Blog Nitro

Perché le firme elettroniche stanno rapidamente diventando una necessità nell'economia dei documenti

firma elettronica.png

I vantaggi che le organizzazioni possono realizzare adottando le firme elettroniche e il futuro di questi strumenti di produttività.

Quando il mondo è stato colpito da una pandemia e le case si sono trasformate in uffici dall'oggi al domani, le organizzazioni si sono subito rese conto che il modo in cui le cose venivano fatte prima avrebbero dovuto cambiare se volevano andare avanti. Poiché la produttività è rimasta stabile e in molti casi è effettivamente aumentata durante il COVID , sappiamo che le organizzazioni sono state in grado di adattare e digitalizzare molti dei loro processi cartacei per aiutarli a mantenere la continuità aziendale.

Questa digitalizzazione è stata resa possibile in gran parte dalle firme elettroniche. Se non le stavano già utilizzando, le organizzazioni hanno iniziato rapidamente ad aggiungere firme elettroniche ai propri toolkit, in modo da poter continuare la propria attività. Abbiamo riscontrato un aumento dell'utilizzo della firma elettronica del 60 % in 2021 oltre 2020 . I vantaggi che le organizzazioni possono ottenere dall'adozione delle firme elettroniche sono evidenti: maggiore efficienza, migliori esperienze utente, conformità e sostenibilità sono solo alcuni.

Aumentare l'efficienza

Troppo spesso, i processi aziendali possono trasformarsi rapidamente in incubi dispendiosi in termini di tempo e pieni di noiose scartoffie. Invece di essere produttivo, si perde tempo a rintracciare firme e svolgere attività amministrative ripetitive. L'introduzione delle firme elettroniche può accelerare i tempi di consegna e completamento dei documenti, consentendo alle persone di firmare in pochi secondi e completare le transazioni in pochi minuti. In media, i documenti elettronici possono essere completati più velocemente del 80 % rispetto ai documenti cartacei. Ciò significa che le approvazioni possono essere ricevute, i contratti completati e le trattative concluse più facilmente e velocemente che mai e senza errori.

Migliora le esperienze degli utenti

Data l'importanza dell'esperienza (il 86 % degli acquirenti pagherà di più per una migliore esperienza del cliente), le aziende possono trarre grandi vantaggi rendendo più semplice per i clienti fare affari con loro. Le firme elettroniche consentono di firmare i documenti ovunque e ovunque. Possono rendere il business estremamente conveniente, consentendo ai clienti di registrarsi in movimento, in qualsiasi momento, utilizzando qualsiasi dispositivo abbiano a portata di mano, per fare ciò che devono fare in pochi istanti. Questo è il tipo di esperienza che può migliorare la soddisfazione, la fidelizzazione e persino le opportunità di vendita incrociata e superiore .

Mantenere la conformità alle normative pertinenti

Negli ultimi anni, la maggior parte dei paesi del mondo ha adottato leggi e regolamenti che riconoscono la legalità delle firme elettroniche e le considerano giuridicamente vincolanti. Ciò significa che possono presentarsi in qualsiasi tribunale come qualsiasi altro documento cartaceo firmato. La chiave è garantire che la soluzione di firma elettronica sia conforme a tutte le normative pertinenti, aderendo agli standard di sicurezza e autenticità che ne guidano l'utilizzo, in modo che possa essere utilizzata per snellire e semplificare qualsiasi numero di casi d'uso: vendite, finanza, risorse umane, operazioni, appalti e legali.

Impatto positivo sulla sostenibilità

Le firme elettroniche possono avere un grande impatto positivo sul nostro ambiente. Oltre agli ovvi vantaggi della sostituzione dei processi cartacei con quelli digitali – riducendo l'utilizzo di carta, toner e costi di spedizione – la possibilità di firmare documenti elettronicamente può anche ridurre al minimo (e talvolta eliminare del tutto) la necessità di viaggiare. Inoltre, può avere un valore successivo nel ridurre la necessità di archiviazione fisica e tutti i consumi che ne conseguono (cartacei e immobiliari), senza dimenticare il vantaggio aggiunto di rendere i documenti disponibili online, in qualsiasi momento, e accessibili da ovunque.

Qual è il prossimo?

Dati tutti questi vantaggi, non sorprende che la spesa per le soluzioni di firma elettronica a livello globale dovrebbe crescere a un CAGR di 26 . 6 % nel prossimo decennio, da 2021 - 2030 a $ 12 , 721 . 4 milioni. In effetti, si prevede che gli aumenti dei budget IT aumenteranno costantemente per garantire alle aziende una maggiore flessibilità e resilienza di fronte ai continui cambiamenti. Gli strumenti, come le firme elettroniche e le soluzioni PDF, faranno sicuramente parte del mix: quasi la metà dei lavoratori ha affermato che sarebbe in qualche modo o molto più produttivo con una di queste soluzioni.

Data la posta in gioco, è importante scegliere la soluzione che fornirà il massimo valore per la tua attività.

Per vedere come valutare una soluzione di firma elettronica, consulta la " Guida definitiva alle firme elettroniche ". Ti dirà tutto ciò che vuoi sapere sulle firme elettroniche e ti fornirà una lista di controllo per aiutarti ad assicurarti che la soluzione che scegli sia adatta alla tua attività.

Futuro del lavoro

Il Rapporto sulla produttività di Nitro 2022

Scopri come la pandemia ha trasformato la produttività, i flussi di lavoro e le iniziative digitali, nonché le tendenze e le tecnologie che plasmano il lavoro in 2022 e oltre.