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I 3 tipi di firme elettroniche: qual è quella giusta per la tua attività?

3 tipi di firma elettronica. png

Scopri come scegliere il metodo di firma elettronica giusto man mano che la tua azienda e la tua tecnologia si evolvono.

Con una serie di vantaggi aziendali come maggiore efficienza, risparmi sui costi e maggiore sicurezza e conformità, è facile capire perché le firme elettroniche, o firme elettroniche, stanno giocando un ruolo importante nel percorso di trasformazione.

Ma sapevi che esistono diversi tipi di firme elettroniche? Tre per essere precisi, ognuno con capacità e casi d'uso distinti. Essere al passo con ogni metodo può aiutarti a pianificare il futuro e assicurarti di investire nella soluzione di firma elettronica più sicura e conforme alle tue esigenze aziendali.

Ecco una semplice guida con i fatti più importanti da sapere sui diversi tipi di firme elettroniche.

Scegliere i migliori metodi di firma elettronica per la tua azienda

Il regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) dell'Unione Europea definisce la struttura giuridica per l'identificazione elettronica, le firme, i sigilli e i documenti in tutta l'UE.

Classifica le firme elettroniche in base al livello di garanzia che offrono in tre tipi:

1 . Firma Elettronica Semplice (SES)

La firma elettronica semplice è il metodo più semplice che funziona per molti requisiti di firma quotidiani. Funziona semplicemente dimostrando l'accettazione o l'approvazione da parte del firmatario. Può essere un'immagine scansionata di una firma, una firma disegnata manualmente su uno schermo desktop (e salvata digitalmente), un clic su un pulsante "Accetto", ecc. Le firme elettroniche semplici sono un modo rapido ed efficiente per le aziende di inviare un'offerta lettere o richiedere che termini e condizioni siano firmati dalle parti interessate.

Sebbene ci siano più casi d'uso specifici per ciascun metodo, assicurati di controllare le normative del tuo paese. Leggi la sezione 4 della nostra guida definitiva alle firme elettroniche per maggiori dettagli sulle leggi specifiche del paese.

2 . Firma Elettronica Avanzata (AES)

Le firme elettroniche avanzate offrono maggiore sicurezza rispetto alle firme elettroniche semplici. Forniscono un livello più elevato di verifica dell'ID firmatario e sigillo di manomissione, il che significa che il documento non può essere modificato una volta firmato. La firma deve essere collegata in modo univoco al firmatario e creata sotto il controllo esclusivo del firmatario.

Le firme elettroniche avanzate possono aiutare a promuovere un'esperienza senza interruzioni per i dipendenti. Con il lavoro da remoto e ibrido pronto per restare , le organizzazioni possono rendere più efficienti e convenienti processi come l'onboarding dei dipendenti.

3 . Firma Elettronica Qualificata (QES):

Sicurezza e autenticità sono considerazioni chiave quando si sceglie una firma elettronica. Una firma elettronica qualificata offre il massimo livello di sicurezza ed è considerata l'equivalente del metodo scritto a mano.

Associa l'identità del firmatario alla sua firma mediante un certificato personale qualificato emesso da un Qualified Trust Service Provider (QTSP). Ciò garantisce che la firma non sia valida solo nel paese dell'UE in cui è stata assegnata, ma sia riconosciuta come una firma valida e legalmente vincolante in ogni altro stato membro dell'Unione Europea.

A differenza degli altri metodi di firma, l'onere della prova spetta alla parte che contesta la/e firma/e, non all'iniziatore.

Le firme elettroniche qualificate possono aiutare a proteggere e semplificare transazioni di alto valore come contratti di acquisto e contratti di leasing.

Qual è la differenza tra i tipi di firma elettronica?

I principali fattori di differenziazione tra i metodi di firma elettronica si basano su quattro elementi chiave:

  • Autenticità
  • Identità
  • Integrità
  • Autenticazione

Per aiutarti a comprendere ciascuno di questi elementi in modo più dettagliato, analizziamolo ulteriormente:

Una panoramica delle firme elettroniche semplici, avanzate e qualificate.

Di quale metodo di firma elettronica hai bisogno?

La scelta di un metodo di firma elettronica in linea con le esigenze aziendali e i requisiti normativi globali è fondamentale. Poni queste tre domande per prepararti al successo:

1 . Di cosa hai bisogno per ottenere una soluzione di firma elettronica?

Definisci cosa vuoi ottenere usando le firme elettroniche. Questi obiettivi si evolveranno man mano che avanzi nel tuo percorso di trasformazione digitale? Anche se oggi potresti avere solo i requisiti di base, tieni presente che potresti aver bisogno di livelli più elevati di sicurezza e conformità in futuro man mano che cresci.

2 . Come utilizzerete le firme elettroniche all'interno dei flussi di lavoro esistenti?

È importante considerare i diversi casi d'uso delle firme elettroniche nella tua azienda. Stai cercando di completare le attività quotidiane o ti concentrerai su progetti complessi ad alta priorità? Analizza i flussi di lavoro esistenti e identifica dove le firme elettroniche potrebbero aggiungere valore potenziale.

3 . Quali sono i requisiti di conformità e sicurezza per le firme elettroniche?

Dai un'occhiata più da vicino alle transazioni che eseguirai eSigning e al rischio associato. Se operi in un settore altamente regolamentato, avrai bisogno del massimo livello di sicurezza. Anche le leggi e i regolamenti relativi alle firme elettroniche possono variare a seconda delle regioni e dei paesi. Per dettagli specifici su legalità e applicabilità, leggi la Sezione 3 del nostro eBook di firma elettronica .

Dopo aver determinato il metodo più adatto per la tua organizzazione, il passaggio successivo della scelta di un fornitore di firme elettroniche sarà molto più semplice. Consulta la nostra checklist di valutazione per aiutarti a prendere una decisione informata.

Scopri come le firme elettroniche possono generare risultati aziendali

Che tu stia assumendo un nuovo dipendente o firmando un contratto immobiliare , Nitro può aiutarti a navigare nel tuo percorso di firma elettronica e scegliere una soluzione adatta alla tua attività.

Contattaci per porre domande, discutere di una prova gratuita per la tua azienda o provare le funzionalità di firma elettronica di Nitro Sign in azione con una dimostrazione personale.

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