Se la sua azienda si affida esclusivamente alle firme a penna, cioè alle firme umide, conosce la difficoltà dei tempi di consegna lenti. Si stampa il documento, si ordinano le pagine, si scannerizza o si spedisce, si aspetta che il firmatario lo restituisca, ecc. Sempre che la sua stampante funzioni quando ne ha bisogno e che i suoi documenti non vadano persi nella posta.
La buona notizia è che c'è un modo più veloce per ottenere i documenti firmati, e cioè con le firme elettroniche .
In questa guida, vedremo come le firme elettroniche differiscono dalle firme a umido e come possono accelerare il processo di firma, aumentare la sicurezza e ridurre i costi.
Che cos'è una firma umida?
La firma a umido è un segno che una persona fa su un pezzo di carta fisico per indicare la sua partecipazione a un contratto o a un accordo. Si chiama "umido" perché in genere utilizza l'inchiostro, con il firmatario che usa una penna o un sigillo.
Sebbene le aziende utilizzino questo metodo di firma da centinaia di anni, le firme elettroniche possono avere la stessa autorità legalmente vincolante nella maggior parte dei Paesi e degli scenari.
Che cos'è una firma elettronica?
La firma elettronica, o eSignature, è un metodo computerizzato e legalmente vincolante per firmare rapidamente documenti elettronici. È sicuro e verificabile, aiutandola a velocizzare i flussi di lavoro che prima richiedevano una documentazione cartacea.
L'uso della firma elettronica offre molti vantaggi, tra cui una maggiore efficienza, una migliore esperienza utente, la conformità legale, la sicurezza e un impatto positivo sulla sostenibilità.
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Quali sono gli svantaggi della firma a umido rispetto alla firma elettronica?
Anche per coloro che rispettano le pratiche commerciali consolidate, la firma a umido sta passando in disuso a causa di molti svantaggi rispetto all'eSigning:
- Tempi lenti: Ottenere una firma a umido richiede semplicemente più tempo rispetto alla firma elettronica.
- Costi più elevati: Le spese per la carta, l'inchiostro della stampante, le forniture per la spedizione e il servizio di consegna possono accumularsi rapidamente, soprattutto se si tratta di un settore come immobiliare o sanitario che gestisce elevati volumi di documenti.
- Aumento del rischio di sicurezza: Un pacchetto di carta che si sposta da un ufficio all'altro è vulnerabile a essere perso, danneggiato o rubato. Un file digitale inviato attraverso un sistema sicuro con firma elettronica è un'opzione molto più sicura, soprattutto se si tratta di dati sensibili.
- Incapacità di scalare: Consideri tutti gli svantaggi della firma a umido e li moltiplichi per le centinaia o più di firme che la sua attività richiede mensilmente. Semplicemente non è pratico, data la tecnologia disponibile oggi.
- Registrazione ingombrante: Si possono riempire interi magazzini con scatole di documenti firmati, e quando si ha bisogno di accedere a un record, si deve scavare nell'archivio fisico per trovarlo.
- Impatto ambientale negativo: Centinaia o migliaia di documenti multipagina generati ogni anno equivalgono a molti alberi morti. Nel 21secolo, le aziende possono fare meglio, preservare le risorse naturali e portare a termine il lavoro con le firme elettroniche.
- Diminuzione della visibilità sullo stato della firma: Quando si utilizza la firma a umido, potrebbe non sapere a che punto del processo di firma si trova un documento. Al contrario, le firme elettroniche forniscono una traccia di audit , in modo da conoscere sempre lo stato di un documento.
Gli svantaggi della firma a umido sono molti, ma lo sono anche i vantaggi della sua sostituzione con la firma elettronica.
Quando posso usare una firma elettronica invece di una firma in umido?
Se teme che la firma elettronica non sia adatta a lei o alle sue esigenze aziendali, non deve preoccuparsi. Le firme elettroniche hanno lo stesso impatto legalmente vincolantedelle firme autografe, praticamente in tutti i Paesi industrializzati.
Grazie alla legge statunitenseElectronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN), le firme elettroniche sono legalmente valide negli Stati Uniti e ovunque si applichino le leggi federali. Allo stesso modo, il Uniform Electronic Transactions Act (UETA) stabilisce l'uniformità legale dei documenti elettronici e firmati a mano per eliminare le barriere al commercio digitale degli Stati Uniti.
Nell'Unione Europea (UE), il regolamento Electronic Identification, Authentication and Trust Services (eIDAS) stabilisce la legalità delle firme elettroniche. Alcuni Paesi dell'UE si spingono oltre e richiedono una firma digitale, un codice criptato che il firmatario può utilizzare per verificare l'integrità e l'autenticità di un messaggio, tra le altre differenze rispetto alle firme elettroniche.
Sebbene sia possibile utilizzare legalmente le firme elettroniche al posto delle firme autografe in molti luoghi del mondo e nella maggior parte degli scenari, ci sono alcune eccezioni.
Quando dovrei usare ancora una firma bagnata rispetto a una firma bagnata? Una firma elettronica?
Le regole che disciplinano i casi in cui è richiesta la firma in umido variano.
Nell'ambito di eIDAS, è richiesta la firma umida sui seguenti documenti:
- Documenti relativi al diritto di famiglia e all'eredità, come accordi di separazione o ultime volontà e testamenti.
- Azioni legali o documenti che richiedono l'autorizzazione notarile del tribunale.
- Documenti legali per assicurare una garanzia immobiliare per la cauzione
- Casi in cui una legge speciale proibisce l'eSigning
La legge statunitense richiede anche una firma in umido:
- Documenti autenticati
- Ipoteche o sfratti
- Atti di fiducia
- Note promissorie
In Australia, le firme elettroniche non sono valide nei casi di cittadinanza e migrazione.
La legge canadese sulla protezione delle informazioni personali e dei documenti elettronici (PIPEDA)non copre alcune transazioni di diritto di famiglia (testamenti, trust, divorzi) e immobiliari.
La pratica migliore per essere sicuri è quella di ricercare le linee guida nei Paesi specifici rilevanti per la sua transazione.
Posso usare Nitro Sign per una firma a umido?
Sebbene le aziende utilizzino tipicamente Nitro Sign per gestire le firme elettroniche e digitali, può anche contribuire ad accelerare la raccolta delle firme umide.
Nitro Sign le consente di aggiungere una firma umida a un documento digitale in diversi modi, tra cui il caricamento di una firma da una scansione o la "scrittura" di una firma utilizzando un cursore.
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Per aumentare la produttività, deve eliminare gli sprechi di tempo e di risorse. Conoscere le caratteristiche uniche, i benefici e gli svantaggi delle firme umide rispetto a quelle elettroniche e i loro vantaggi le consente di prendere le decisioni migliori su ciò che le serve per operare in modo efficiente e su come farlo.
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