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Firme elettroniche

Guida ai prezzi della firma elettronica per gli acquirenti aziendali

Quando stai cercando una soluzione di firma elettronica (firma elettronica) da distribuire in tutta l'azienda, il prezzo è una considerazione fondamentale. A livello aziendale, anche piccole modifiche al costo per utente o mensile possono aumentare rapidamente. Ecco perché è importante valutare i prezzi delle firme elettroniche per qualsiasi soluzione che consideri di implementare.

Per avere uno sguardo accurato ai prezzi reali, dovrai capire come i tuoi dipartimenti utilizzeranno la soluzione, comprese le funzionalità di cui hanno bisogno, il numero di utenti e le integrazioni richieste, tra gli altri fattori.

I migliori fornitori di firme elettroniche offrono:

  • Prezzi ragionevoli, trasparenti e flessibili
  • Imballaggio a più livelli per consentire la scalabilità
  • Forte aderenza ai requisiti di sicurezza e conformità

Oltre a ciò, la soluzione scelta deve offrire un valore sufficiente, in termini di risparmio di tempo e aumento della produttività, da giustificare il costo. Inoltre, vuoi assicurarti che il tuo costo totale di proprietà non aumenti sempre di più grazie a costi nascosti che trasformano un prezzo un tempo ragionevole e prevedibile in qualcosa di molto più costoso.

In questa guida ai prezzi della firma elettronica, spieghiamo come definire i tuoi casi d'uso in tutta l'azienda. Analizziamo i cinque principali fattori di prezzo che dovrai valutare, insieme ai costi nascosti da tenere a mente mentre lo fai. Quindi, condividiamo dettagli sui prezzi di alto livello per alcune delle soluzioni di firma elettronica più popolari sul mercato.

Capire il tuo caso d'uso

Molti fattori, che analizzeremo più avanti, possono influire sul costo finale dell'implementazione di una soluzione di firma elettronica per la tua azienda. Quindi la determinazione del prezzo delle soluzioni in realtà inizia guardando all'interno, al tuo caso d'uso unico e alle tue esigenze.

Come minimo, inchioda il...

  • lineamenti
  • Frequenza e quantità di utilizzo (quanti documenti dovranno essere firmati? Da quanti firmatari? Con quale frequenza?)
  • Numero approssimativo di potenziali utenti
  • Integrazioni
  • Flussi di lavoro
  • Requisiti di conformità

...per ogni team che utilizzerà la soluzione di firma elettronica da te scelta.

È probabile che la tua organizzazione abbia una serie di casi d'uso per le firme elettroniche in vari dipartimenti.

Alcuni team potrebbero dover inviare regolarmente un gran numero di richieste di firma elettronica. Altri potrebbero dover inviare grandi pacchetti di documenti in blocco, ma meno frequentemente. Altri possono ancora avere requisiti di conformità specifici o complessi flussi di lavoro di firma elettronica.

Ecco perché è importante raccogliere i requisiti dei casi d'uso da ogni team per comprendere le funzionalità, le integrazioni, l'utilizzo e altro ancora che dovrai valutare.

Ciò può anche aiutarti a capire se devi valutare una o più soluzioni. In alcuni casi, può avere senso distribuire uno strumento di firma elettronica altamente specializzato per un dipartimento che ne ha bisogno insieme a uno strumento più conveniente per il resto dell'azienda.

Se questo è il caso della tua azienda, ti consigliamo di valutare un approccio a doppio fornitore che ti consenta di sfruttare al meglio il tuo budget fornendo a tutti i membri del team la soluzione di cui hanno bisogno per essere produttivi.

Ad esempio: alcuni dei nostri clienti scelgono di utilizzare Nitro Sign® in tutta l'organizzazione insieme a una soluzione più costosa e ad alta complessità per i pochi utenti che hanno esigenze di firma elettronica più complesse.

Fattori di prezzo della firma elettronica da valutare

Quando si esaminano i prezzi delle varie soluzioni di firma elettronica sul mercato, è importante considerare le proprie esigenze specifiche: si desidera restringere il campo a quali saranno i prezzi per la propria azienda .

Per fare ciò, dovrai valutare le soluzioni in base a una serie di fattori:

  • Funzionalità e capacità aziendali
  • Integrazioni
  • Requisiti di sicurezza e conformità
  • Scalabilità
  • Gestione del cambiamento e supporto aziendale

Funzionalità e capacità aziendali

La domanda più grande da considerare quando si valutano le soluzioni di firma elettronica è questa: può soddisfare le esigenze di un'azienda aziendale? La maggior parte degli strumenti di firma elettronica offre più livelli tariffari e include un piano aziendale, ma non sono necessariamente tutti costruiti con le solide funzionalità e le opzioni di supporto necessarie alle grandi aziende.

Ad esempio: molte aziende cercano il supporto Single Sign-On (SSO), opzioni di personalizzazione del marchio, funzionalità di firma in blocco e supporto prioritario. Se la tua azienda ha bisogno di funzionalità del genere, probabilmente dovrai pagare per il piano tariffario più alto con la maggior parte delle soluzioni, anche se i tuoi requisiti di consumo o utente possono essere soddisfatti da un piano a costi inferiori.

In generale, i pacchetti spesso dipendono da due cose:

  • Ampiezza delle capacità
  • Funzionalità specifiche per l'azienda

Le tue esigenze per ciascuna di queste categorie sono uniche per la tua azienda. Quando valuti le tue opzioni, è importante sapere se ciascuna soluzione può soddisfare le tue esigenze e, soprattutto, quanto costerà proteggerle.

Ampiezza delle capacità

Per la maggior parte delle soluzioni di firma elettronica, il pacchetto Enterprise è il piano tariffario più elevato, inclusa la maggior parte delle funzionalità e integrazioni disponibili e il supporto con la priorità più alta. Ma a seconda delle dimensioni della tua azienda, del tuo settore, del team e dei requisiti dei casi d'uso, la tua azienda potrebbe non aver bisogno dell'ampiezza e della profondità delle funzionalità offerte nei pacchetti di livello Enterprise.

In effetti, i casi d'uso della firma elettronica più comuni spesso non richiedono ampi set di funzionalità.

Per molte aziende, la stragrande maggioranza degli utenti non ha bisogno di molte funzionalità complesse e di nicchia e tu vuoi evitare di spendere più del necessario per acquistare funzionalità che il tuo team potrebbe non utilizzare mai, come integrazioni specifiche o requisiti di conformità specifici del settore.

È importante considerare tutti i casi d'uso all'interno dell'organizzazione, inclusi tutti i reparti. In alcuni casi, potresti scoprire che un team ha bisogno di una soluzione più solida per gestire un caso d'uso specifico e complesso, mentre il resto dell'azienda ha bisogno solo di uno strumento di firma elettronica standard. Se questo è il tuo caso, spesso ha senso distribuire più soluzioni:
uno strumento più costoso per il piccolo numero di dipendenti che ne hanno bisogno e un'opzione capace, ma più conveniente (come Nitro Sign) per il resto del team.

Funzioni aziendali

Sebbene la maggior parte delle aziende non necessiti di funzionalità di nicchia o ampie capacità, ci sono alcune funzionalità aziendali generali di cui la maggior parte delle grandi aziende traggono vantaggio. Questi possono includere, tra gli altri:

  • Accesso unico
  • Etichettatura bianca
  • Invio in blocco
  • Creazione moduli e modulistica self-service
  • Blocco dei contenuti e controlli di visibilità
  • Spazi di lavoro del team e funzionalità di collaborazione

Molte soluzioni di firma elettronica includono queste funzionalità, ma solo con il livello aziendale più costoso. Se hai bisogno di queste funzionalità, è importante capire se puoi acquistarle come componente aggiuntivo di un piano a prezzo inferiore o se dovrai eseguire l'upgrade del tutto.

In particolare, molte soluzioni consentono ai clienti aziendali di creare pacchetti personalizzati, quindi potresti essere in grado di pagare solo per le funzionalità aziendali di cui hai bisogno e non per quelle che non ti servono.

Integrazioni

Uno strumento di firma elettronica è utile solo se il tuo team lo utilizza, quindi è fondamentale scegliere una soluzione che si adatti perfettamente al flusso di lavoro e ai processi esistenti della tua azienda. È qui che entrano in gioco le integrazioni.

I partner di integrazione specifici variano ampiamente da uno strumento all'altro e molti includono il supporto per diverse integrazioni a diversi livelli tariffari.

Ad esempio: DocuSign include solo l'integrazione con determinati strumenti (come i CRM) per i clienti aziendali.

Lo stesso vale per l'accesso e il supporto dell'API. Se dovrai creare le tue connessioni tramite l'API dello strumento o creare la firma elettronica nel tuo sistema, è importante capire come ciò aumenterà i tuoi costi.

Requisiti di sicurezza e conformità

La maggior parte degli strumenti di firma elettronica è conforme ai requisiti standard di sicurezza e conformità necessari per garantire che i documenti con firma elettronica abbiano validità legale. Oltre a ciò, molti offrono anche supporto per la conformità per alcuni altri requisiti di nicchia e specifici del settore relativi alla sicurezza e alla privacy dei documenti. Ciò può includere:

  • HIPAA
  • FedRAMP
  • FERPA
  • CSM del Dipartimento della Difesa
  • QES
  • GLBA
  • NIST- 800 - 53
  • E più

Detto questo, la maggior parte degli strumenti include il supporto per questi requisiti solo se ti iscrivi al livello aziendale più costoso, quindi se hai esigenze specifiche di conformità alla firma elettronica, è importante tenerlo a mente.

Scalabilità

Una volta che hai una comprensione di base dei costi per le funzionalità aziendali di cui hai bisogno, è importante capire quanto sia scalabile ogni soluzione che consideri. Mentre distribuisci la soluzione nell'intera azienda, in che modo i costi cambiano e scalano?

Scopri se il modello tariffario dell'azienda si basa sul numero di utenti di cui hai bisogno, su funzionalità specifiche o sull'utilizzo (come buste o richieste di firma elettronica). La maggior parte delle aziende crea modelli di prezzo basati su una combinazione di questi, quindi è importante comprendere tutti i fattori che possono aumentare i costi.

Ad esempio: pagherai di più per ogni singolo utente? L'utilizzo è limitato a livello di singolo utente o si dispone di un'assegnazione a livello aziendale? I dipendenti hanno bisogno di account utente per firmare documenti o semplicemente per inviarli? È possibile acquistare funzionalità diverse per utenti diversi?

L'implementazione di successo di una soluzione di firma elettronica in tutta l'azienda richiede un modello di prezzo prevedibile che puoi permetterti di implementare a livello aziendale e continuare a crescere man mano che l'organizzazione cresce.

La chiave è sviluppare un quadro del costo totale di proprietà prima di prendere una decisione, perché l'ultima cosa di cui hai bisogno è implementare una soluzione e vedere i costi aumentare ben oltre il tuo budget man mano che le tue esigenze cambiano e crescono.

Gestione del cambiamento e supporto aziendale

Quando distribuisci una soluzione nell'intera azienda, avrai bisogno di supporto. I migliori strumenti di firma elettronica offrono tale supporto, aiutano nella gestione delle modifiche, sostituiscono le soluzioni legacy e promuovono l'adozione continua in tutta l'organizzazione.

Ma quel supporto di solito ha un prezzo. Alcune aziende possono includere questo tipo di supporto e onboarding solo per i clienti di livello aziendale. Altri possono offrire un supporto aggiornato come componente aggiuntivo, con un costo aggiuntivo che può essere aggiunto a qualsiasi pacchetto.

DocuSign, ad esempio, offre piani di supporto a pagamento che qualsiasi utente può acquistare in aggiunta al normale abbonamento mensile.

Assicurati di poter rispondere:

  • A quale livello è disponibile il supporto aziendale?
  • Costa un extra e, se sì, quanto?
  • Il fornitore ha una comprovata esperienza nel supportare con successo i clienti sia nella transizione che nell'adozione della loro nuova soluzione?

Per rispondere a quest'ultima domanda, ti consigliamo di esaminare le recensioni di terze parti per vedere cosa hanno da dire i clienti attuali sull'organizzazione di supporto del fornitore. Una volta che vai oltre nella conversazione, puoi anche chiedere ai fornitori di fornire i riferimenti dei clienti a cui puoi rivolgerti.

Costi nascosti da tenere d'occhio

C'è molta complessità sui prezzi delle firme elettroniche. Per questo motivo, ci sono anche una serie di costi nascosti che possono insinuarsi e aumentare significativamente i costi. Ecco alcuni dei più grandi da tenere d'occhio.

Prezzo in base al consumo

Molte soluzioni di firma elettronica utilizzano un modello di prezzo basato sul consumo, limitando il numero di richieste di firma a livello di account o utente. In altre parole, a seconda del piano tariffario selezionato, ti verrà assegnato un determinato numero di richieste o buste di firma elettronica.

Una volta esaurita la tua assegnazione, dovrai acquistare un utilizzo aggiuntivo, un costo che supera il normale abbonamento mensile o annuale, per continuare a utilizzare lo strumento.

Con alcuni strumenti, questo limite esiste a livello di utente, il che significa che ogni utente ha un determinato numero di richieste di firma che non possono essere trasferite ad altri utenti sul tuo account. Soluzioni del genere sono meno flessibili e spesso possono aumentare notevolmente i costi se il consumo varia tra i dipendenti.

Ecco perché una soluzione come Nitro Sign, che offre firme elettroniche illimitate su tutti i livelli, è spesso la scelta migliore, dal punto di vista dei costi, per chi ha esigenze di consumo grandi o variabili.

Limiti dell'utente

Alcune soluzioni di firma elettronica limitano il numero di utenti che puoi aggiungere a diversi livelli di prezzo: altri fornitori possono consentire limiti utente più elevati ma richiedono di contattarli per prezzi personalizzati.

Ad esempio: HelloSign consente ai clienti di acquistare online fino a 4 postazioni utente per il loro piano Standard, ma per 5 o più utenti, dovrai contattare l'azienda.

Costi aggiuntivi

Con tutti i diversi modelli di prezzo utilizzati dai fornitori, ci sono una serie di cose che possono finire per aumentare i tuoi costi. I componenti aggiuntivi a pagamento possono includere:

  • Funzionalità (come branding personalizzato, SSO o collaborazione)
  • Integrazioni di strumenti specifici
  • API di accesso
  • Supporto aggiornato

Se il tuo caso d'uso include uno dei precedenti, è importante verificare se sono inclusi in un pacchetto o richiedono un costo aggiuntivo aggiuntivo in aggiunta al tuo piano normale.

Il panorama dei prezzi della firma elettronica

Molte aziende lavoreranno con i fornitori per creare un pacchetto software personalizzato che sia in linea con le loro esigenze. Tuttavia, può essere utile comprendere il modello di prezzo di base e i livelli per i diversi fornitori, in modo da poter avere un'idea di come potrebbero essere i prezzi aziendali personalizzati e il panorama generale dei prezzi della firma elettronica.

Di seguito, condividiamo dettagli sui prezzi di alto livello per sette delle soluzioni di firma elettronica più popolari sul mercato.

Nitro Sign

Con Nitro , i piani tariffari per la firma elettronica partono da soli $ 9 . 99 per utente al mese. Ciò include la firma elettronica illimitata su tutti i piani, oltre a solide funzionalità di livello aziendale e supporto di prim'ordine.
Inoltre, sono disponibili sconti sui pacchetti eSignature e PDF Productivity Platform per i piani Essentials, Advanced ed Enterprise sulla Nitro Productivity Platform .

DocuSign

I piani tariffari di DocuSign partono da $ 10 al mese per il piano Personal e vanno fino a $ 40 per utente al mese per il piano Business Pro. Per esigenze aziendali oltre a quelle incluse nel pacchetto Business Pro, puoi contattare DocuSign per un pacchetto di soluzioni avanzate personalizzato

Segno di Adobe

Se la tua azienda utilizza Adobe Acrobat, Adobe Sign è incluso nella maggior parte dei piani, che partono da $ 9 . 99 al mese per un utente o $ 16 . 99 per licenza al mese per i team. Il prodotto Adobe Sign completo è disponibile solo come piano aziendale personalizzato, quindi non possiamo segnalare prezzi specifici a livello aziendale.

Ciao segno

HelloSign offre un piano gratuito limitato, ma la maggior parte delle aziende avrà bisogno di $ 15 per utente al mese come minimo. L'azienda offre anche piani aziendali, che possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche di utenti, funzionalità e consumo.

SignEasy

I piani tariffari SignEasy partono da $ 8 al mese per un numero limitato di richieste di firma. L'azienda offre anche piani aziendali personalizzabili.

PandaDoc

Sebbene PandaDoc offra un piano gratuito limitato, la maggior parte delle aziende più grandi avrà bisogno del piano a pagamento di $ 19 per utente al mese come minimo. Se hai bisogno di più funzionalità o flessibilità, puoi contattare PandaDoc per personalizzare un piano aziendale.

RightSignature

I piani RightSignature partono da $ 12 al mese per un utente o $ 60 al mese per un massimo di tre. Per ottenere un piano con più di tre utenti, dovrai contattare l'azienda e creare un piano aziendale personalizzato.

Avvolgendo

In definitiva, la migliore soluzione di firma elettronica per la tua azienda dipende dalle tue esigenze aziendali specifiche e dal rapporto qualità-prezzo che puoi vendere in cima alla scala. Con tutte le opzioni disponibili, c'è una soluzione per bilanciare il valore, le funzionalità e il supporto dei casi d'uso di cui i tuoi reparti hanno bisogno con costi ragionevoli.

Pronto a fare il passo successivo? Ti consigliamo di dare un'occhiata a Nitro Sign .

Nitro Sign offre eSigning illimitato su tutti i livelli, insieme a solide funzionalità di livello aziendale come:

  • Documenti e modelli del team
  • Personalizzazione del brand
  • Firma in blocco
  • Intelligenza documentale
  • Accesso unico
  • E più

I nostri prezzi equi e trasparenti significano che i tuoi costi sono ragionevoli e prevedibili. Inoltre, la nostra organizzazione di supporto di livello mondiale è progettata per aiutarti a implementare rapidamente e facilmente, fornendo al contempo il supporto e la formazione continui necessari per favorire l'adozione in tutta l'azienda.
Inizia oggi la tua prova gratuita per iniziare con Nitro Sign o programma una demo personalizzata con il nostro team di vendita.

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