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Considerazioni sulla sicurezza a cui pensare quando si sceglie una soluzione di firma elettronica

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Comprendi le diverse opzioni di sicurezza che devi considerare quando valuti se una soluzione di firma elettronica può soddisfare le tue esigenze normative e aziendali.

Abbiamo parlato di come la rapida adozione delle firme elettroniche non solo consenta alle organizzazioni di mantenere la propria attività in movimento nell'economia digitale odierna, ma stia anche guidando miglioramenti in termini di efficienza, esperienza, conformità e sostenibilità. Per ottenere tutti questi vantaggi, tuttavia, le organizzazioni devono assicurarsi che la soluzione di firma elettronica che scelgono possa aderire al labirinto di regole e regolamenti che guidano la loro attività.

L'ultima cosa che un'organizzazione vuole fare è aumentare la complessità. Non vogliono dover implementare una soluzione che soddisfi le esigenze del proprio team legale, un'altra per le risorse umane e un'altra ancora per l'ingegneria. Eppure, questo è ciò che molte organizzazioni, quando osservano il proprio ambiente, scoprono di aver fatto. Un recente studio di Deloitte ha scoperto che i lavoratori passano da un'app all'altra del posto di lavoro 10 volte all'ora, il che si traduce in 32 giorni all'anno di perdita di produttività sul posto di lavoro.

Ora è il momento, fai un passo indietro e valuta i tuoi strumenti per vedere se c'è un'opportunità per consolidare e semplificare il modo in cui il lavoro viene svolto nella tua organizzazione. Sospetto che ci sia: il 95 % dei lavoratori nel 2022 Rapporto sulla produttività ha indicato che c'era margine di miglioramento nel modo in cui le loro organizzazioni gestivano i documenti. Quindi, cosa devi cercare quando si tratta di firme elettroniche? In poche parole, la sicurezza.

Perché la sicurezza è così importante

Man mano che il lavoro ibrido decolla e le organizzazioni trasferiscono una parte maggiore della loro attività al cloud, hanno bisogno della sicurezza di potersi fidare della privacy e dell'integrità di tutti i loro flussi di lavoro. Devono inoltre proteggere i propri dati e le proprie operazioni da attacchi informatici sempre più sofisticati (e frequenti): le sole perdite per frode dei pagamenti online dovrebbero superare i 206 miliardi di dollari tra 2021 e 2025 .

La sicurezza integrata delle firme elettroniche

Quando si tratta di firme, l'autenticità e la sicurezza sono priorità. Ogni tipo di firma elettronica è già più sicuro di una firma manuale su carta. Tecnicamente, è un codice matematico che garantisce che il documento non possa essere modificato dopo la firma. Ciò vale anche per gli elementi relativi all'identità della persona, in quanto cattura l'intenzione di una persona di accettare il contenuto del documento elettronico, del contratto o del set di dati.

Grazie alla crittografia del documento, hai la garanzia che il documento sia rimasto invariato dopo la firma, sia che si tratti di una singola pagina o di un sacco di documenti. Inoltre, puoi impostare un'amministrazione dei consensi, che ottiene il permesso esplicito per il documento (in conformità con GDPR e altre linee guida). Ciò consente alle firme elettroniche di essere legalmente riconosciute ed esecutive in quasi ogni parte del mondo.

La flessibilità delle firme elettroniche

A seconda del tipo di sicurezza di cui hai bisogno, che in genere si basa sul valore della transazione e/o sulle linee guida normative in gioco, puoi modificare il livello di sicurezza che applichi. Naturalmente, questo presuppone che la soluzione che stai utilizzando offra l'ampiezza delle capacità e la flessibilità per farlo. Ad esempio, puoi determinare fino a che punto vuoi andare per confermare l'identità del firmatario e come vuoi trasferire il documento (ad esempio, se crittografare o meno e la forza della crittografia utilizzata). Applicando il giusto livello, puoi trovare il giusto equilibrio tra comodità e sicurezza.

Diversi metodi di firma da considerare

Diversi metodi di firma offrono diversi livelli di sicurezza. I servizi di identificazione elettronica, autenticazione e fiducia dell'Unione europea (eIDAS) suddividono i metodi in tre, il che offre un modo utile per pensare in generale alla sicurezza delle diverse opzioni. Ci sono:

  • Firme semplici : dimostrano l'accettazione/approvazione generale del documento da parte del firmatario. Possono essere un'immagine scansionata di una firma, una firma disegnata manualmente su uno schermo desktop (e salvata digitalmente), un clic su un pulsante "Accetto", ecc.
  • Firme avanzate : forniscono un livello più elevato di verifica dell'ID firmatario, sicurezza e sigillo antimanomissione. La firma deve essere collegata in modo univoco al firmatario e creata sotto il controllo esclusivo del firmatario (l'autenticazione a più fattori è facoltativa).
  • Firme qualificate: sono firme non ripudiate. Sono supportati da un certificato emesso e certificato da un fornitore di servizi fidato che il 100 % identifica il firmatario. È necessaria una verifica faccia a faccia iniziale o un processo equivalente, così come l'autenticazione a più fattori.

L'importanza dell'identità: assicurati di poter verificare i firmatari

Prima di poter ottenere una firma, l'utente deve essere verificato. A seconda del metodo di firma (descritto sopra), il modo in cui un'azienda autentica qualcuno può variare notevolmente. Ovviamente, alcuni sono più sicuri (e più coinvolti) di altri: il livello di autenticazione può contribuire all'esecutività dei documenti firmati. Cerca soluzioni in grado di soddisfare le diverse esigenze della tua organizzazione. Ad esempio, potresti voler / aver bisogno di usare:

  • Biometria
  • Smartcard/Token
  • Combinazioni di login e password (incluso Single Sign-On)
  • Password monouso (via SMS ed e-mail)
  • Identità mobili
  • Autenticazione bancaria
  • Servizi governativi

Sebbene l'autenticazione non significhi necessariamente un'esperienza utente più ingombrante, è ancora più complessa e richiede all'utente di più di un semplice scarabocchio con il dito su uno smartphone o un desktop. Ecco perché è importante comprendere i diversi casi d'uso e quindi applicare il giusto livello di sicurezza per soddisfare le esigenze aziendali e di conformità.

Per ulteriori informazioni

Per saperne di più sulle diverse normative, metodi di firma e opzioni di sicurezza delle firme elettroniche, consulta " La guida definitiva alle firme elettroniche ". Ti aiuterà a valutare diverse soluzioni di firma elettronica, così puoi scegliere un'unica piattaforma per tutte le tue esigenze e iniziare a massimizzare la sicurezza e il valore dei tuoi flussi di lavoro digitalizzati.

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