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Firme elettroniche

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Sebbene le firme elettroniche, o firme elettroniche, siano in circolazione da un po' di tempo, il loro utilizzo è diventato sempre più comune (e necessario) con la continua pandemia di COVID- 19 , poiché le aziende cercano di condurre più affari possibili senza interazioni di persona. Infatti, in 2020 , il mercato globale delle firme elettroniche ha raggiunto $ 2 . 8 miliardi e continua ad espandersi.

Se stai cercando di iniziare a offrire la firma elettronica per i contratti e gli accordi della tua organizzazione o per consentire l'inserimento virtuale dei dipendenti , probabilmente ti starai chiedendo se le firme elettroniche siano legalmente vincolanti.

In effetti lo sono. E nella maggior parte dei paesi industrializzati, le firme elettroniche stabiliscono un contratto legalmente vincolante e applicabile. Forniscono inoltre una maggiore sicurezza rispetto alle firme cartacee, che sono più facilmente soggette a falsificazioni. La firma elettronica non è solo comoda e semplice da implementare, ma può anche aiutare a ridurre gli errori di contratto e di accordo e risparmiare all'organizzazione le risorse (cartacee e persone) normalmente impiegate nell'elaborazione dei documenti cartacei.

Ti senti ancora incerto sulle firme elettroniche e sul fatto che siano adatte o meno alla tua organizzazione? Da non preoccuparsi. Abbiamo tutte le risposte sui dadi e bulloni della firma elettronica, nonché informazioni su ciò che rende le firme elettroniche legalmente vincolanti.

Storia delle firme elettroniche

Le prime firme elettroniche furono sviluppate in 1977 , ma non esisteva un software ampiamente commercializzato che le aziende potessero utilizzare per crearle e accettarle fino alla fine degli anni 1980 con Lotus Notes 1 . 0 . Entro il 1999 , gli sviluppatori avevano creato la tecnologia che consente l'incorporamento di firme digitali nei documenti PDF.

Poi, un anno dopo, in 2020 , le firme elettroniche hanno acquisito lo status di legalmente vincolante negli Stati Uniti con l'approvazione dell'E-Sign Act . L'E-Sign Act ha stabilito uno standard nazionale uniforme per le transazioni elettroniche, compresa la firma elettronica e la generazione di contratti e record elettronici. La legge ha fornito a privati e aziende la certezza che i documenti elettronici e le firme elettroniche sarebbero legalmente vincolanti quando tali documenti e firme fossero conformi agli standard dell'E-Sign Act. Ciò significa che i contratti elettronici sono diventati equivalenti a quelli cartacei.

Oggi le firme elettroniche sono considerate il modo più sicuro e affidabile per firmare documenti. A differenza delle firme digitali di 40 anni fa, la moderna tecnologia di firma elettronica è semplice da usare e non richiede altro che una connessione Internet e un software di firma elettronica facilmente disponibile.

Stato attuale delle firme elettroniche

Con l'approvazione dell'E-Sign Act e di leggi e standard comparabili in molti altri paesi, nessun individuo o azienda può negare la legalità o l'applicabilità di un contratto o altro accordo perché è stato firmato elettronicamente. Negli Stati Uniti, se una legge statale o federale richiede una registrazione scritta, una registrazione elettronica soddisferà tale legge. Lo stesso vale per le firme. Le firme elettroniche hanno lo stesso peso legale delle firme bagnate.

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, le firme elettroniche hanno più forza come firme legalmente vincolanti rispetto a quelle umide se fornite tramite un servizio che offre autenticazione a più fattori, sicurezza e una mappa di controllo. In effetti, le firme elettroniche sono abitualmente utilizzate come prove ammissibili dal tribunale.

Tuttavia, è importante controllare le leggi del tuo paese, stato e località, poiché spesso le firme elettroniche devono soddisfare requisiti legali aggiuntivi per essere applicabili.

Cosa rende legale una firma elettronica?

Affinché una firma elettronica sia giuridicamente vincolante, deve soddisfare diversi requisiti:

  • Deve essere univoco per la persona che firma il documento.
  • Deve essere generato utilizzando una tecnologia o un processo che è sotto il controllo esclusivo dell'individuo che esegue la firma elettronica.
  • La tecnologia di firma elettronica deve essere in grado di identificare la persona che effettua la firma elettronica.
  • La firma elettronica deve poter essere collegata al documento oggetto di firma elettronica in modo da garantire che il documento non possa essere modificato e non sia stato modificato dall'allegato della firma elettronica.

Quali documenti possono essere firmati elettronicamente?

Sebbene le firme elettroniche siano ampiamente accettate e applicabili nelle nazioni industrializzate per la conduzione di transazioni personali e aziendali, potresti chiederti che tipo di documenti legali puoi firmare elettronicamente. Ce ne sono parecchi, tra cui i seguenti:

  • Trascrizioni di deposizione
  • Impegni
  • Movimenti
  • Affermazioni
  • Accordi transattivi
  • Chiusura documenti
  • Divulgazioni
  • Accordi di non divulgazione (NDA)
  • Documenti di transazione immobiliare
  • Accordi di finanziamento

Tuttavia, assicurati sempre di controllare le regole del tribunale locale sull'ammissibilità dei documenti firmati elettronicamente.

Quali documenti non possono essere firmati elettronicamente?

Tuttavia, le firme elettroniche non sono applicabili per tutti i documenti legali, poiché alcuni non sono coperti dall'E-Sign Act o da altri requisiti specifici della nazione. Consultare un legale prima di fare affidamento sull'esecutività delle firme elettroniche sui seguenti documenti:

  • Testamenti e altri atti di successione
  • Documenti di diritto di famiglia
  • Ordinanze del tribunale 
  • Avvisi di preclusione
  • Avvisi di cessazione per servizio di pubblica utilità e assicurazione sanitaria o sulla vita
  • Avvisi di richiamo di salute e sicurezza

Le firme elettroniche sono valide in tutti gli stati degli Stati Uniti?

Ai sensi dell'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) e dell'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) , le firme elettroniche hanno ottenuto il riconoscimento ufficiale negli Stati Uniti come legalmente vincolanti e applicabili. Tutti gli stati degli Stati Uniti, ad eccezione dell'Illinois, hanno adottato l'UETA, così come il Distretto di Columbia e i territori statunitensi di Porto Rico e le Isole Vergini. L'Illinois ha le sue leggi sulla firma elettronica, ma per lo più rispecchiano quelle dell'UETA.

Pertanto, puoi essere certo che le firme elettroniche abbiano lo stesso status legale delle firme scritte a mano (o bagnate).

Le firme elettroniche sono valide nel Regno Unito?

Le firme elettroniche hanno lo stesso peso legale delle firme manoscritte tradizionali nel Regno Unito e in Irlanda, nonché ai sensi dell'Electronic Identification and Trust Services Regulation (eIDAS).

Le firme elettroniche sono valide in Australia?

Le firme elettroniche sono anche legalmente riconosciute in Australia ai sensi delle disposizioni dell'Electronic Transactions Act del 1999 e dei suoi regolamenti affiliati, l' Electronic Transactions Regulations 2020 . Le firme elettroniche sono applicabili sia a livello federale che statale e territoriale.

Le firme elettroniche sono valide in Canada?

Anche i governi federale e provinciale in Canada riconoscono le firme elettroniche come legalmente vincolanti, sebbene ci siano alcuni documenti (come nel caso della maggior parte delle nazioni industrializzate) in cui sono ancora necessarie firme bagnate. Questi includono testamenti e trasferimenti di terra. Per una guida più specifica, è possibile consultare la legge canadese sulla protezione delle informazioni personali e sui documenti elettronici (PIPEDA).

In che modo Nitro è conforme, legale e sicuro?

Nitro offre ai suoi clienti rigorosi controlli di sicurezza e un'infrastruttura sicura con più livelli di difesa per garantire firme elettroniche autentiche e applicabili su contratti, accordi e altri documenti. Tra i nostri protocolli per garantire la legalità delle firme elettroniche ottenute tramite Nitro SignⓇ ci sono i seguenti:

  • Verifica delle identità dei firmatari con più forme di autenticazione
  • Conferma dell'intenzione del firmatario di firmare elettronicamente
  • Collegamento di firme a firmatari e documenti
  • Mantenimento di un audit trail per tutte le attività documentali e di firma
  • Protezione dei documenti tramite sigilli antimanomissione che utilizzano una combinazione di processi di sistema sicuri e PKI
  • Single Sign-On e autenticazione a due fattori

Interessato a saperne di più su come creare, inviare e tenere traccia di documenti e ottenere firme elettroniche? Nitro offre funzionalità di firma elettronica illimitate per le organizzazioni, nonché la possibilità di tracciare e gestire documenti e firme elettroniche in tempo reale. Ti permettiamo anche di provare prima di acquistare. Esplora gratuitamente le nostre funzionalità di firma elettronica illimitate .

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