Che cos'è la trasformazione digitale?

La tecnologia ha cambiato il panorama aziendale, ma può essere difficile sapere come mantenere la sua organizzazione competitiva.

Molti leader IT si riferiscono alla transizione verso la nuova tecnologia come "trasformazione digitale." Questa guida la aiuterà a comprendere i concetti fondamentali della trasformazione digitale e a capire come costruire una strategia efficace.

Cos'è la trasformazione digitale?
Perché la trasformazione digitale è importante?
Cosa guida la trasformazione digitale?
Quali sono i componenti di un quadro di trasformazione digitale?
Come creare una strategia di trasformazione digitale
Quali sono i vantaggi della trasformazione digitale?
Esempi di trasformazione digitale
Come misurare il ROI della trasformazione digitale
Ruoli del team di trasformazione digitale
Quali sono le sfide della trasformazione digitale?
Tendenze della trasformazione digitale

La trasformazione digitale (DX o DT) è il processo di integrazione di tecnologie digitali intelligenti nelle operazioni, nelle soluzioni e nella cultura di un'azienda, per soddisfare la domanda del mercato di prodotti e servizi migliori e più accessibili. Una trasformazione digitale efficace può consentire alle aziende di attrarre e trattenere più clienti, aumentare i ricavi, diminuire i costi e abilitare una forza lavoro completamente remota o ibrida.

Per le aziende che passano ad ambienti di lavoro remoti o ibridi, la migrazione dei processi tradizionali e offline e della gestione dei documenti verso flussi di lavoro digitali diventa una necessità. Per altre aziende, passare al digitale può significare ridurre i costi di stampa e l'impronta di carbonio, firmando i documenti elettronicamente.

Qualunque siano gli obiettivi di digitalizzazione che sta cercando di raggiungere all'interno della sua organizzazione, un'iniziativa di trasformazione ben pianificata è fondamentale per il successo.

A volte la capacità di adattarsi utilizzando la tecnologia può fare la differenza tra la continuità aziendale e la chiusura delle porte, come nel caso di una pandemia globale.

In un recente sondaggio condotto da Dell Technologies su oltre 4,300 aziende globali, 80% dei leaderha indicato di aver accelerato i programmi di trasformazione digitale durante la pandemia per poter sostenere le operazioni. Alcune delle loro aree di interesse sono state l'implementazione di tecnologie che hanno permesso di lavorare da remoto, di reinventare le esperienze digitali per i clienti e i dipendenti e di rafforzare la cybersecurity.

Piuttosto che aspettare un altro evento globale per forzare la trasformazione digitale, le aziende dovrebbero continuare ad accelerare le loro iniziative. Questi sforzi non solo creeranno delle sicurezze per la continuità, ma li aiuteranno a soddisfare le richieste del loro mercato in modo più efficace.

Esistono tre tecnologie principali o motori del cambiamento digitale nelle aziende, tra cui il cloud computing, l'intelligenza artificiale (AI) e le applicazioni mobili (app).

Ecco un approfondimento su ciascuna di queste tecnologie:

- Cloud computing: Fornisce servizi come server, storage, database e software on-demand via Internet ("cloud"), offrendo alle aziende una maggiore flessibilità nell'accesso alle informazioni essenziali e ai clienti un'esperienza utente migliore e più efficiente.

- Intelligenza artificiale (AI): Utilizza macchine e computer per imitare le capacità umane di risolvere problemi e prendere decisioni.

- Applicazioni mobili (app): Programma informatico o software progettato per essere eseguito su un dispositivo mobile, come un telefono.

Sebbene queste tecnologie possano essere strumenti preziosi, è essenziale implementarle per le giuste ragioni, come la sostituzione di una tecnologia antiquata o legacy, piuttosto che per il gusto di avere l'ultima novità.

Vale anche la pena notare che i dipendenti possono essere un importante motore della trasformazione digitale. Il Rapporto sulla produttività 2022 di Nitro ha rilevato che i lavoratori di si aspettano una maggiore flessibilità su come e dove lavorare. Come evidenziato nel rapporto, il 50% dei 1,183 lavoratori intervistati desiderava strumenti migliori o maggiori per consentire il lavoro a distanza, e il 95% vedeva un margine di miglioramento nel modo in cui le loro organizzazioni gestivano i documenti. Inoltre, i dipendenti hanno commentato che gli strumenti a loro accessibili hanno influenzato la scelta dell'azienda per cui vogliono lavorare.

Scopra le ultime tendenze e tecnologie che plasmeranno il modo in cui lavoriamo l'anno prossimo e oltre, nel Rapporto sulla produttività 2022 di Nitro. Rapporto sulla produttività.

Un solido quadro di trasformazione digitale si concentra su tre componenti essenziali: persone, processi e piattaforme.

La trasformazione digitale deve iniziare con le persone - in particolare i dipendenti e i clienti. Un quadro pratico si concentra sulla responsabilizzazione della forza lavoro, sul miglioramento dell'esperienza del cliente e sul potenziamento della cultura e della leadership.

Per i dipendenti, potrebbe essere necessario affrontare qualsiasi preoccupazione sulla sicurezza del posto di lavoro, assicurandosi che il messaggio sia forte e chiaro: la tecnologia non sta sostituendo nessuno. Spieghi come i cambiamenti li aiuteranno a risolvere i problemi più velocemente e a semplificare la loro vita. Una solida pratica di gestione del cambiamento può aiutare a guidare il lato umano del cambiamento, in modo che la sua organizzazione possa raggiungere i risultati desiderati.

È anche essenziale equipaggiare tutti i reparti e le unità aziendali allo stesso modo. La competizione e il risentimento possono formarsi se i lavoratori ritengono che la direzione stia facendo dei favoritismi, quindi si assicuri che tutti abbiano la stessa impostazione di base e aspettative ampiamente condivise.

Forse non si tratta di implementare un intero processo di lavoro snello e di eliminare tutti gli sprechi, ma la trasformazione digitale significa valutare i suoi processi . Trovare i colli di bottiglia e i punti in cui le nuove tecnologie potrebbero far risparmiare denaro sarà tempo ben speso.

Inoltre, questa componente della trasformazione digitale si concentra sulla standardizzazione dei processi per promuovere una maggiore e migliore collaborazione. Per esempio, invece di avere diversi mezzi per ottenere le firme di approvazione da parte di ogni reparto (come la stampa, l'allegazione di un documento a un'e-mail o il lavoro all'interno di un documento su un server), un'azienda può implementare flussi di lavoro documentali digitali per consentire a tutte le parti necessarie di condividere e modificare rapidamente i documenti attraverso collegamenti sicuri.

Un processo che dovrebbe ricevere molta attenzione durante un'iniziativa di trasformazione digitale è la gestione del cambiamento , ossia i passi per garantire una trasformazione digitale senza problemi.

Il componente finale di un quadro di trasformazione digitale è rappresentato dalle piattaforme , ossia le tecnologie intelligenti che lei integra nelle operazioni, nelle offerte e nella cultura della sua azienda per lavorare in modo più efficace.

L'implementazione di una nuova piattaforma non sarà una situazione unica in cui si potrà dire: "Abbiamo fatto la trasformazione digitale!". Piuttosto, valuti regolarmente le piattaforme per assicurarsi di avere la tecnologia ottimale per soddisfare le esigenze del suo mercato.

Faccia un passo indietro dal tavolo da disegno e rifletta sulla visione della sua azienda. Che tipo di esperienza vuole che abbiano i suoi clienti e i suoi dipendenti? Altre domande da porre sono:

- Quali sono le esigenze e le aspettative dei miei clienti?

- In che modo la mia organizzazione è in difetto?

- Cosa possiamo imparare dai nostri concorrenti in base a ciò che stanno facendo bene o meno bene?

- Come può la mia azienda supportare meglio la nostra forza lavoro attraverso la tecnologia?

Definire gli obiettivi di trasformazione digitale in base alle ambizioni della sua azienda le garantirà di procedere nella giusta direzione.

Sappiate chi deve essere a bordo per fare progressi significativi e allineate questi leader con un obiettivo unificante. Il coinvolgimento continuo di questi leader e la collaborazione nell'esecuzione dell'iniziativa possono accelerare il lavoro.

Una recente indagine McKinsey ha rilevato che le aziende che ingaggiano un Chief Digital Officer (CDO) per supportare le loro evoluzioni hanno 1.6 volte più probabilità di riportare una trasformazione digitale di successo. I leader chiave come il CDO sono determinanti nell'instillare una mentalità di cambiamento e nel determinare come dare priorità alle azioni.

Collabori con i leader principali per costruire un team di persone che possano supervisionare l'iniziativa e garantire che la sua organizzazione raggiunga i suoi obiettivi. Alcuni esempi di persone che potrebbero essere dei buoni candidati per il suo team sono i power user delle tecnologie che ha introdotto in passato o le persone con un'attitudine positiva verso l'esplorazione di nuove idee e con un passato di ambizione.

Oltre a costruire un team, questa fase è un ottimo momento per elencare le piattaforme o le tecnologie di cui la sua azienda ha bisogno per soddisfare le richieste del mercato. Questa fase richiederà una ricerca approfondita e ponderata per assicurarsi di scegliere l'opzione o le opzioni migliori tra le tante possibilità.

Quando costruisce il suo team di trasformazione e ricerca le soluzioni, è essenziale tenere in primo piano le esigenze dei suoi clienti. Questo può aiutare tutti gli altri elementi di una strategia di trasformazione digitale ad andare al loro posto. Scoprirà che i processi e le piattaforme che migliorano in modo più completo i risultati dei clienti daranno forma al suo piano e guideranno il modo in cui lo metterà in pratica.

Quest'ultimo passo è forse il più critico, soprattutto per i dipendenti che lavorano in remoto e non possono partecipare alla formazione di persona. Inoltre, si basa molto sui principi di gestione del cambiamento per dare ai dipendenti la possibilità di contribuire all'implementazione del cambiamento.

In questa fase, il suo team di trasformazione dovrà lavorare a stretto contatto con tutte le unità aziendali per garantire che i dipendenti ricevano la formazione e il supporto necessari per utilizzare le nuove tecnologie con fiducia.

Invece di limitare la formazione sulla tecnologia a uno o due webinar su come fare, potrebbe anche creare una solida biblioteca di risorse e fornire una formazione che si concentri prevalentemente su come questa sia vantaggiosa per i dipendenti. Utilizzando un servizio di social network aziendale o un altro forum aziendale, può mantenere il dialogo con una comunicazione aperta e coerente.

I cambiamenti operativi efficaci derivanti dalla trasformazione digitale possono spesso far sì che i dipendenti guardino indietro e pensino: "Riesci a credere che prima lo facevamo manualmente?".

Un esempio di questo cambiamento è l'integrazione della tecnologia di firma elettronica sicura . L'eSigning può eliminare molte attività manuali, tra cui:

- Incontrare di persona i clienti, i fornitori o le parti interessate per firmare contratti e documenti.

- Inviare fisicamente i documenti da firmare

- Scansione e stampa di pagine e pagine di documenti

Con il software eSign, possono firmare, inviare e tenere traccia dei documenti in modo sicuro e quasi istantaneo, risparmiando ore di tempo prezioso.

Scarichi la Guida definitiva alle firme elettroniche di Nitro per saperne di più sull'eSigning.

L'innovazione può sembrare un lusso in ambienti aziendali con un alto grado di lavoro manuale e frequenti esercitazioni antincendio.

La semplificazione del lavoro attraverso un'iniziativa di trasformazione digitale offre ai dipendenti tempo prezioso per il brainstorming e la risoluzione creativa dei problemi. Una volta creato più spazio per la collaborazione e la ricerca ambiziosa, sarà in grado di trovare idee che portano a nuove opportunità di mercato, a una migliore percezione del marchio e a vantaggi competitivi.

Ai clienti potrebbe non interessare quanto sia avanzata la tua tecnologia, ma riconoscono se la loro esperienza è fluida. Quando fai il punto su quali pratiche hanno un impatto positivo sui risultati dei clienti e li rendi più felici, sarai in grado di concentrarti sull'aumento dei nuovi clienti netti, mantenere i clienti abituali e aumentare i ricavi e i profitti.

Il software legacy può essere costoso da mantenere e spesso ha aggiornamenti scarsi o inesistenti che ostacolano la produttività. Sebbene il costo del passaggio a un nuovo software possa essere elevato, l'efficienza operativa e la riduzione delle spese che otterrà ne varranno la pena nel lungo periodo.

La trasformazione digitale può aiutare a ridurre i costi anche in altre aree. Ad esempio, quando un'azienda diventa paperless, risparmia sulle risorse fisiche come affrancatura, buste, carta, inchiostro e sistemi di archiviazione. Inoltre, con una soluzione sicura di eSigning al posto della carta, un'organizzazione può aiutare a prevenire le attività fraudolente, che possono costare migliaia di dollari per essere risolte.

Sebbene la trasformazione digitale comporti una curva di apprendimento iniziale per i dipendenti attuali, può contribuire a migliorare il coinvolgimento a lungo termine. Quando il lavoro dei dipendenti diventa più semplice, efficiente e intuitivo, essi diventano più capaci e sicuri del loro lavoro. Nel Rapporto sulla produttività di Nitro 2022, circa il 70% dei lavoratori intervistati 1,183 ha trovato gli strumenti di collaborazione e produttività di di grande impatto.

Un investimento negli strumenti della sua forza lavoro sarà come un investimento diretto su di loro. Questo può aumentare la soddisfazione e, quindi, la fidelizzazione dei dipendenti.

Come può sostenere la digitalizzazione? Per saperne di più sulla piattaforma di produttività Nitro.

Osservare i casi reali di trasformazione digitale può aiutarla a valutare come potrebbe essere per la sua azienda.

- McConnell Dowellspendeva grandi quantità di denaro per le licenze di creazione, stampa e fotocopiatura di PDF. Il passaggio a una soluzione più conveniente ha fatto risparmiare quasi l'50% dei costi correlati.

- Zebra Technologies ha avuto una nuova entusiasmante stagione di crescita dopo l'acquisizione dell'attività Enterprise di Motorola Solutions. Ma con questa crescita sono arrivati anche i dolori della crescita. Zebra ha collaborato con Nitro per semplificare la transizione e scalare più velocemente con una gestione del cambiamento superiore.

- Leonardo DRS ha 40+ sedi e aveva bisogno di un'unica fonte per un software PDF che potesse unificarle. Durante la centralizzazione delle operazioni IT in tutti i siti, hanno scoperto la necessità di standardizzare gli strumenti per i gruppi di lavoratori della conoscenza. Questo cambiamento ha avuto un impatto immediato sulla produttività.

In pratica, un KPI può essere una misurazione del miglioramento dell'esperienza del cliente, acquisita attraverso brevi sondaggi di feedback a ciclo chiuso. Un altro esempio può essere la quantità di tempo risparmiata su un particolare compito grazie all'automazione, rispetto al tempo che impiegava manualmente. Altre analisi di potrebbero includere l'ottimizzazione dei processi e dell'utilizzo o l'impatto sulla sostenibilità.

Per aiutarla a identificare i KPI appropriati per la sua iniziativa, si chieda:

- Quali metriche ci aiuteranno a raccontare la storia della nostra trasformazione digitale?

- Che tipo e livello di crescita speriamo di ottenere?

- Quali sono gli obiettivi raggiungibili ma ambiziosi?

- Che tipo di rapporti utilizzeremo per tenere d'occhio i nostri KPI?

- Con quale frequenza eseguiremo i rapporti e modificheremo la nostra strategia?

Anche se trovare le soluzioni migliori e adattare i processi è essenziale, mettere le persone giuste nei ruoli giusti può aumentare significativamente i suoi sforzi.

Ecco alcuni dei ruoli che dovrà assicurarsi di avere nel suo team:

- CIO/CDO: Molti CIO hanno assunto il ruolo di Chief Digital Officer (CDO). Questa persona aiuta un'azienda a guidare la crescita, guidando la transizione dalle tecnologie analogiche a quelle digitali.

- CFO: Un CFO sarà fondamentale per l'approvazione del bilancio per i progetti e sarà in grado di consigliare sulle opportunità di spendere in modo efficiente.

- Responsabili IT/Helpdesk: Il team di distribuzione in prima linea per le nuove tecnologie.

- Ingegneri del software: Compresi gli specialisti di cloud computing e i manager di prodotti digitali, gli ingegneri del software sono responsabili delle soluzioni software, dall'ideazione ai test fino all'implementazione.

- Leader dell'implementazione: Diversi ruoli UX - designer, scrittori e architetti UX - possono aiutare a guidare l'implementazione della trasformazione digitale.

- Responsabili di progetto: I responsabili di progetto mantengono il lavoro organizzato e in movimento. Possono mettere in contatto i membri del team con le risorse e sollevare dubbi quando necessario.

- Marketers: Diffondere il verbo - sia all'interno dell'azienda che ai clienti - è il punto in cui i marketer hanno il massimo impatto.

- Assistenza clienti: La voce del cliente è sempre utile per determinare i punti dolenti di qualsiasi processo o prodotto che la trasformazione digitale può migliorare.

- Scarsa comunicazione: Che il risultato sia la duplicazione degli sforzi, l'ambiguità degli obiettivi o la confusione sull'avanzamento di un progetto, la scarsa comunicazione è la sfida che più rapidamente può far fallire la trasformazione digitale.

- Mancanza di coinvolgimento dei dipendenti: Le persone sono creature abitudinarie e la tecnologia comporta una curva di apprendimento. Le aziende con culture digitali immature potrebbero incontrare delle difficoltà nell'implementazione delle soluzioni.

- Vincoli di budget: Le tecnologie trasformative sono sempre più accessibili, ma ogni azienda ha dei limiti di budget.

La creazione di un flusso di comunicazione efficace, un'adeguata formazione sulla gestione del cambiamento e un'attenta pianificazione del budget contribuiranno a salvaguardare queste sfide.

Ci sono diverse tendenze tecnologiche legate alla trasformazione digitale che sono importanti da tenere a mente, tra cui:

- Continua la migrazione dall'hardware legacy al cloud computing

- Documenti digitali al posto della carta

- Maggiore accesso all'AI e all'apprendimento automatico

- Opzioni di lavoro a distanza

- Più sviluppo mobile

Con queste tendenze, l'attenzione è rimasta e rimarrà probabilmente sulla componente più critica del cambiamento: persone.

Per i clienti, si tratta di migliorare il loro viaggio con il suo marchio e di fornire le offerte nel modo più fluido possibile. Per i dipendenti, l'implementazione di una tecnologia che li aiuti ad accelerare e catalizzare il loro lavoro può aumentare in modo sostanziale la produttività e la fidelizzazione.

La trasformazione digitale è più che un investimento in nuove tecnologie: è una decisione di cambiare la cultura aziendale. Speriamo che questo sguardo completo sulla trasformazione digitale, dalle persone ai processi alle piattaforme, la faccia sentire pronto all'azione.

Se non sa ancora da dove cominciare, possiamo aiutarla. Il team Nitro è appassionato nel guidare l'economia digitale con flussi di lavoro migliori, aumento della produttività e miglioramento dell'esperienza dei clienti e dei dipendenti, con il supporto di un servizio di assistenza in totale autonomia per sostenere i suoi obiettivi organizzativi unici. La nostra piattaforma robusta, innovativa e conveniente PDF, eSignature e Analytics è intuitiva per i dipendenti, migliorando il modo in cui la sua organizzazione lavora ora e in futuro.

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