare a codificare quali condizioni devono essere soddisfatte affinché una firma elettronica abbia lo stesso peso legale di una firma di persona.

Per conformarsi all'ESIGN Act, un contratto necessita di quanto segue:

  • Intenzione di firmare. Se qualcuno emette una firma digitale e qualcun altro la solleva, la ruba e la applica a un contratto, il firmatario originale non dovrebbe essere ritenuto responsabile. Questo è il fulcro di ciò che rende l'ESIGN Act così importante. Solo perché la tua firma digitale potrebbe essere disponibile sul Web non significa che chiunque possa firmare il tuo nome e aspettarsi che sia un contratto valido.
  • Consenso a fare affari elettronicamente. Il motivo per cui vedi spesso i moduli "Accetto" quando firmi documenti online? Devi acconsentire per svolgere questa attività elettronicamente. Sembra una formalità, ma è importante stabilire che non stai facendo qualcosa solo perché qualche modulo online te lo ha chiesto. Devi dare il tuo consenso.
  • Cancella associazione firma. Questa è la stessa regola che si applica offline. La tua firma ti corrisponde? La firma è tua
  • Conservazione dei dati. È un problema classico. "Se un albero cade in una foresta e nessuno lo sente, fa rumore?" Lo stesso vale per i contratti. Se nessuno può mai fornire prove che un contratto sia stato stipulato perché non lo ha conservato nei propri archivi, allora è difficile provare che un contratto esiste. Lo stesso vale per i record elettronici. L'ESIGN Act ha stabilito che ciascuna parte deve conservare i registri del contratto firmato per dimostrare che l'accordo ha avuto luogo.

COVID- 19 e firme elettroniche: cosa è cambiato?

Per molto tempo, le firme elettroniche sono state molto più volontarie. Negli anni tra il 2000 e il 2019 , il mondo si è mosso volontariamente verso trattative e lavoro a distanza.

Poi, in 2020 , un'inaspettata pandemia si è verificata. Ha cambiato il nostro modo di lavorare. In pochi mesi, il 71 % degli adulti statunitensi ha dichiarato di lavorare da casa .

Eppure la vita, e gli affari, dovevano andare avanti. Ciò significava che la tecnologia digitale, comprese le conferenze Web e le firme elettroniche, doveva venire in primo piano. Ora ci sono aziende che impiegano una forza lavoro completamente remota, senza uno spazio fisico per uffici da chiamare proprio.

Queste aziende vanno d'accordo sorprendentemente bene. Aziende come Buffer, Hubstaff e Ghost sono rinomate aziende completamente remote, il che significa che anche quando qualcuno firma un contratto di lavoro, quel contratto è probabilmente un documento elettronico.

Parte del motivo per cui l'economia è stata in grado di riprendersi così rapidamente dopo la chiusura del COVID- 19 ? Abbiamo già l'infrastruttura in atto per mantenere attivo il commercio. Le persone possono firmare contratti online sapendo due cose:

  • La struttura digitale necessaria per archiviare, proteggere e proteggere questi contratti non è solo qui, ma esiste da anni. 
  • Le persone hanno firmato documenti e contratti online da prima dell'ESIGN Act e, per la maggior parte, è andato bene.

Tuttavia, il COVID- 19 ha cambiato le cose. Ha accelerato il nostro passaggio a un ambiente di lavoro digitale. Persino la Federal Reserve Bank di New York, ad esempio, ha iniziato ad accettare firme elettroniche per determinati documenti.

Le realtà del distanziamento sociale potrebbero aver rappresentato una sfida per un'economia interamente cartacea. Ma dato ciò che ora possiamo ottenere con l'ESIGN Act in atto, l'economia ha continuato a ronzare anche durante una pandemia che ha costretto le persone a rimanere nelle loro case.

Fare uso dell'ESIGN Act oggi

L'ESIGN Act è qualcosa che diamo per scontato in questi giorni. Sappiamo che facendo clic sui moduli di consenso e caricando la nostra firma, firmiamo qualcosa proprio come se fossimo di persona.

E questa è una buona cosa. Durante il COVID- 19 , significava che le persone potevano continuare a portare avanti la propria attività e la distanza sociale. Significava che le persone potevano avere fiducia nella sicurezza e nella protezione dei loro record elettronici.

Ma sei sicuro dei tuoi record elettronici?

L'ESIGN Act richiede che tu debba soddisfare determinati standard per garantire che i tuoi contratti siano validi. E aiuta avere le tue anatre in fila, il più automatizzate possibile, per assicurarti di avere tutto il necessario per aderire all'ESIGN Act.

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